Zwolnienia grupowe i redukcja etatów – obowiązki pracodawcy krok po kroku

Zwolnienia grupowe to szczególny tryb rozwiązywania stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, uregulowany w ustawie z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników [1]. Dla pracodawcy oznacza to nie tylko decyzję organizacyjną, ale też konkretną sekwencję obowiązków formalnych, konsultacyjnych i finansowych. Błąd na którymkolwiek etapie może skutkować sporem sądowym, roszczeniami albo zarzutem pozorności przyczyn wypowiedzenia.

W praktyce redukcja etatów najczęściej pojawia się przy restrukturyzacji, spadku zamówień, centralizacji funkcji, automatyzacji procesów lub zmianie modelu biznesowego. Sama decyzja ekonomiczna nie wystarcza jednak do bezpiecznego przeprowadzenia procedury. Konieczne jest prawidłowe ustalenie, czy rzeczywiście dochodzi do zwolnień grupowych, czy tylko do zwolnień indywidualnych z przyczyn niedotyczących pracownika.

Kiedy występują zwolnienia grupowe

Przepisy stosuje się do pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników, o ile w okresie nieprzekraczającym 30 dni zamierza rozwiązać stosunki pracy z przyczyn niedotyczących pracowników z określoną liczbą osób [1]. Progi są następujące:

• 10 pracowników – gdy zatrudnienie wynosi mniej niż 100 osób,
• 10% pracowników – gdy zatrudnienie wynosi od 100 do 299 osób,
• 30 pracowników – gdy zatrudnienie wynosi co najmniej 300 osób.

Do tego limitu wlicza się także rozwiązania stosunku pracy na mocy porozumienia stron, o ile inicjatywa wychodzi od pracodawcy i dotyczy co najmniej 5 pracowników [1]. To istotny punkt, bo część organizacji błędnie zakłada, iż porozumienia stron pozostają poza reżimem ustawowym.

Redukcja etatów a likwidacja stanowiska pracy

Likwidacja stanowiska pracy jest jedną z najczęściej wskazywanych przyczyn wypowiedzenia. Nie może być jednak przyczyną jedynie formalną. Sądy pracy badają, czy likwidacja była rzeczywista, czy stanowisko faktycznie zniknęło ze struktury, a obowiązki nie zostały jedynie przeniesione pod inną nazwą na inną osobę. W przypadku większych reorganizacji szczególnego znaczenia nabiera spójność dokumentacji: uchwał, schematów organizacyjnych, zakresów obowiązków i komunikacji wewnętrznej.

Więcej o relacji między redukcją etatów i likwidacją stanowiska pracy można znaleźć w odrębnym materiale omawiającym najczęstsze ryzyka po stronie pracodawcy.

Obowiązki pracodawcy krok po kroku

1. Ustalenie skali i podstawy planowanej redukcji

Na początku konieczne jest ustalenie, czy planowana redukcja etatów spełnia ustawowe progi. Należy również zidentyfikować przyczyny niedotyczące pracowników i opisać je w sposób konkretny. Powinny one wynikać z rzeczywistej potrzeby organizacyjnej, finansowej lub technologicznej.

2. Przygotowanie kryteriów doboru do zwolnień

Kryteria doboru do zwolnień muszą być obiektywne, sprawdzalne i niedyskryminujące. W praktyce uwzględnia się m.in. kwalifikacje, przydatność do dalszego wykonywania pracy, wyniki pracy, doświadczenie, dyspozycyjność czy możliwość przekwalifikowania. o ile pracodawca wybiera spośród osób zajmujących podobne stanowiska, brak jasnych kryteriów jest jedną z częstych przyczyn przegranych sporów.

Kryteria powinny być nie tylko przyjęte, ale też możliwe do wykazania w dokumentach. W razie procesu pracodawca powinien być w stanie wyjaśnić, dlaczego wybrano konkretne osoby, a nie inne.

3. Konsultacje ze związkami zawodowymi albo przedstawicielami pracowników

Jeżeli u pracodawcy działają organizacje związkowe, pracodawca ma obowiązek przekazać im na piśmie informacje dotyczące m.in. przyczyn zamierzonego zwolnienia, liczby zatrudnionych i grup zawodowych objętych redukcją, okresu przeprowadzenia zwolnień oraz proponowanych kryteriów doboru [1]. Celem jest zawarcie porozumienia.

Jeżeli nie ma związków zawodowych, obowiązki konsultacyjne wykonuje się wobec przedstawicieli pracowników wyłonionych w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Sama procedura nie może mieć charakteru pozornego. Konsultacje powinny dotyczyć realnych założeń redukcji oraz sposobów ograniczenia jej skutków.

4. Zawiadomienie urzędu pracy

Pracodawca zawiadamia adekwatny powiatowy urząd pracy o przyczynach zamierzonego zwolnienia grupowego, liczbie zatrudnionych pracowników i grupach zawodowych, grupach zawodowych pracowników objętych zamiarem zwolnienia, okresie, w ciągu którego nastąpi takie zwolnienie, oraz o przeprowadzonej konsultacji [1]. Po zawarciu porozumienia albo wydaniu regulaminu przekazuje do adekwatnego powiatowego urzędu pracy informację o tych ustaleniach [1]. To obowiązki odrębne od konsultacji z reprezentacją pracowników. W praktyce warto zadbać o spójność danych przekazywanych do urzędu i do organizacji związkowych.

