Problemy techniczne w CEIDG a zmiana formy opodatkowania

Do kiedy można zmienić formę opodatkowania?

Zmiana formy opodatkowania na dany rok jest możliwa do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskano pierwszy przychód. Wyjątkiem jest grudzień — jeżeli pierwsze zarobki z firmy uzyskamy w grudniu, wtedy czas na zmianę formy opodatkowania mamy tylko do 31 grudnia danego roku, a nie w kolejnym miesiącu (20 stycznia).

Termin 20. dnia następnego miesiąca po uzyskaniu pierwszego przychodu w danym roku jest nieprzekraczalny. Oznacza to, iż zgłoszenie zmiany formy opodatkowania po tym terminie będzie nieskuteczne. Nie będą brane pod uwagę wszelkie czynne żale, a wnioski złożone po terminie będą odrzucane.

Przeczytaj wszystko, co musisz wiedzieć o zmianie formy opodatkowania!

Jak zmienić formę opodatkowania?

Zmiany formy opodatkowania można dokonać online za pośrednictwem CEIDG, zmieniając dane we wpisie lub wysyłając oświadczenie do urzędu skarbowego (osobiście, listownie lub elektronicznie).

Przy wypełnianiu wniosku CEIDG należy dokładnie wypełnić formularz, nie pomijając istotnych pól, a zwłaszcza tych odnoszących się do formy opodatkowania.

Ponadto, wypełniając wniosek CEIDG należy rozróżnić pola “data złożenia wniosku” oraz “data powstania zmiany”.

W polu “data złożenia wniosku” wpisujemy rzeczywistą datę, kiedy składamy wniosek CEIDG, natomiast w polu “data powstania zmiany” (opcja, która pojawia się przy zaznaczeniu pola “wniosek o zmianę wpisu w CEIDG”) podajemy datę, od której zaistniała zgłaszana zmiana. Przykładowo: przedsiębiorca, który w dniu 13 lutego zgłasza zmianę formy opodatkowania na ryczałt na 2024 rok, jako datę złożenia wniosku powinien podać 13.02.2024, natomiast jako datę powstania zmiany: 1.01.2024 (ponieważ już do styczniowych dochodów zastosowania ma wybrana forma opodatkowania).

Zobacz, jak wypełnić wniosek do CEIDG: Wniosek do CEIDG – kompendium wiedzy na temat rejestracji działalności

Wezwania z urzędu skarbowego — niewłaściwe rozliczenia roczne przedsiębiorców

Przy składaniu wniosku o zmianę formę opodatkowania należy zadbać o to, aby był on poprawnie wypełniony oraz upewnić się, iż na pewno został on wysłany, czyli iż zmiana została odnotowana (zapisana) w systemie CEIDG.

O tym, jak to jest ważne, przekonali się niektórzy przedsiębiorcy, którzy byli pewni, iż zgłosili zmianę formy opodatkowania na ryczałt w 2022 roku. Jednak pod koniec roku 2023, zaczęli masowo otrzymywać wezwania z urzędów skarbowych o rozliczenie swojego podatku za 2022 r. wg skali podatkowej bądź podatku liniowego. Wiązało to się za zapłatą wyższego podatku, a także inną kwotą składki zdrowotnej. Co było tego przyczyną?

Problem w funkcjonowaniu CEIDG a zmiana formy opodatkowania

Urzędy skarbowe powoływały się na to, iż w systemie CEIDG nie widać było zmian formy opodatkowania na ryczałt na 2022 rok, a więc przedsiębiorcy pozostawali formalnie na poprzedniej formie opodatkowania.

Natomiast według przedsiębiorców zawinił system informatyczny CEIDG. Twierdzili oni, iż dopiero gdy otrzymali wezwanie z urzędu skarbowego do złożenia korekty rocznego zeznania podatkowego, dowiedzieli się, iż wniosek o zmianę formy opodatkowania nie został poprawnie zarejestrowany w CEIDG.

Choć przedsiębiorcy posiadali wydruk z panelu CEIDG, w systemie widoczny był ślad po logowaniu się w dniu dokonania zmiany, to część urzędów skarbowych nie przyjmowała ani wyjaśnień, ani wydruków z CEIDG z dokonaną zmianą, ale wzywały do korekty i dopłaty podatku za 2022 rok.

Powyższy problem został dostrzeżony, wskutek czego w grudniu 2023 roku, zostało skierowane odpowiednie zapytanie do ministra finansów — interpelacja w sprawie problemu w funkcjonowaniu systemu CEIDG, który może pogrążyć małe firmy. Jakiej odpowiedzi udzielił Minister Finansów?

