Whistleblowing – w oczekiwaniu na nowe przepisy

Kiedy nowe przepisy?

W pierwszym materiale na naszym blogu w tym roku chciałbym zwrócić uwagę na przepisy, na uchwalenie których czekamy od grudnia 2021 roku. Wówczas bowiem minął termin na implementację w państwach członkowskich UE Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (popularnie zwaną dyrektywą o sygnalistach albo dyrektywą o whistleblowingu).

Jak dotąd powstało już parę projektów polskiej ustawy, mającej implementować te regulacje unijne (zarówno autorstwa rządu, jak i ośrodków pozarządowych). Komentowaliśmy je na naszym Compliance Blogu.

W sierpniu 2023 roku Stały Komitet Rady Ministrów przyjął ostatni projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa i rekomendował go do przedłożenia Radzie Ministrów. Poprzedni rząd nie zajął się jednak tą kwestią. Dziś nie wiemy jeszcze, czy, a raczej kiedy nowy rząd zajmie się projektem ustawy, ani czy nie powstanie jej nowy projekt. Można jednak przypuszczać, iż jest szansa na to, iż nowe przepisy trafią w końcu w takiej czy innej formie pod obrady Sejmu w nadchodzącym roku.

Zgodnie z ostatnim projektem zasadniczo pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 osób będą musieli utworzyć wewnętrzne procedury zgłoszenia naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Procedury będą podlegały konsultacji ze związkami zawodowymi albo reprezentacją pracowników.

Niezależnie od opóźniającego się procesu legislacyjnego, niektórzy polscy przedsiębiorcy już od dłuższego czasu interesują się nowymi wymogami w zakresie whistlelblowingu. Dotyczy to głównie tych firm, które są częścią grup międzynarodowych. Wdrażają one procedury zgłaszania nieprawidłowości z uwagi na politykę ich jednostek macierzystych. W tym względzie antycypują polskie regulacje, bazując na projektach ustawy. Ci przedsiębiorcy po wejściu w życie nowych przepisów będą musieli jedynie zweryfikować wewnętrzne regulacje. Pozostałe firmy będą musiały utworzyć mechanizmy zgłaszania nieprawidłowości od nowa. Z własnego doświadczenia pracy z klientami wiemy, iż będzie to dość złożone zadanie. Trzeba będzie nie tylko opracować i wdrożyć procedury zgłoszenia nieprawidłowości i ochrony sygnalistów. Firmy będą musiały również udostępnić adekwatne kanały komunikacji (najczęściej narzędzia teleinformatyczne, takie jak np. specjalne strony internetowe), czy też opracować zasady postępowań wyjaśniających.

Nowy standard

Nie jest chyba przesadą powiedzieć, iż przepisy o ochronie sygnalistów stworzą nowy standard w zakresie przestrzegania prawa przez podmioty gospodarcze i organy państwowe.

Na szczególną uwagę zasługuje tu fakt, iż choć dyrektywa o sygnalistach wymusza tworzenie w państwach członkowskich mechanizmów ujawniania naruszeń prawa przez różne podmioty (prywatne i publiczne), to na pierwszy plan wysunięta jest w niej ochrona sygnalistów, czyli osób, które zdecydują się ujawnić naruszenie prawa przez organizację, z którą są powiązane. Dyrektywa zdaje się więc zapewniać efektywność kanałów zgłoszeń w ten właśnie sposób, iż chroni najistotniejsze ogniwo zgłoszenia nieprawidłowości – samego zgłaszającego. Według ostatniego rządowego projektu ustawy sygnalistą może być jakakolwiek osoba współpracująca z organizacją (nie tylko pracownik, ale również np. wolontariusz, czy akcjonariusz).

Jakie nieprawidłowości będą zgłaszane?

Co do naruszeń podlegających zgłoszeniu czy ujawnieniu, to katalog jest stosunkowo szeroki. Nowe przepisy mają odnosić się do bardzo różnego rodzaju naruszeń prawa i dotyczących zamówień publicznych, rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony danych osobowych, bezpieczeństwa sieci teleinformatycznych, bezpieczeństwa interesów finansowych państwa czy też zasad rynku wewnętrznego Unii Europejskiej.

Ciekawostką jest fakt, iż ustawodawca unijny nie zdecydował się objąć mechanizmem zgłoszeń naruszeń prawa pracy. Praktyka pokazuje, iż właśnie o tych kwestiach stosunkowo często informują sygnaliści. Niemniej wiele istniejących już dziś systemów wewnątrzfirmowych pozwala na zgłaszanie nieprawidłowości dotyczących zatrudnienia. Wynika to z reguły z wewnątrzfirmowych zasad etyki, czy podobnych polityk, odnoszących się m.in. do poszanowania praw pracowniczych. Typowym przykładem zgłoszeń o naruszeniu prawa pracy są te dotyczące mobbingu, czy dyskryminacji. Z tego też względu w zdecydowanej większości firm, które już stosują systemy whistleblowingowe, również działy HR są wdrożone w budowanie i funkcjonowanie systemu przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń.

Ochrona sygnalistów

Projektowane polskie przepisy zawierają mechanizmy ochronne wobec sygnalistów, jak na przykład zakaz jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty, czy też szczególne zasady ochrony ich tożsamości. Zgodnie z projektem ustawy sygnalista korzysta z ochrony, choćby o ile obiektywnie się myli, o ile tylko ma uzasadnione podstawy sądzić, iż informacja, którą ujawnia lub zgłasza, dotyczy interesu publicznego i jest prawdziwa.

Nasza kancelaria zajmuje się od początku sprawą wdrożenia dyrektywy o sygnalistach w Polsce. W bieżącym roku na łamach naszego blogu będziemy na bieżąco informować o rozwoju prac legislacyjnych w tym zakresie, jak również omawiać szczegółowo poszczególne kwestie związane z systemem zgłoszeń nieprawidłowości.