Przechowywanie danych z kontroli trzeźwości – praktyczne wątpliwości

Od kilku miesięcy kontrola trzeźwości pracowników może być przeprowadzana bezpośrednio przez pracodawcę. Przepisy precyzują obowiązki kontrolujących, w tym okres przechowywania danych z kontroli, wynoszący rok. Czy jednak usunięcie ich już po roku jest bezpieczne dla pracodawcy, biorąc pod uwagę ewentualne roszczenia pracowników? Analizujemy najważniejsze dla pracodawców aspekty.

W czym tkwi problem?

Kodeks pracy wyraźnie wskazuje, iż pracodawca przetwarza dane z kontroli trzeźwości przez rok. W razie wszczęcia w tym czasie postępowania, uprawnienie do przetwarzania tych danych przedłuża się do czasu zakończenia postępowania. Nie przewidziano w tym przypadku żadnych innych zasad.

Wątpliwości w tym obszarze budzi to, iż roszczenia pracownicze w większości przypadków przedawniają się po upływie 3 lat. Nowelizacja regulująca zasady kontroli trzeźwości nie skróciła w żaden sposób okresu przedawnienia roszczeń pracowników związanych z wynikiem kontroli. W przypadku pozytywnego wyniku kontroli (wykazanie obecności alkoholu lub innych niedozwolonych środków), o ile pracodawca nie dopuści pracownika do pracy i nie wypłaci za ten czas wynagrodzenia –pracownik może po upływie roku dochodzić zapłaty tego wynagrodzenia w sądzie. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracodawca nie powinien wtedy posiadać już wyników badania trzeźwości tej osoby, a w konsekwencji – nie dysponuje dowodem potwierdzającym prawidłowość swojego działania. Wydaje się, iż to ewidentna luka w przepisach, a ustawodawca nie zabezpieczył pracodawców przed taką sytuacją. W konsekwencji pracodawcy muszą samodzielnie szukać rozwiązań, które ograniczą ryzyko braku dowodów w przypadku pozwu sądowego wniesionego po upływie roku od kontroli.

Jakie kroki może podjąć pracodawca?

Aby zwiększyć swoje możliwości dowodowe w sporze z pracownikiem, pracodawca może rozważyć stworzenie notatki o odpowiedniej treści lub przetwarzać dane osobowe po upływie roku na dodatkowej podstawie prawnej (np. niezbędność do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń). Takie działanie wydaje się zasadne w kontekście braku przepisów zabezpieczających pracodawcę, nie jest jednak pozbawione ryzyka. Z trudnych do zrozumienia przyczyn, stanowisko PUODO w zakresie przetwarzania danych na tej podstawie bez realnego sporu zostało zaostrzone. W naszej ocenie nie wyklucza to jednak całkowicie takiej możliwości działania.

Formalne zabezpieczenie

Warto pamiętać, iż każde działanie wykraczające poza literalne brzmienie przepisów może budzić wątpliwości organów. Decyzję dotyczącą ewentualnego dłuższego przechowywania danych należy więc dobrze zaplanować. Okres przetwarzania danych powinien być wskazany w klauzuli informacyjnej dla pracownika – warto pamiętać, iż wydłużenie tego terminu może spowodować konieczność aktualizacji klauzuli. Cały proces, ze szczególnym uwzględnieniem okoliczności dotyczącej okresu przetwarzania powinien być opisany w ramach analizy ryzyka.

Kontrola trzeźwości – o czym jeszcze należy pamiętać z perspektywy RODO?

Poza klauzulą informacyjną oraz analizą ryzyka dla procesu kontroli trzeźwości należy także pamiętać o dodatkowych, niezbędnych do spełnienia formalnościach.

Jeżeli badanie prowadzone jest przez podmiot zewnętrzny (np. firmę ochroniarską) niezbędne jest zawarcie z tym podmiotem umowy powierzenia danych. Ze względu na ich wrażliwość oraz wysokie ryzyko naruszenia praw osób, których dane dotyczą, niezbędne jest przeprowadzenie tzw. testu procesora weryfikującego, sprawdzającego, czy podmiot przetwarzający gwarantuje odpowiednie środki, dzięki którym dane będą przetwarzane w sposób bezpieczny.

Kontrola trzeźwości jest nowym lub zmienionym procesem przetwarzania danych – konieczne jest także zaktualizowanie wewnętrznej dokumentacji, w szczególności rejestru czynności przetwarzania. Zalecanym (choć niewymaganym wprost przez przepisy) jest także udzielenie odpowiednich upoważnień dla osób kontrolujących.

Dane z kontroli trzeźwości – podsumowanie

W praktyce przechowywanie danych przez okres wskazany wprost w przepisach o kontroli trzeźwości może być niewystarczające. Istnieją jednak możliwości, pozwalające zwiększyć możliwości dowodowe pracodawcy w razie sporu. Ważne jest zarówno odpowiednie przeprowadzanie procesu kontroli, z zachowaniem zasad poszanowania godności i prywatności pracownika, jak i przygotowanie się od strony formalnej.