5. Wręczenie wypowiedzeń lub zawarcie porozumień

Po zakończeniu wymaganej procedury pracodawca może przystąpić do składania oświadczeń o wypowiedzeniu, z zastrzeżeniem ustawowych terminów dotyczących zawiadomienia powiatowego urzędu pracy [1]. Treść wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony oraz – od 26 kwietnia 2023 r. – także umowy o pracę na czas określony powinna wskazywać prawdziwą i konkretną przyczynę rozwiązania umowy. Wymóg ten wynika z art. 30 § 4 Kodeksu pracy [2]. W razie ochrony szczególnej, np. działaczy związkowych, kobiet w ciąży czy pracowników w wieku przedemerytalnym, konieczna jest odrębna analiza dopuszczalności rozwiązania stosunku pracy.

6. Rozliczenie świadczeń i wypłata odpraw

Odprawa przy zwolnieniach grupowych przysługuje pracownikowi, z którym rozwiązano stosunek pracy z przyczyn go niedotyczących, o ile pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników [1]. Wysokość odprawy zależy od stażu pracy u danego pracodawcy i wynosi:

• 1-miesięczne wynagrodzenie – przy zatrudnieniu krótszym niż 2 lata,
• 2-miesięczne wynagrodzenie – przy zatrudnieniu od 2 do 8 lat,
• 3-miesięczne wynagrodzenie – przy zatrudnieniu ponad 8 lat.

Odprawa nie może przekroczyć 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy [1]. Poza odprawą pracodawca rozlicza także wynagrodzenie, ekwiwalent za urlop i inne należne świadczenia.

Najczęstsze ryzyka przy redukcji etatów

• pozorna likwidacja stanowiska pracy,
• niejasne lub dyskryminujące kryteria doboru do zwolnień,
• pominięcie obowiązku konsultacji,
• brak lub nieprawidłowe zawiadomienie powiatowego urzędu pracy,
• błędne liczenie progów ustawowych dla zwolnień grupowych,
• nieprawidłowe ustalenie wysokości odpraw,
• niespójna komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna, zwiększająca ryzyko sporów i kryzysu reputacyjnego.

Przy większych projektach reorganizacyjnych zasadne jest połączenie perspektywy HR, prawa pracy i zarządzania ryzykiem procesowym. Zakres wsparcia w tym obszarze opisano szerzej w sekcji HR i prawo pracy.

Co warto przygotować przed rozpoczęciem procedury

Dobrą praktyką jest skompletowanie dokumentów jeszcze przed ogłoszeniem zmian. Chodzi w szczególności o:

• uzasadnienie biznesowe reorganizacji,
• aktualny i docelowy schemat organizacyjny,
• listę stanowisk objętych zmianą,
• opis przyjętych kryteriów doboru,
• harmonogram komunikacji,
• wzory pism do związków zawodowych, przedstawicieli pracowników, urzędu pracy i pracowników.

Takie przygotowanie ogranicza ryzyko działań reaktywnych i ułatwia obronę decyzji pracodawcy w sądzie.

Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. o ile planowane zwolnienia grupowe, redukcja etatów albo likwidacja stanowiska pracy wymagają oceny pod kątem ryzyk prawnych i organizacyjnych, szczegóły wsparcia można sprawdzić na stronie KKZ.

FAQ – zwolnienia grupowe i redukcja etatów

Czy zwolnienia grupowe dotyczą tylko dużych firm?

Nie. Ustawa ma zastosowanie już do pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników, o ile spełnione są ustawowe progi liczby zwolnień w okresie 30 dni [1].

Czy porozumienie stron wlicza się do zwolnień grupowych?

Tak, o ile rozwiązanie następuje z inicjatywy pracodawcy i obejmuje co najmniej 5 pracowników. Takie przypadki są uwzględniane przy ustalaniu progów ustawowych [1].

Czy likwidacja stanowiska pracy zawsze uzasadnia wypowiedzenie?

Nie. Przyczyna musi być rzeczywista. o ile stanowisko formalnie znika, ale jego zadania przez cały czas wykonuje inna osoba w podobnym układzie organizacyjnym, pracownik może kwestionować zasadność wypowiedzenia.

Jak ustalić kryteria doboru do zwolnień?

Kryteria powinny być obiektywne, mierzalne i niedyskryminujące. Najczęściej bierze się pod uwagę kwalifikacje, doświadczenie, wyniki pracy, zakres kompetencji i możliwość dalszego wykorzystania pracownika po reorganizacji.

Komu przysługuje odprawa przy zwolnieniach grupowych?

Pracownikowi, z którym rozwiązano stosunek pracy z przyczyn niedotyczących pracownika, o ile pracodawca zatrudnia co najmniej 20 osób. Wysokość odprawy zależy od stażu pracy u danego pracodawcy [1].

Czy przy redukcji etatów trzeba konsultować decyzję z pracownikami?

Tak, o ile zachodzą przesłanki ustawowe dla zwolnień grupowych. Konsultacje prowadzi się ze związkami zawodowymi, a przy ich braku – z przedstawicielami pracowników [1].

Bibliografia

[1] Ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 61. [2] Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, tekst jedn.: Dz.U. z 2025 r. poz. 277. [3] Wyrok Sądu Najwyższego z 16 grudnia 2008 r., I PK 86/08. [4] Wyrok Sądu Najwyższego z 12 września 2006 r., I PK 87/06.

Autor: r.pr. Marta Kopeć, Partner Zarządzający

E-mail: [email protected]

tel.: +48 22 501 56 10

Zobacz profil na LinkedIn