Zalecenie Ministra Finansów — rozstrzygać na korzyść przedsiębiorców

Minister Finansów (MF), którego reprezentował Sekretarz Stanu Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w odpowiedzi udzielonej 29.12.2023 roku, zapewnił, iż oficjalnie zaleci dyrektorom izb administracji skarbowej, aby rozstrzygał podobne sprawy na korzyść podatników. Warunkiem ma być jednak uprawdopodobnienie, iż przedsiębiorca złożył niezbędne oświadczenia, które nie dotarły do urzędu z winy systemów informatycznych.

W przytoczonym powyżej dokumencie czytamy, że:

• “gdy brak adekwatnego odnotowania skutków dokonanego przez podatnika zgłoszenia wynika z okoliczności istniejących po stronie administracji publicznej (np. ewentualne błędne działania systemu informatycznego lub organu podatkowego), zgłoszenie jest traktowane jako dokonane. Podczas weryfikacji tych okoliczności w pełni stosowana jest wspomniana powyżej zasada rozstrzygania wątpliwości na korzyść podatnika”
• “Informacja o wyborze formy opodatkowania złożona za pośrednictwem CEIDG jest przekazywana następnie przez system Ministerstwa Rozwoju i Technologii (dalej: MRiT) do adekwatnego naczelnika urzędu skarbowego. Podkreślić należy, iż portale Biznes.gov.pl oraz CEIDG.gov.pl jak i sam system teleinformatyczny CEIDG nadzorowane są przez MRiT.”
• Z uwagi na powyższe okoliczności Ministerstwo Finansów pozostawało w kontakcie z MRiT, które poinformowało o przeanalizowaniu szczegółowo wielu przypadków i problemów w zakresie zgłoszenia zmiany formy opodatkowania przez CEIDG, zgłoszonych zarówno przez naczelników urzędów skarbowych oraz samych przedsiębiorców”
• “Z informacji przekazanej przez MRiT wynika, iż nie wystąpiły błędy systemu, które obciążałyby przedsiębiorców. MRiT wskazało, iż pomimo sprawnie działającego systemu CEIDG, oświadczenia o formie opłacania podatku dochodowego — albo nie zostały złożone (brak zaznaczenia pozycji 15 w przeanalizowanych wnioskach) albo brakowało wysłania wniosku przez przedsiębiorcę lub pełnomocnika przedsiębiorcy. Wnioski CEIDG były generowane prawidłowo, często zawierały podpis, ale brakowało ich ostatecznego wysłania do urzędu. Powyżej wskazane powody skutkowały brakiem wpływu dokumentów do naczelników urzędów skarbowych.”
• “Ponadto, według MRiT w momentach największego obciążenia, a takie mają miejsce np. na przełomie każdego roku lub pod koniec miesiąca, mogą się zdarzyć sytuacje, iż systemy działają wolniej — z uwagi na liczbę użytkowników korzystających z usług. Spowolnienia te jednak nie uniemożliwiały złożenia wniosku, czy też wysyłki potwierdzenia złożenia wniosku”

Swoją odpowiedź, MF kończy rozstrzygnięciem – “Jednocześnie informuję, iż zdecydowałem o skierowaniu do Dyrektorów Izb Administracji Skarbowych w najbliższym czasie pisma, w którym wskażę, aby w przypadku uprawdopodobnienia przez podatnika, iż dokonał złożenia oświadczenia o wyborze formy opodatkowania – organy podatkowe rozstrzygały takie sprawy na korzyść podatnika w myśl art. 2a Ordynacji podatkowej.”

Jak widzimy, odpowiedź Ministra Finansów w powyższym zakresie jest przyjazna dla przedsiębiorców. Oby przyjazne były również urzędy skarbowe.

Aby uchronić się od nieprzyjemności, stresu, czy niepotrzebnych wezwań ze strony fiskusa, przy wysyłaniu wniosku CEIDG o zmianę formy opodatkowania, sprawdźmy przede wszystkim:

• czy na pewno wypełniliśmy wszystkie wymagane pola,
• czy zaznaczyliśmy odpowiednią opcję przy wyborze formy opodatkowania
• czy wniosek został wysłany (nie tylko zapisany, ale wysłany do urzędu), sprawdzenie w historii wniosków, czy wszystko zostało skutecznie wysłane,
• czy zmiana została utrwalona/przetworzona w systemie CEIDG

Zweryfikować ostatni punkt, można sprawdzić np. logując się na swoje konto w biznes.gov.pl, a następnie skorzystać ze ścieżki: Konto przedsiębiorcy/moja firma → wysłane wnioski. o ile przy danym wniosku będzie status “złożony poprawnie”, powinno to oznaczać, iż wniosek o zmianę formy opodatkowania został prawidłowo złożony.

Dorota Łesak,
Księgowa i autorka tekstów.

Jako księgowa w ifirma.pl każdego dnia zapewnia fachowe wsparcie swoim klientom – małym firmom usługowym i handlowym. Pomiędzy codziennymi obowiązkami dzieli się na blogu ifirma.pl swoim ośmioletnim doświadczeniem i wiedzą dotyczącą tematów księgowo-podatkowych.