Deklaracja VAT-7. Co warto wiedzieć na jej temat?

Ważnym elementem prowadzenia biznesu są podatki, w tym m.in. podatek VAT. Przez lata do rozliczania się z VAT był wykorzystywany formularz VAT-7. Jak w tej chwili wygląda sytuacja w tej kwestii?

Prawidłowe rozliczanie się z podatku VAT to jedna z najważniejszych formalności, jakiej muszą sprostać przedsiębiorcy. Ważne jest nie tylko terminowe opłacanie zobowiązań wobec państwa, ale także złożenie deklaracji we właściwym formacie. Jest to o tyle istotne, gdyż w ostatnich latach zaszły ważne zmiany w kwestii stosowanego przez lata formularza VAT-7. Jak wygląda w tej chwili kwestia złożenia deklaracji VAT?

Do jakich form rozliczeń służyła deklaracja VAT-7?

Deklaracje VAT-7 obowiązywały przedsiębiorców do dnia 30 września 2020 roku. Obowiązek ten dotyczył wszystkich tych podmiotów, które miały w danym okresie status czynnego podatnika VAT. Wymóg składania deklaracji VAT 7 dotyczył każdego przedsiębiorcy, choćby w przypadku, gdy podatnik ten nie dokonał w danym okresie rozliczeniowym żadnej sprzedaży podlegającej podatkowi VAT.

To właśnie na VAT-7 należało ujmować wysokość:

• VAT należnego, tj. podatku od towarów i usług, które zostały sprzedane przez przedsiębiorcę w danym okresie rozliczeniowym;
• VAT naliczonego z tytułu nabycia towarów i usług.

Podatek należny zostaje pomniejszony o VAT naliczony. Jak wiadomo, przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą ma prawo odliczyć VAT z tytułu poniesionych kosztów. Aby uniknąć błędów, niezbędna jest wiedza na temat tego, w jaki sposób ustala się wysokość podatku VAT w przypadku takich operacji jak np. WNT (wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów) czy split payment (tzw. mechanizm podzielonej płatności).

Te oraz wiele innych kwestii zostały szczegółowo określone w akcie prawnym z dnia 21 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, zwanym potocznie ustawą o VAT. Począwszy od września 2020 roku zaszło jednak wiele zmian w zakresie obowiązku składania deklaracji VAT-7 i sposobu rozliczenia podatku.

Składanie deklaracji VAT 7 do urzędu skarbowego – terminy

Jeżeli chodzi o terminy, to formularz VAT-7K należało standardowo złożyć nie później niż w 25. dniu miesiąca następującego po miesiącu rozliczanym. Rozliczanie VAT co miesiąc to zasada ogólna. Niektóre podmioty – określane jako tzw. mali podatnicy – mogły rozliczać się z użyciem VAT-7M w formie kwartalnej (do tego celu służył dokument rozliczeniowy VAT-7M).

Takie rozwiązanie objęło podatników rozliczających się według metody kasowej. Z drugiej jednak strony trzeba pamiętać, iż przez okres pierwszych 12 miesięcy od rejestracji choćby mały podatnik jest zobowiązany do sporządzania deklaracji podatkowych w trybie miesięcznym.

Nowy obowiązek sprawozdawczy, czyli plik JPK_VAT

Począwszy od dnia 1 października 2020 roku przedsiębiorcy ze statusem czynnego podatnika VAT są zobligowani do składania deklaracji zgodnie z nowo wprowadzoną strukturą JPK_V7. Co wchodzi w jej skład? Zasadniczo wyróżnia się dwa rodzaje formularzy podatkowych:

• JPK_V7M – rozwiązanie przeznaczone dla przedsiębiorców stosujących rozliczenia w trybie miesięcznym;
• JPK_V7K – wariant stosowany przez małych podatników, którzy wybrali metodę kasową, czyli rozliczanie co kwartał.

Jak widać, ten nowy podział nie różni się w swojej istocie od wcześniejszych rozwiązań.

Do JPK VAT zobowiązane są wszystkie firmy, zarówno podmioty z sektora MSP, jak i duże jednostki. Na chwilę obecną nie ma możliwości wysyłki druków papierowych. Jedyna możliwość złożenia deklaracji to JPK VAT. Dotyczy to także małych podatników.

Czym adekwatnie jest JPK – Jednolity Plik Kontrolny?

