Pracodawca może udostępnić dane tego, kto odszedł z firmy

Naczelny Sąd Administracyjny (NSA) wydał bardzo ważne orzeczenie dotyczące firmowych maili w kontekście potencjalnego naruszenia RODO. Wynika z niego, iż pracodawca, który w mailu do współpracowników udostępnia dane kogoś, kto zrezygnował z pracy, nie łamie przepisów.

Przełożony reaguje…

Spór zaczął się w październiku 2020 r. od zarzutu udostępnienia danych osobowych na rzecz nieuprawnionych. A poskarżył się na to do prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) były pracownik jednej ze spółek.

Wskazał, iż w lutym 2019 r. jego ówczesny przełożony wysłał do jego kolegów z pracy oraz jednej osoby postronnej maila z jego danymi. Wiadomość zawierała jego imię, nazwisko oraz informację o rezygnacji z pracy. Mężczyzna uważał, iż postępowanie przełożonego miało postawić go w negatywnym świetle. I w ten sposób doszło do naruszenia art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.

Urzędnicy przyjrzeli się sprawie i ustalili, iż skarżący w lutym 2019 r. był pracownikiem spółki, a ta przetwarzała jego dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 221 kodeksu pracy. Firma potwierdziła także, iż bezpośredni przełożony skarżącego wysłał do załogi spornego maila. Niemniej tłumaczyła, iż poinformował w nim jedynie podlegających mu pracowników o konieczności reorganizacji. Przełożony napisał, iż w związku z rezygnacją z pracy skarżącego na rzecz własnego pomysłu na życie, prosi o uwzględnienie tego faktu w grafiku na kolejny miesiąc.

Potwierdziło się także, iż na liście mailingowej znalazł się klient spółki. Ta jednak zastrzegła, iż gdy się o tym dowiedziała, od razu zareagowała na ten błąd. Adresat potwierdził usunięcie maila.

Prezes UODO za udostępnienie danych osobowych osobie trzeciej – klientowi – udzielił spółce upomnienia. Za to złamania przepisów nie dopatrzył się w już w samym udostępnieniu danych w mailu do pracowników. W ocenie UODO to miało oparcie w art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który daje podstawę do przetwarzania danych, o ile jest to niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych m.in. przez administratora.

Mężczyzna nie był usatysfakcjonowany takim obrotem sprawy. Zaskarżył rozstrzygnięcie prezesa UODO. przez cały czas domagał się ukarania byłego pracodawcy, ale przegrał. Najpierw racji nie przyznał mu Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie. Zgodził się bowiem, iż spółka miała prawnie uzasadniony interes w powiadomieniu współpracowników skarżącego o jego odejściu z pracy. Z wyjaśnień spółki i z treści maila wynika, iż informacja była podyktowana potrzebą przeorganizowania pracy w dziale sprzedaży, uwzględniającego jego odejście. Tymczasem, jak zauważył sąd, do podstawowych i zarazem oczywistych praw pracodawcy należy organizowanie i kierowanie pracą pracowników.

…i prawa nie łamie

WSA nie kwestionował, iż treść maila dotyczy danych osobowych, łącznie ze wzmianką „nie podjął wyzwania”. Niemniej ta ostatnia jest stwierdzeniem faktu. o ile zaś skarżący dopatruje się w tym opinii naruszającej jego dobra osobiste, to może wystąpić, ale sądu powszechnego. Zdaniem WSA sama kara dla spółki nie była zaś nieadekwatna.

Ostatecznie do podobnych wniosków doszedł NSA. Również nie miał wątpliwości, iż w sprawie doszło do naruszenia RODO, ale jak tłumaczył sędzia NSA Sławomir Wojciechowski wyłącznie w zakresie przesłania danych osobowych do osoby nieuprawnionej, tj. klienta spółki. Na które zresztą spółka bardzo gwałtownie zareagowała.

Jeśli zaś chodzi o zarzut dotyczący przesłania maila do pracowników, to zdaniem NSA pracodawca nie dopuścił się naruszenia RODO. Komunikowanie się w branży takiej jak działa spółka mailami czy telefonami nie jest niczym nadzwyczajnym. A skoro taki model był przyjęty, to zarządzający danymi osobowymi był uprawniony do przekazania spornej informacji. Kwestia zaś ewentualnego naruszenia dóbr osobistych należy do kompetencji sądów powszechnych. Wyrok jest prawomocny.

Sygnatura akt: III OSK 1018/22