Zarobek czy wynagrodzenie? Organ Prowadzący – Dyrektor placówki niepublicznej pod lupą dotacyjną

Wprowadzenie

Czy organ prowadzący a jednocześnie dyrektor placówki niepublicznej może sam sobie wypłacić wynagrodzenie na koniec roku, kiedy zostaną środki z dotacji? Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z 25 lipca 2024 r. pokazuje, iż taka praktyka może kosztować więcej, niż się zyskuje.

Skąd wzięło się ograniczenie?

Jak wiadomo obowiązuje limit finansowania wynagrodzenia organu prowadzącego jako dyrektora (także osoby fizycznej pełniącej inną funkcję w zakresie kształcenia, wychowania i opieki) z dotacji oświatowej. Również w okresie objętym wyrokiem przepisy jasno wskazywały, iż dotacja może pokrywać takie wynagrodzenie, o ile nie przekracza 150% średniego wynagrodzenia nauczyciela dyplomowanego – ale miesięcznie. To oznacza, iż np. dyrektor nie może sobie np. naliczyć i wypłacić 12 000 zł jednorazowo w grudniu, twierdząc, iż to 12×1000 zł.

Problem: dokumentacja i praktyka

W analizowanej sprawie organ prowadzący będący jednocześnie dyrektorem wypłacił sobie wynagrodzenie w grudniu, bo – jak sam przyznał – dopiero wtedy wiedział, ile może sobie wypłacić. Wydrukowana „lista płac” bez daty, podpisu i wcześniejszych miesięcznych wypłat nie wystarczyła. Sąd uznał, iż to nie było wynagrodzenie, ale rozporządzenie pozostałością środków, czyli zyskiem.

Zmiana przepisów w 2020 r.

Dopiero od 2020 r. przepisy zmieniły się i zaczęły odnosić się do rocznych limitów. Ale w sprawie z 2018 roku obowiązywał limit miesięczny. To ważne: jeżeli dziś ktoś analizuje swoją sytuację w kontekście lat poprzednich, nie może przykładać do tego obecnych przepisów. Należności dotyczące okresu do 2020 r. są już co prawda najczęściej przedawnione, ale nie są takie, jeżeli doszło do przerwania lub zawieszenia biegu terminów przedawnienia.

Nie zmienia to jednak tego, iż po 2020r. od kiedy można odnosić rozliczenie dotacji przeznaczonej na wynagrodzenie do całego roku, a nie tylko do konkretnego miesiąca nie wolno sobie bez żadnych, przynajmniej minimalnych ram wypłacać dodatkowego wynagrodzenie z dotacji, która „została” na koncie na koniec roku. Szczególnie rażące i oczywiste jest to, kiedy taka podwyżka i wypłata, za cały rok następuje w grudniu.

Oczywiście nie jest to reguła sztywna. Istnieją w naszej ocenie sytuacje, które uzasadniają zwiększenie wysokości wynagrodzenia i dokonanie jego wyrównywania w ciągu roku dotacyjnego. Taka sytuacja wystąpiła na przykład w 2024r. kiedy wiele jst. nie nadążyło z aktualizacją wysokości dotacji do wzrostu wynagrodzenia minimalnego. W związku z tym organy prowadzące – dyrektorzy, w pierwszej kolejności zobowiązani byli zwaloryzować wynagrodzenia kadry zatrudnionej w oparciu o umowy o pracę. O waloryzację swojego wynagrodzenia mogli zatroszczyć się dopiero po wyrównaniu dotacji, które na ogół miało miejsce po pierwszym kwartale lub później. Jednak wyrównanie wynagrodzenia tego rodzaju również powinno odbyć się w konkretnych ramach, które nie pozwolą na kwestionowanie ich charakteru, a co za tym idzie zasadności.

Co z tego wynika dla praktyki?

• Wynagrodzenie musi być ustalone zawczasu – uchwała, regulamin, umowa.
• Wypłaty powinny być regularne i udokumentowane.
• Dotacja nie jest funduszem rezerwowym, którym można „dopiąć budżet” w grudniu.

Utracone wynagrodzenie – co to naprawdę oznacza?

Organy prowadzące mają obowiązek nie tylko adekwatnego wydatkowania dotacji, ale też takiego dokumentowania działań aby wykazać, iż dotacje zostały należycie wykorzystane. Orzeczenia sądów i organów administracji jednoznacznie wskazują, iż to beneficjent dotacji musi wykazać prawidłowe wykorzystanie pobranych środków. Należy też pamiętać, iż wynagrodzenie takie podlega opodatkowaniu podatkiem PIT. W przypadku podatku liniowego czy zasad ogólnych mogą to być spore kwoty. Organ finansujący nie pomniejszy kwoty do zwrotu o zapłacony podatek.

Jak działać bezpiecznie?

• Należycie sporządź wewnętrzne dokumenty organizacyjne
• Określ zasady wynagradzania w dokumentach wewnętrznych
• Wypłacaj środki systematycznie, zgodnie z polityką wynagradzania
• Nie „czyść konta” z dotacji na koniec roku
• Sporządzaj, archiwizuj każdą decyzję i dokument płacowy
• Konsultuj wątpliwe przypadki
• Sięgaj po wsparcie w razie kontroli

Podsumowanie

Wyrok WSA nie jest odosobniony. Stanowi sygnał dla wszystkich organów prowadzących, iż przejrzystość i logika działań są równie ważne jak formalna zgodność z przepisami. Wynagrodzenie to nie zysk – to zobowiązanie i dokumentowalny wydatek. Warto o tym pamiętać, zanim pojawi się kontrola.