Jednolity Plik Kontrolny to istna rewolucja, o ile chodzi o funkcjonowanie systemu podatkowego w Polsce. Do jego stosowania zobowiązani są wszyscy podatnicy VAT czynni w kraju. System JPK jest ujednoliconym zbiorem danych podatkowych. Ma on na celu m.in.:

• skutecznie wykrywać ewentualne błędy. Zdaniem ekspertów to właśnie dzięki JPK w dużej mierze zmniejszono skalę wyłudzeń VAT. Z użyciem systemu JPK możliwe jest na przykład szybkie zrobienie kontroli krzyżowej kilku podatników podatku VAT naraz;
• usprawnić prowadzenie kontroli podatkowych. Choć JPK jest czasem krytykowany przez przedstawicieli sektora prywatnego, to nie wolno ignorować faktu, iż takie rozwiązanie pozwala na skrócenie czasu kontroli. Dzięki temu podatnik może szybciej skupić się na rozwijaniu biznesu.

Jak można wysłać JPK_VAT?

Przedsiębiorcy mogą dokonać wysyłki JPK_VAT 7 na jeden z kilku dostępnych sposobów. Zostały one ukazane poniżej:

• formularz uproszczony, który został udostępniony w 2022 roku przez Ministerstwo Finansów (MF);
• bezpłatny portal dla przedsiębiorców e-mikrofirma. Aby się do niego zalogować, należy użyć danych z aplikacji mObywatel, profilu zaufanego, bankowości elektronicznej lub e-dowodu. Dostęp do platformy jest dostępny za pośrednictwem strony internetowej: https://e-mikrofirma.mf.gov.pl/;
• aplikacja Klient JPK WEB, która jest ściśle powiązana z e-mikrofirmą;
• program używany na co dzień do prowadzenia ksiąg. Niezwykle ważne jest przy tym, by dany system księgowy był uaktualniony. W przeciwnym wypadku mogą zaistnieć problemy w wysyłce rejestru VAT.

Tak przygotowany JPK_VAT wraz z deklaracją można podpisać z użyciem następujących narzędzi:

• podpis elektroniczny z Polski lub innego kraju należącego do UE;
• profil zaufany;
• dane autoryzujące.

Po złożeniu pliku JPK_VAT za okres miesięczny lub kwartalny podatnik ma możliwość pobrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Jest to dokument potwierdzający złożenie dokumentów podatkowych. Może być on cennym dowodem podczas kontroli.

Zapłata zobowiązania z tytułu podatku od towarów i usług a urząd skarbowy

W styczniu 2020 roku został wprowadzony indywidualny mikrorachunek podatkowy. Z jego pomocą można dokonywać rozliczeń w ramach takich zobowiązań, jak VAT oraz podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) i prawnych (CIT). Jest to znaczne ułatwienie dla firm, które mogą dzięki temu regulować najważniejsze zobowiązania podatkowe z użyciem jednego rachunku.

Formularz podatkowy VAT-7 a plik JPK (Jednolity Plik Kontrolny)

Jeśli chodzi o strukturę danych w ramach Jednolitego Pliku Kontrolnego, to zwraca się uwagę przede wszystkim na pliki JPK_VAT 7M oraz JPK_VAT 7K. Tymczasem system ten obejmuje znacznie więcej rodzajów struktur. Należą do nich również takie rozwiązania, jak między innymi:

• JPK FA (zestawienie faktur);
• JPK KR (dane pochodzące z pełnych ksiąg rachunkowych);
• JPK WB (zestawienia z wyciągów bankowych);
• JPK MAG (zapisy dotyczące gospodarki magazynowej w firmie);
• JPK PKPIR (rekordy z Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów);
• JPK EWP (zapisy pochodzące z ewidencji przychodów, którą muszą prowadzić podatnicy w ramach tzw. ryczałtu).

Prawidłowe tworzenie deklaracji VAT (miesięcznego VAT-7 lub VAT-7 K) jest obowiązkiem przedsiębiorcy prowadzącego aktywność biznesową i zarejestrowanego na cele podatku od towarów i usług. Za nieprzestrzeganie przepisów w tej materii grozi odpowiedzialność karna skarbowa, przez co rozumie się m.in. groźbę sankcji finansowych. Jednocześnie trzeba mieć na uwadze fakt, iż rozliczanie podatku VAT to ważne, ale nie jedyne zadanie, które muszą wykonać przedsiębiorcy. Oprócz tego konieczne jest spełnienie szeregu innych wymogów, w tym np. rzetelne prowadzenie ewidencji księgowej, terminowe rozliczenia PIT lub CIT, używanie Białej listy itp.