Czy zawsze trzeba zapewnić pracownikowi okulary korygujące wzrok lub soczewki kontaktowe?

“Pani Moniko, mam osobę, która pracuje przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie. Wysłałem ją ostatnio na badania okresowe i przyniosła orzeczenie lekarskie z zapisem: “Praca przy komputerze w okularach korekcyjnych lub soczewkach.” W regulaminie refundacji przewidujemy możliwość dopłat do okularów, ale soczewki?! Czy coś się zmieniło? Czy powinienem zmienić teraz regulamin? Jak często refundować soczewki? Wyczuwam tu jakiś absurd…“
Z takim pytaniem zwrócił się do mnie ostatnio Marek [imię zmienione], księgowy ze śląskiej firmy z branży motoryzacyjnej.

Rozporządzenie BHP i co rozumiemy przez stanowisko pracy wyposażone w monitory ekranowe

Nie każde stanowisko pracy wyposażone w monitor ekranowy jest objęte wymaganiami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Rozporządzenie określa:

1. wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii dla stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe,

2. wymagania dotyczące organizacji pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Z kolei, zgodnie z ustawową definicją, monitorem ekranowym jest urządzenie do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu. Z tego wniosek, iż nie zawsze pracodawca będzie zobowiązany do zapewnienia pracownikowi okularów lub soczewek korygujących wzrok. Na stanowiskach pracy, na których nie dochodzi do obróbki tekstu, danych czy grafiki, a jedynie np. do przekazywania lub rejestrowania parametrów lub pomiarów, pracownik nie może liczyć na wsparcie pracodawcy w tym zakresie.

Warto zwrócić uwagę na §3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Zgodnie z nim, przepisów rozporządzenia nie stosuje się do:

1. kabin kierowców oraz kabin sterowniczych maszyn i pojazdów,
2. systemów komputerowych na pokładach środków transportu,
3. systemów komputerowych przeznaczonych głównie do użytku publicznego,
4. systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy,
5. kalkulatorów, kas rejestrujących i innych urządzeń z małymi ekranami do prezentacji danych lub wyników pomiarów,
6. maszyn do pisania z wyświetlaczem ekranowym.

Obowiązki pracodawcy w zakresie profilaktycznej opieki zdrowotnej

Pracodawca musi pamiętać jednak, iż jest obowiązany zapewnić pracownikom profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok lub szkła kontaktowe, zgodne z zaleceniem lekarza, o ile wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Zatem pomimo powyższych przepisów rozporządzenia, pracodawca powinien zastosować się do zaleceń lekarza, o ile ten stwierdzi potrzebę stosowania okularów lub soczewek podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego (w odróżnieniu np. do skanerów sklepowych).

Jak często trzeba refundować zakup okularów lub szkieł kontaktowych?

Przepisy niestety nie mówią nic o częstotliwości refundowania zakupu okularów korekcyjnych. Wielu pracodawców, próbuje więc na własną rękę ujmować to w wewnętrznych regulaminach. Pojawiają się zatem zapisy, iż pracownikowi refundacja przysługuje np. raz na dwa, bądź cztery lata. Okres 4 lat został prawdopodobnie wywiedziony stąd, iż takie badanie okresowe, w przypadku osób pracujących przy monitorach ekranowych, przeprowadza się właśnie co cztery lata. Nie jest to jednak dobra praktyka, może bowiem zostać zakwestionowana.

Zdarzają się przypadki, kiedy pracownik podejrzewa, iż praca przed ekranem nadwyrężyła jego wzrok i powoduje problemy z prawidłowym widzeniem. Wówczas ma prawo zwrócić się do pracodawcy o skierowanie go na badanie okresowe okulistyczne. Pracodawca powinien wystawić takie skierowanie, choćby jeżeli termin badania okresowego wyznaczonego dla tego pracownika jeszcze nie nadszedł. jeżeli zaleceniem lekarza, po takim badaniu, będzie praca w okularach, powoduje to obowiązek pracodawcy do refundacji kosztów poniesionych przez pracownika na zakup okularów. Co więcej specjalista medycyny pracy może uznać, iż w danym przypadku (danego pracownika) kolejne badanie okresowe powinno nastąpić szybciej, niż wspomniane 4 lata. Tym samym taki pracownik nabywa prawa do refundacji częściej.

Rekomendacje Społeczności HR na Szpilkach® na Facebooku

W związku z wejściem w życie w dniu 17.11.2023 roku rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 18 października 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. poz. 2367) pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok przy obsłudze monitora ekranowego w przypadku, gdy lekarz medycyny pracy w wyniku badań profilaktycznych – wstępnych, okresowych lub kontrolnych wykaże potrzebę ich stosowania w orzeczeniu lekarskim podczas pracy pracownika zatrudnionego przy monitorze ekranowym przez co najmniej 4 godziny dziennie.

W przepisach wewnątrzzakładowych (np. regulaminie pracy, wewnętrznym zarządzeniu w sprawie zwrotu kosztów zakupu okularów korygujących wzrok/szkieł kontaktowych korygujących wzrok – w przypadku braku regulaminu pracy) pracodawca powinien zamieścić szczegółowe zasady refundacji okularów lub soczewek kontaktowych, a zwłaszcza regulację dotyczącą kwoty refundacji (maksymalnego limitu do którego pracodawca pokryje poniesione koszty) i w jakim terminie pracownik może ubiegać się o dopłatę do soczewek kontaktowych lub okularów oraz informację o dołączeniu faktury dokumentującej zakup okularów/szkieł kontaktowych korygujących wzrok oraz informację o złożeniu wniosku o zwrot kosztów zakupu okularów/szkieł kontaktowych.

Ponadto pracodawca może ustalić co ile lat pracownik ma prawo zawnioskować do pracodawcy o dofinansowanie do okularów lub soczewek. W przepisach wewnątrzzakładowych powinna znaleźć się również informacja, czy w przypadku pogorszenia wzroku pracodawca refunduje tylko szkła czy również oprawki. Generalnie przepisy nie wskazują możliwości refundacji szkieł kontaktowych w przypadku zapisu w orzeczeniu lekarskim, mówiącym o pracy przy monitorze jedynie w okularach korekcyjnych. W takim przypadku orzeczenie lekarskie powinno być literalnie interpretowane i wówczas pracodawca powinien refundować jedynie okulary korygujące wzrok. Jednakże w tym zakresie pracodawca może zawrzeć stosowne zapisy w przepisach wewnątrzzakładowych, stanowiące korzyść pracownika i umożliwiające w takim przypadku refundację również soczewek. Istotne znaczenie ma fakt, iż określając wysokość refundacji należy kierować się realną kwotą, która umożliwi pracownikowi zakup okularów lub szkieł kontaktowych spełniających wymogi określone w orzeczeniu z badań profilaktycznych.

Pracodawca ma prawo ustalić dwie kwoty refundacji: dla tradycyjnych okularów i dla szkieł kontaktowych. Warto mieć na uwadze fakt, iż pracownikom pracującym na laptopach, tabletach czy telefonach także należy się refundacja okularów.

W ocenie Głównego Inspektoratu Pracy również pracownicy zatrudnieni przy monitorach ekranowych komputerów przenośnych (laptopów) mogą być uznani za pracowników, którym przysługują okulary korygujące wzrok refundowane ze środków pracodawcy, o ile laptop jest narzędziem pracy pracownika przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.