Zdjęcia zespołu na stronie internetowej to dziś praktycznie standard. Publikacja wizerunku wymaga jednak spełnienia wymagań prawnych.
Częstym błędem jest zbieranie ogólnikowych formularzy od pracowników, np. „Wyrażam zgodę na publikację mojego wizerunku”. Taka zgoda jest niestety zbyt ogólna, aby chroniła firmę – zapis może narazić na ryzyko i koszty.
Innym błędem jest zamieszczanie klauzuli zgody do umowy o pracę, którą pracownik i tak musi podpisać – jeżeli chce podjąć zatrudnienie. Taka zgoda jest nieprawidłowa, bo nie jest dobrowolna.
Jak przygotować prosty, ale prawidłowy formularz zgody?
- Zgoda musi być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna. Nie można jej domniemywać – musi być wyrażona wprost i najlepiej na piśmie.
- Pracownik musi wiedzieć m. in. kto jest administratorem i jak się z nim skontaktować, jakie dane i w jakim celu będą przetwarzane oraz jakie ma prawa.
- Zgoda musi jasno określać, gdzie zdjęcie zostanie opublikowane (np. strona www), w jakim celu (np. promocja pracodawcy) i na jak długo.
- Dobrowolność jest kluczowa! W relacji pracowniczej to szczególnie ważne, aby pracownik miał realną możliwość odmowy bez negatywnych konsekwencji. Zgoda musi być jego wyborem.
- Jeśli zdjęcia mają być używane szeroko, warto stosować osobne zgody np. na: stronę internetową, social media czy materiały rekrutacyjne. Wtedy pracownik może zgodzić się na część z nich.
Co się sprawdza? Uniwersalny wzór zgody, który można dostosować według swoich potrzeb i używać przy każdej sesji zdjęciowej. Sprawdzonym sposobem jest prosty formularz (zamiast cytowania przepisów) i checkboxy.
Trzeba pamiętać, iż zgodę można wycofać i zdjęcie trzeba będzie usunąć – jest to prawo pracownika, którego nie wolno lekceważyć.
Autor: r. pr. Marta Kopeć, Partner Zarządzający
E-mail: [email protected]
tel.: +48 22 501 56 10
Autor: apl. adw. Zuzanna Kosiorowska
E-mail: [email protected]
tel.: +48 22 501 56 10
