4 miesięcy temu
Pracodawcy mają coraz mniej czasu w przygotowanie się do wyzwań, jakie przynosi ustawa o ochronie sygnalistów. Nowe przepisy wchodzą w większości już 25.9.2024 r.
– I przynoszą liczne obowiązki. Przede wszystkim firmy muszą wdrożyć procedury zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów. Trzeba zdobyć know-how, przeszkolić ludzi, przygotować narzędzia informatyczne – mówi Agnieszka Telakowska-Harasiewicz, doradca podatkowy, starszy menedżer w MDDP. Podkreśla, iż to wszystko kosztuje. Wiele firm korzysta z usług zewnętrznych doradców, wysyła pracowników na płatne szkolenia, swoje wezmą też informatycy.
Ustawowy wymóg
Czy te wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów i dzięki temu zmniejszyć swoje podatkowe obciążenia? – Nie powinno być co do tego wątpliwości. Argumenty są przynajmniej dwa. Po pierwsze, wydatki wynikają z ustawowych obowiązków. Firmy nie mają wyjścia, muszą te obowiązki wypełnić. Po drugie, przygotowanie jak najlepszej procedury dla sygnalistów jest w interesie pracodawcy. Mają oni przecież zwracać uwagę na nieprawidłowości, co pozwoli firmie uniknąć konsekwencji finansowych, prawnych czy wizerunkowych. Wydatki są więc związane z działalnością gospodarczą i spełniają ustawową definicję kosztów, bo zabezpieczają źródło przychodów – tłumaczy Agnieszka Telakowska-Harasiewicz.
Jak je rozliczyć? – Wydatki na usługi zewnętrznych konsultantów czy przeszkolenie pracowników są pośrednio związane z przychodem. Zaliczamy je do kosztów uzyskania przychodów w dacie poniesienia. Wydatki na zakup licencji na zautomatyzowane narzędzie od zewnętrznego podmiotu mogą być zaliczone do kosztów bezpośrednio lub poprzez odpisy amortyzacyjne – wyjaśnia Agnieszka Telakowska-Harasiewicz.
Ekspertka dodaje, iż wdrożenie procedur zgłaszania nieprawidłowości jest obowiązkowe przede wszystkim dla firm, w których pracę zarobkową wykonuje przynajmniej 50 osób (wlicza się do nich nie tylko pracowników, ale także np. zatrudnionych na zleceniach i osoby na B2B).
– Mniejsze przedsiębiorstwa też mogą jednak stworzyć rozwiązania dla sygnalistów i także powinny mieć prawo do rozliczenia ponoszonych z tego tytułu wydatków w podatkowych kosztach – podkreśla Agnieszka Telakowska-Harasiewicz.
O szczegółach nowych przepisów pisaliśmy już wielokrotnie na łamach „Rzeczpospolitej”, m.in. 1.8.2024 r. w artykule „Ochrona sygnalistów. Firmy muszą wdrożyć procedury do 25.9.2024 r.”.
Pisaliśmy także o innych regulacjach nakładających obowiązki na pracodawców, również w kontekście rozliczania wydatków w podatkowych kosztach.
Obowiązki pracodawcy
Przykładowo o nowelizacji rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. 17.5.2024 r. minął termin na wypełnienie wynikających z niej obowiązków.
Przypomnijmy, iż zgodnie z nowelizacją pracownik korzystający z przenośnego komputera (np. laptopa) przynajmniej przez połowę dobowego czasu pracy musi mieć zapewniony dodatkowy sprzęt, taki jak stacjonarny monitor lub podstawka (zapewniająca ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu), klawiatura oraz mysz. Z kolei krzesło powinno mieć regulowane (a nie zwykłe) podłokietniki. Pracodawca jest też obowiązany zapewnić pracownikom już nie tylko okulary korygujące wzrok, ale także szkła kontaktowe (zgodne z zaleceniem lekarza), jeżeli wyniki badań okulistycznych wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy z monitorem ekranowym.
Związane z tym wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów – wskazywaliśmy w „Rzeczpospolitej” z 17.5.2024 r., powołując się na stanowisko Krajowej Informacji Skarbowej oraz indywidualne interpretacje.
Wcześniej pisaliśmy o nowelizacji Kodeksu pracy pozwalającej na badanie trzeźwości pracowników. Informowaliśmy, iż wydatki na zakup alkomatów, przeszkolenie osób przeprowadzających kontrole czy przygotowanie dokumentacji także można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów („Rzeczpospolita” z 21.12.2022 r.).
Wskazówki Państwowej Inspekcji Pracy
Szczegółowe informacje o tym, jak stosować nowe przepisy, znajdziemy też w poradniku na stronie internetowej Państwowej Inspekcji Pracy. Wskazano tam m.in., iż pracodawca nie powinien podejmować wobec sygnalisty działań odwetowych. Przykładowo
nie może rozwiązać z nim umowy o pracę, wstrzymać awansu albo obniżyć pensji. Nie może też go niesprawiedliwie traktować, zastraszać albo naruszać jego dobrego imienia. PIP zwraca także uwagę, iż pracodawcy będą chronieni przed oczernianiem.
„W ustawie przewidziano karalność za czyn polegający na zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym naruszenia prawa, do którego nie doszło. Sankcja za popełnienie ww. czynu jest surowa, bowiem wynosi choćby 2 lata pozbawienia wolności” – czytamy w poradniku.
Jakie naruszenia może zgłosić sygnalista? Między innymi dotyczące korupcji, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, zamówień publicznych. Od chwili dokonania zgłoszenia (lub ujawnienia publicznego) przysługuje mu ochrona. Zgłoszenie nie zwalnia go jednak z odpowiedzialności karnej, jeżeli popełnił czyn zabroniony.
