Działalność nierejestrowana, choć nie wymaga rejestracji firmy, przez cały czas zobowiązuje do corocznego rozliczenia z urzędem skarbowym. Jak poprawnie rozliczyć przychody z tytułu działalności nierejestrowanej? PIT-36 to formularz, w którym należy ująć dochody uzyskane w tej formie zarobkowania. W tym poradniku wyjaśniamy, jak przygotować się do rozliczenia PIT z działalności nierejestrowanej i uniknąć błędów, aby wszystkie formalności były dopięte na ostatni guzik.
Autor: Stock 4you, Źródło: shutterstock.comOd kilku lat osoby prowadzące drobną działalność zarobkową mogą korzystać z uproszczonej formy, jaką jest działalność nierejestrowana. To rozwiązanie pozwala uniknąć skomplikowanych procedur i formalności związanych z rejestracją firmy, co czyni je idealnym wyborem dla tych, którzy dopiero zaczynają zarabiać na własnych usługach czy wyrobach. Jednak choć działalność nierejestrowana nie wymaga wpisu do rejestru działalności gospodarczej, wiąże się z pewnymi obowiązkami podatkowymi. Na koniec roku musisz ująć uzyskane dochody w rocznym zeznaniu PIT i wyliczyć należny podatek.
W tym artykule krok po kroku wyjaśniamy, czym dokładnie jest działalność nierejestrowana, jakie obowiązki ewidencyjne i dokumentacyjne się z nią wiążą oraz jak poprawnie rozliczyć dochód z takiej działalności w formularzu PIT-36. Dowiesz się również, jak odpowiednio prowadzić ewidencję sprzedaży, kiedy wystawiać rachunki i faktury oraz jak przygotować się do rocznego rozliczenia, by wszystko było zgodne z przepisami.
Słowem wstępu, czyli czym jest działalność nierejestrowana?
Działalność nierejestrowana, zwana również nierejestrową lub nieewidencjonowaną, to forma drobnej działalności zarobkowej, która daje wiele swobody osobom fizycznym chcącym dorobić bez konieczności formalnego zakładania firmy. Najważniejszą cechą tej formy działalności jest to, iż nie musisz rejestrować jej w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Dzięki temu można uniknąć wielu formalności, które normalnie towarzyszą prowadzeniu działalności gospodarczej.
KTO MOŻE PROWADZIĆ DZIAŁALNOŚĆ NIEREJESTROWANĄ?
Działalność nieewidencjonowaną w Polsce mogą prowadzić przede wszystkim osoby, które nie prowadziły działalności gospodarczej przez ostatnich 60 miesięcy. Istnieje też limit przychodów, który trzeba przestrzegać. Mianowicie miesięczny przychód z działalności nierejestrowanej nie może przekroczyć 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2024 roku ten próg wynosił 3181,50 zł miesięcznie na początku roku, a od lipca wzrósł do 3225 zł. o ile przychód przekroczy tę wartość, trzeba w ciągu 7 dni zarejestrować działalność gospodarczą.
Warto również pamiętać, iż działalność nierejestrowana nie jest dla wszystkich rodzaju usług czy towarów. Nie można jej prowadzić w przypadku branż wymagających specjalnych zezwoleń, koncesji lub wpisu do rejestru działalności regulowanej. jeżeli więc myślisz np. o pośrednictwie ubezpieczeniowym, będziesz musiał założyć pełnoprawną działalność gospodarczą. To ograniczenie wynika z przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców, które jasno określają, iż działalność o określonych wymaganiach nie może być prowadzona w sposób nierejestrowany.
Co jest przychodem w działalności nieewidencjonowanej?
W przypadku działalności nierejestrowanej przychodem, który będziesz musiał wykazać w rocznym rozliczeniu PIT, są wszystkie pieniądze i wartości pieniężne, które rzeczywiście trafiły do twojej kieszeni lub były do twojej dyspozycji w danym roku kalendarzowym. Co to oznacza w praktyce? Przychodem są kwoty, które klienci zapłacili ci za sprzedane towary lub usługi, a także wartość świadczeń w naturze, które mogłeś otrzymać nieodpłatnie.
Dla uproszczenia można powiedzieć, iż przychód w działalności nierejestrowanej obejmuje jedynie te środki, które faktycznie dostałeś lub mogłeś swobodnie wykorzystać. Co ważne, do przychodu nie wlicza się kwot za towary zwrócone ani rabatów, które przyznałeś swoim klientom, takich jak: bonifikaty czy skonta, czyli obniżki za wcześniejsze uregulowanie płatności. Dzięki temu podatek płacisz jedynie od faktycznie uzyskanych przysporzeń finansowych, a nie od każdej wystawionej faktury.
Warto zwrócić uwagę na tę różnicę, bo choć może się wydawać subtelna, to ma duże znaczenie, gdy przychodzi do obliczenia wysokości dochodu do opodatkowania. W działalności nierejestrowanej liczą się tylko realnie uzyskane kwoty – te, które finalnie zostają w twoim portfelu.
