Czas pracy wydaje się jednym z najbardziej oczywistych elementów zatrudnienia. Do momentu, w którym w firmie pojawiają się pierwsze roszczenia o nadgodziny, nieprawidłowo rozliczone grafiki albo kontrola Państwowej Inspekcji Pracy. Wtedy okazuje się, iż pozornie techniczne pojęcia potrafią mieć bardzo realny wpływ na koszty działalności, organizację pracy i odpowiedzialność pracodawcy. Co istotne, problemy najczęściej nie wynikają z samej treści przepisów, ale z błędnego planowania czasu pracy i mylenia podstawowych pojęć.
Największe znaczenie mają tutaj trzy elementy: norma czasu pracy, wymiar czasu pracy oraz okres rozliczeniowy. To właśnie one decydują o tym, kiedy rzeczywiście powstają nadgodziny i jak dużą elastyczność ma pracodawca przy planowaniu pracy zespołu.
Norma czasu pracy a wymiar czasu pracy
Choć pojęcia te często są używane zamiennie, w praktyce oznaczają coś zupełnie innego.
Norma czasu pracy wyznacza ustawowe granice pracy. W podstawowym systemie oznacza to maksymalnie 8 godzin pracy na dobę oraz przeciętnie 40 godzin pracy tygodniowo. To właśnie przekroczenie tych limitów może prowadzić do powstania nadgodzin. Wymiar czasu pracy oznacza natomiast konkretną liczbę godzin do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym. I właśnie ten wymiar pracodawca planuje w harmonogramach. Dlatego w jednym miesiącu pracownik może mieć do przepracowania 168 godzin, a w innym 160. Wpływają na to między innymi święta i układ dni w kalendarzu.
Okres rozliczeniowy daje pracodawcy elastyczność
Okres rozliczeniowy to przedział czasu, w ramach którego pracodawca planuje i rozlicza czas pracy pracownika. Najczęściej firmy stosują okresy miesięczne, trzymiesięczne albo czteromiesięczne.
Dłuższy okres rozliczeniowy pozwala nierównomiernie planować czas pracy. W praktyce oznacza to możliwość zaplanowania większej liczby godzin wtedy, gdy firma potrzebuje większego zaangażowania pracowników, oraz mniejszej liczby godzin w spokojniejszych okresach. najważniejsze pozostaje jednak to, aby po zakończeniu całego okresu rozliczeniowego zgadzał się łączny wymiar czasu pracy.
Więcej godzin nie zawsze oznacza nadgodziny
To jeden z najczęstszych błędów przy planowaniu czasu pracy. o ile pracodawca stosuje na przykład trzymiesięczny okres rozliczeniowy, może zaplanować większą liczbę godzin w jednym miesiącu, a mniejszą w kolejnym. Dopiero po zakończeniu całego okresu rozliczeniowego ocenia się, czy rzeczywiście doszło do przekroczenia norm czasu pracy.
Dla pracodawcy to bardzo praktyczne rozwiązanie, szczególnie w branżach sezonowych, handlu, logistyce czy produkcji.
Święto w sobotę oznacza dodatkowy dzień wolny
To przez cały czas jedna z częstszych przyczyn błędów w rozliczaniu czasu pracy. o ile święto przypada w sobotę będącą dla pracownika dniem wolnym wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, wymiar czasu pracy obniża się o 8 godzin. W praktyce oznacza to konieczność wyznaczenia dodatkowego dnia wolnego w tym samym okresie rozliczeniowym. Brak takiego dnia wolnego może skutkować powstaniem nadgodzin oraz roszczeniami pracowników.
Elastyczność wymaga dobrego planowania
Dłuższe okresy rozliczeniowe dają firmom dużą swobodę organizacyjną, ale jednocześnie wymagają świadomego planowania czasu pracy. W praktyce problemy najczęściej pojawiają się nie na etapie samych przepisów, ale przy układaniu grafików i późniejszym rozliczaniu czasu pracy. To właśnie wtedy pojawiają się spory o nadgodziny, błędnie naliczone dodatki do wynagrodzenia czy nieprawidłowości wykazywane podczas kontroli PIP.
Autor: r. pr. Marta Kopeć, Partner Zarządzający
E-mail: [email protected]
tel.: +48 22 501 56 10
Autor: apl. adw. Piotr Szczerba
E-mail: [email protected]
tel.: +48 22 501 56 10
