Problematyczne zmiany w Kodeksie spółek handlowych

Znowelizowane przepisy Kodeksu spółek handlowych (KSH) dotyczące dodatkowych uprawnień kontrolnych organów nadzorczych zaczynają generować problemy. Odczuwają je zarówno zarządy spółek, jak i osoby fizyczne współpracujące z podmiotami, w których ustanowiono rady nadzorcze.

Cezary Miąskiewicz, partner w kancelarii Lawsome

W październiku 2022 r. weszła w życie ustawa z dn. 9 lutego 2022 r. o zmianie ustawy Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2022 poz. 807) − tzw. prawo holdingowe. W ramach nowelizacji rady nadzorcze wyposażono w nowe narzędzia kontroli nad działalnością spółek. Choć przepisy obowiązują już od kilku miesięcy, to z rynku zaczynają płynąć niepokojące sygnały. Dotyczą one wątpliwości, jakie pojawiły się w związku z ich stosowaniem w praktyce.

Zmiany w Kodeksie spółek handlowych budzą wątpliwości

− Zmiany wprowadzone w KSH, jak przedstawiano w uzasadnieniu do projektu ustawy, wynikały z braku skutecznych mechanizmów umożliwiających radzie nadzorczej pozyskiwanie informacji oraz dokumentów od podmiotów zobowiązanych do ich przedstawienia. Wydaje się jednak, iż w toku nowelizacji ustalono bardzo szeroki krąg osób, co w połączeniu z rozszerzeniem dopuszczalnego zakresu żądania oraz odpowiedzialnością karną związaną z brakiem przekazania informacji we właściwym terminie naraża pracowników oraz współpracowników spółek na ryzyka, których większość z nich prawdopodobnie nie jest świadoma – mówi Cezary Miąskiewicz, partner odpowiadający za praktykę transakcyjną w kancelarii Lawsome.

Dodaje, iż pracownicy oraz kontraktorzy współpracujący na podstawie umów B2B ze spółkami, w których funkcjonują rady nadzorcze, często nie wiedzą, iż za brak dostarczenia w terminie wyjaśnień lub dokumentów wymaganych przez ten organ może grozić dotkliwa grzywna albo ograniczenie wolności. − Pojawia się też wiele zagrożeń związanych z ochroną tajemnicy czy danych osobowych, z którymi osoby zatrudnione lub świadczące usługi na rzecz spółek zmierzą się w najbliższym czasie – wylicza Cezary Miąskiewicz.

Kto może mieć problem z nowelizacją KSH?

Zgodnie ze znowelizowanym art. 219 par. 4 KSH „rada nadzorcza może (…) żądać od zarządu, prokurentów i osób zatrudnionych w spółce na podstawie umowy o pracę lub wykonujących na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze, sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, w szczególności jej działalności lub majątku”. Obowiązek ten powinien być zrealizowany niezwłocznie, nie później niż w terminie 2 tygodni, chyba iż ustalono dłuższy termin. Zbliżone przepisy obowiązują również w spółkach akcyjnych (art. 382 par. 4 KSH).

− Każdy pracownik, ale również osoba zatrudniona w spółce na podstawie tzw. umowy B2B, ma obowiązek przekazać radzie nadzorczej wnioskowane informacje lub dokumenty. O ile w spółkach akcyjnych czy też większych podmiotach o rozbudowanym compliance w zakresie raportowania nowe przepisy nie powinny stanowić problemu, o tyle dla osób współpracujących z mniejszymi spółkami sytuacja nie jest już tak komfortowa – mówi Damian Bednarczyk, associate z działu transakcyjnego Lawsome.

− Np. w start-upach, które zwykle przyjmują formę sp. z o.o., standardowym rozwiązaniem jest utworzenie rady nadzorczej, której członkowie są powoływani przez inwestorów na podstawie uprawnień osobistych. Takie powołanie, co do zasady, jest skuteczne z chwilą złożenia odpowiedniego oświadczenia. Wpis do KRS następuje z opóźnieniem i ma w zdecydowanej większości przypadków charakter deklaratoryjny, tj. jedynie potwierdzający. Pracownik lub kontrahent spółki nie do końca jest pewien, czy osoba, która żąda od niego informacji, jest faktycznie członkiem rady nadzorczej uprawnionym do zgłoszenia takiego żądania i najczęściej nie ma narzędzi, by to zweryfikować samodzielnie. Nie zna bowiem postanowień umowy spółki i może nie mieć wiedzy o inwestorach. Stwarza to pole do manipulacji i generuje ryzyka związane z ujawnieniem informacji poufnych lub tajemnic przedsiębiorstwa, szczególnie gdy w spółkach pojawiają się konflikty pomiędzy wspólnikami lub organami – tłumaczy.

Piętrzące się problemy

Według specjalistów oprócz problemów związanych z weryfikacją osób kierujących żądanie na gruncie znowelizowanych przepisów rodzi się też wiele wątpliwości dotyczących tego, jak osoby obowiązane do udzielenia informacji radzie nadzorczej mają się zachować, gdy uznają, iż nie są uprawnione do udzielenia odpowiedzi lub nie rozumieją treści żądania.

− Nie wiemy dziś, jak osoba, która ma udzielić informacji, powinna się zachować, w obliczu rygoru tajemnicy zawodowej, informacji poufnej i przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Często też nie jest jasne, z kim taka osoba może się komunikować w ramach organizacji, w zakresie żądania rady nadzorczej. Wątpliwości mogą też wynikać z treści żądania, gdyż rada nadzorcza może zwrócić się o sporządzenie dodatkowych opracowań. Powstaje pytanie, jak traktować takie polecenie i czy spółka wynagrodzi współpracownika, który poza umówionym zleceniem zrealizował dodatkowe opracowania na żądanie rady, poświęcając swój czas. adekwatnym wydaje się, by w oczekiwaniu na wykładnię lub doprecyzowanie przepisów firmy uzupełniły swoje regulaminy, polityki compliance i stosowane wzory umów – podsumowuje Cezary Miąskiewicz.

Kary za niepodporządkowanie się radzie nadzorczej

Sankcje za niewykonanie żądania rady nadzorczej reguluje art. 5871 par. 1 KSH. Zakłada on, iż za nieprzekazanie informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień w terminie, przekazanie ich niezgodnie ze stanem faktycznym lub zatajenie grozi odpowiedzialność karna, w tym grzywna w wysokości od 20 tys. do 50 tys. zł. Osoba, która nie spełniła żądania rady nadzorczej, w zakresie precyzowanym przez ustawę może także podlegać karze ograniczenia wolności – potencjalne konsekwencje są więc bardzo dotkliwe.

W Polsce w tej chwili jest prawie 8,4 tys. aktywnych spółek akcyjnych, zobligowanych są do posiadania rady nadzorczej, oraz ponad 448 tys. spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, z których część ustanowiła ten organ, przez co problem może dotykać znaczną część rynku.

Źródło: materiały prasowe