Czy od prowadzenia działalności nierejestrowanej trzeba płacić podatek?
Tak, prowadzenie działalności nierejestrowanej wiąże się z obowiązkiem płacenia podatku. Choć ta forma działalności różni się od klasycznej jednoosobowej działalności gospodarczej, to jednak podlega opodatkowaniu. Każdy dochód uzyskany z tej działalności musisz zgłosić do urzędu skarbowego.
Podatek od dochodów z działalności nierejestrowanej oblicza się na podstawie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przychody z działalności nierejestrowanej traktowane są jako „przychody z innych źródeł”, więc należy je uwzględnić w rocznym zeznaniu podatkowym PIT-36. Oznacza to, iż na koniec roku kalendarzowego musisz złożyć odpowiednie rozliczenie, gdzie uwzględnisz dochody z działalności nierejestrowanej.
To rozwiązanie ma swoje zalety, bo mimo iż podatek trzeba zapłacić, zasady rozliczania dochodów są prostsze niż w przypadku pełnoprawnej działalności gospodarczej.
Wysokość podatku przy działalności nierejestrowanej
Dochody uzyskane z działalności nierejestrowanej podlegają opodatkowaniu według skali podatkowej, co oznacza, iż obowiązują tu dwa progi podatkowe. Jeśli całkowity dochód (czyli z działalności nierejestrowanej oraz innych źródeł rozliczanych na zasadach ogólnych, jak np. umowa o pracę czy umowa zlecenie) nie przekracza 120 tys. zł rocznie, zapłacisz podatek w wysokości 12%. Natomiast po przekroczeniu tego progu dochodu, nadwyżka podlega opodatkowaniu stawką 32%.
Może się wydawać, iż skoro działalność nierejestrowana ma limit przychodów, to zawsze będziemy płacić tylko 12% podatku. W praktyce jednak nie zawsze jest to takie proste. Przychody z działalności nierejestrowanej sumują się z innymi dochodami rozliczanymi na zasadach ogólnych. Oznacza to, iż jeżeli razem z innymi dochodami przekroczysz próg 120 tys. zł, część Twoich dochodów będzie opodatkowana stawką 32%.
Warto więc na bieżąco monitorować swoje całkowite dochody w ciągu roku, aby wiedzieć, jaki poziom podatku może cię obowiązywać i uniknąć niespodzianek przy rocznym rozliczeniu.
Jak obliczyć podatek przy działalności nierejestrowanej?
Aby prawidłowo obliczyć podatek od działalności nierejestrowanej, potrzebujesz dokładnej ewidencji sprzedaży, dzięki której będziesz wiedzieć, jakie kwoty stanowią twój przychód podatkowy w każdym miesiącu. Do przychodów nie wliczasz zwróconych towarów ani udzielonych rabatów.
Warto pamiętać, iż jeżeli zawierasz umowy cywilnoprawne (na przykład umowy o dzieło lub zlecenia) na usługi czy towary odpowiadające zakresowi twojej działalności nierejestrowanej, dochody z tych umów również musisz uwzględnić w miesięcznym limicie przychodu. Bez względu na to, czy rozliczasz się na podstawie faktury czy umowy cywilnoprawnej, kwoty te sumują się do jednego, wspólnego limitu.
Wysokość podatku wyliczasz według skali podatkowej, łącząc dochody z działalności nierejestrowanej z innymi dochodami, które rozliczasz na zasadach ogólnych. Na koniec roku podatek obliczasz zgodnie z progami podatkowymi: 12% dla dochodów do 120 tys. zł i 32% dla nadwyżki ponad ten próg.
Koszty prowadzenia działalności nierejestrowanej
Zanim obliczysz podatek, musisz określić dochód z działalności nierejestrowanej, czyli od przychodów odjąć poniesione koszty. Przykładowo, jeżeli zajmujesz się sprzedażą biżuterii, kosztem mogą być wydatki na zakup narzędzi, takich jak szczypce, czy materiałów, jak kleje i koraliki. Koszty mogą obejmować również opłaty za zużytą energię czy materiały potrzebne do produkcji.
Aby odliczyć koszty od przychodów, musisz mieć dowody ich poniesienia, takie jak: paragony, faktury lub inne dokumenty. Najlepiej, jeżeli zawierają one twoje dane – imię, nazwisko czy adres – co zwiększa ich wiarygodność jako dowodów księgowych. Wszystkie dowody poniesionych wydatków warto przechowywać. Koszty związane z działalnością nierejestrowaną możesz uwzględnić w rocznym zeznaniu PIT, co zmniejszy podstawę opodatkowania i w efekcie obniży należny podatek.
Pamiętaj też, że koszty uznaje się za poniesione w momencie, gdy rzeczywiście dokonasz płatności – stosuje się tu tzw. metodę kasową.
Księgowość przy działalności nierejestrowanej
Przy działalności nierejestrowanej masz obowiązek prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży. Ewidencja sprzedaży jest kluczowym dokumentem, który pozwala ci na bieżąco kontrolować przychody oraz przygotować się do rocznego rozliczenia podatku.
