4 miesięcy temu
Tak orzekł Sąd Najwyższy w postanowieniu z 17 stycznia 2024 r[1]. Potwierdził on swoje dotychczasowe podejście, iż pracodawca nie ma obowiązku każdorazowego przekazywania pracownikom pisemnej informacji z zakresem ich obowiązków na zajmowanym stanowisku.
Pisemny zakres obowiązków pracownika, a wymogi prawa pracy
Według Kodeksu pracy pracodawcy mają obowiązek zaznajamiania nowych pracowników z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami[2]. Nie precyzują natomiast formy, w jakiej ma to nastąpić.
W praktyce firmy często stosują pisemne zakresy obowiązków. Wtedy powinny one trafić do części B akt osobowych, co wynika z rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej[3]. Ma to jednak zastosowanie tylko „jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę”[4].
Informacja ustna i elektroniczna
Orzecznictwo sądów potwierdza, iż spełnienie wymogu dotyczącego zapoznania pracowników z ich zakresem obowiązków może być dokonane w dowolnej formie, w tym w ramach ustnego instruktażu.
Stopień szczegółowości takiej informacji powinien uwzględniać:
- charakter pracy,
- skalę jej złożoności,
- wykształcenie,
- zawodowe doświadczenie pracownika.
Im praca jest mniej skomplikowana, a pracownik bardziej doświadczony – tym prostszy i mniej szczegółowy może być instruktaż.
W komentowanym postanowieniu Sąd Najwyższy podkreślił, iż biorąc pod uwagę aktualne możliwości techniczne, zaznajomienie z zakresem obowiązków może odbyć się również za pośrednictwem intranetu. To ukłon w stronę istniejącego już od wielu lat trendu umieszczania wewnętrznych regulacji i informacji dla pracowników na ogólnodostępnym dysku lub w chmurze, widocznego szczególnie w dużych, międzynarodowych korporacjach.
Rezygnacja z pisemnego zakresu obowiązków pracowniczych – czy zawsze korzystna dla pracodawcy?
Z naszej praktyki wynika, iż spisywanie i przekazywanie pracownikom zakresów ich obowiązków, choćby poprzez maila lub ustnie, czy choćby odbieranie od nich potwierdzenia odbycia instruktażu lub zapoznania się z takim zakresem może być korzystne dla pracodawcy. Daje mu to argumenty w ewentualnym sporze dotyczącym np. rozwiązania umowy o pracę z uwagi na nieprawidłowe wykonywanie obowiązków czy nałożenia kary porządkowej.
Dla oceny pracy pracownika najważniejsze jest, żeby wiedział, czego wymaga się od niego na danym stanowisku. Same oczekiwania pracodawcy, o których pracownik nie zostanie wyraźnie poinformowany przy zawieraniu umowy o pracę i potem w jej trakcie, mogą być niewystarczające.
Podobnie potwierdzony z pracownikiem zakres obowiązków może być kluczowy pod kątem oceny przejścia praw własności intelektualnej, o ile w ramach wykonywanych obowiązków tworzy on utwory, bazy danych czy programy komputerowe.
Jednak – jak trafnie podkreślił SN w orzeczeniu:
„samo niezamieszczenie dokumentu z opisem obowiązków w aktach pracowniczych lub też brak jednoznacznego potwierdzenia przez pracownika, czy zapoznał się z zakresem zadań zamieszczonym w intranecie, nie ma decydującego znaczenia. Kwestia ta oceniana jest przez pryzmat całokształtu zachowań pracownika w trakcie zatrudnienia oraz ocenę całego zebranego w danej sprawie materiału dowodowego, nie zaś wyłącznie jednego dokumentu”.
Zakres obowiązków = element umowy o pracę?
I na koniec praktyczny tip – warto każdorazowo zastanowić się, czy zakres obowiązków powinien znajdować się w treści lub być załącznikiem do umowy o pracę (być jej integralną częścią), co jest powszechnym zjawiskiem na rynku. W takich przypadkach może jednak pojawiać się wątpliwość, czy drobne zmiany w spisie obowiązków wymagają zawarcia z pracownikiem porozumienia zmieniającego, czy choćby złożenia mu wypowiedzenia zmieniającego.
Jeżeli mają Państwo pytania do tego tematu – zachęcamy do kontaktu.
[1] sygn. akt III PSK 26/23
[2] art. 94 pkt 1 Kodeksu pracy
[3] Rozporządzenie MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
[4] § 3 pkt 2 lit. c Rozporządzenia MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