Taka ewidencja sprzedaży może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, np. w arkuszu Excel. Każdy zapis powinien zawierać: datę sprzedaży, kwotę sprzedaży za dany dzień oraz narastająco – sumę sprzedaży od początku roku. Dodatkowo, jeżeli wystawiłeś fakturę lub rachunek, warto zanotować numer tego dokumentu i rodzaj transakcji. Taki zapis pozwala ci gwałtownie zorientować się, ile wynoszą twoje przychody i czy zbliżasz się do limitu miesięcznego, po przekroczeniu którego musisz zarejestrować działalność gospodarczą.
Staranna ewidencja jest istotna, ponieważ pozwala jasno określić wysokość przychodu, od którego musisz odprowadzić podatek. jeżeli ewidencja sprzedaży będzie prowadzona niedbale lub w ogóle jej zabraknie, urząd skarbowy może samodzielnie ustalić wysokość przychodów i naliczyć należny podatek. W przypadkach, gdy ustalenie dokładnej wartości sprzedaży jest niemożliwe, urząd może naliczyć podatek w wysokości aż 22%.
Działalność nierejestrowana a faktury i rachunki
W działalności nierejestrowanej nie masz obowiązku wystawiania faktur ani rachunków, chyba iż klient o to poprosi. W takiej sytuacji masz obowiązek wystawić taki dokument na życzenie kupującego, który może zgłosić takie żądanie w ciągu 3 miesięcy od daty zakupu towaru lub wykonania usługi.
Jeśli wystawiasz rachunek, powinien on zawierać: numer, datę wystawienia, dane obu stron transakcji, nazwę towaru lub usługi oraz kwotę do zapłaty. W przypadku faktury dodatkowo powinny znaleźć się informacje o ilości towarów lub zakresie wykonanej usługi, cenie jednostkowej oraz łącznej kwocie do zapłaty.
W danych na fakturze lub rachunku możesz użyć jedynie swojego imienia i nazwiska – nie ma konieczności podawania adresu ani numeru PESEL.
Jak i kiedy rozliczyć PIT przy działalności nierejestrowanej?
Podatek od dochodów z działalności nierejestrowanej rozliczasz raz w roku, w rocznym zeznaniu PIT-36, które składasz między 15 lutego a 30 kwietnia za rok poprzedni. W odróżnieniu od pełnoprawnej działalności gospodarczej nie musisz płacić zaliczek na podatek co miesiąc lub co kwartał – całość rozliczasz jednorazowo na koniec roku.
Formularz PIT-36 zawiera specjalną rubrykę „działalność nierejestrowana”, w której wpisujesz swoje przychody, koszty oraz ostateczny dochód. Zeznanie możesz złożyć na dwa sposoby – w formie papierowej, dostarczając je osobiście lub wysyłając pocztą (najlepiej listem poleconym z potwierdzeniem odbioru), lub elektronicznie poprzez serwis e-Urząd Skarbowy, korzystając z opcji e-Deklaracje lub usługi Twój e-PIT. Warto pamiętać, iż choćby jeżeli złożysz deklarację przed 15 lutego, fiskus uzna ją za złożoną dokładnie tego dnia.
Pamiętaj, iż prowadzenie działalności nierejestrowanej nie pozbawia cię prawa do wspólnego rozliczenia z małżonkiem – możesz przez cały czas skorzystać z tej opcji, jeżeli jest dla ciebie korzystna.
Rozliczenie dochodów z działalności nierejestrowanej – podsumowanie najważniejszych informacji
- Działalność nierejestrowana to świetna opcja dla osób, które chcą sprawdzić się w biznesie na małą skalę bez skomplikowanej biurokracji. Jest jednak kilka zasad, których trzeba przestrzegać, aby móc legalnie działać w ten sposób.
- Przychód w działalności nierejestrowanej obejmuje jedynie te środki, które faktycznie dostałeś lub mogłeś swobodnie wykorzystać. Co ważne, do przychodu nie wlicza się kwot za towary zwrócone ani rabatów, które przyznałeś swoim klientom.
- Podatek od dochodów z działalności nierejestrowanej oblicza się na podstawie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przychody z działalności nierejestrowanej traktowane są jako „przychody z innych źródeł”, więc należy je uwzględnić w rocznym zeznaniu podatkowym PIT-36.
- Wysokość podatku wyliczasz według skali podatkowej, łącząc dochody z działalności nierejestrowanej z innymi dochodami, które rozliczasz na zasadach ogólnych. Na koniec roku podatek obliczasz zgodnie z progami podatkowymi: 12% dla dochodów do 120 tys. zł i 32% dla nadwyżki ponad ten próg.
- Przy działalności nierejestrowanej masz obowiązek prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży.
- W działalności nierejestrowanej nie masz obowiązku wystawiania faktur ani rachunków, chyba iż klient o to poprosi.
