E-Doręczenia – terminy, obowiązki i zalety rozwiązania

Od 1 stycznia 2025 roku pierwsze podmioty są zobowiązane do używania skrzynki do e-Doręczeń. Ma ona zastąpić komunikację tradycyjną między podmiotami publicznymi i prywatnymi. Jak dokładnie działają e-Doręczenia? Kto musi je stosować? Jakie korzyści dla organizacji niesie to elektroniczne rozwiązanie? Odpowiedzi na te i inne pytania przedstawiamy w formie pigułki najważniejszych informacji o e-Doręczeniach.

Na czym polegają e-Doręczenia?

e-Doręczenia to usługa, dzięki której możliwe jest wysyłanie i odbieranie elektronicznej korespondencji. „Elektroniczny list” przesłany za pośrednictwem skrzynki do e-Doręczeń jest równoważny z przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru. Dotyczy to nie tylko korespondencji do urzędów, sądów czy innych instytucji publicznych.

e-Doręczenia mogą mieć również zastosowanie w relacjach między podmiotami prywatnymi (np. między spółkami). Warunkiem jest posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) oraz aktywna usługa KURDE (kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego).

e-Doręczenia to tzw. usługa zaufania (jak np. podpis zaufany). Wynika to między innymi z tego, iż zaufany dostawca tej usługi (obecnie Poczta Polska, Certum, Autenti, PWPW oraz KFJ Inwestycje) odpowiada za czynności, takie jak:

• potwierdzanie wymiany danych;
• identyfikacja nadawcy i odbiorcy;
• zabezpieczanie dokumentów tak, żeby nikt nie mógł w nie ingerować.

Jednocześnie system wytwarza wszelkie niezbędne dowody, w tym potwierdzenia nadania oraz odbioru dla całego procesu.

Jak uzyskać adres do e-Doręczeń?

Adres do doręczeń elektronicznych jest nadawany indywidualnie danemu podmiotowi i nie może zmienić właściciela. Nie jest to adres e-mail, a ciąg znaków, który umożliwia jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata.

Wniosek o nadanie ADE można złożyć na rządowej stronie internetowej. W przypadku osób prawnych w dokumencie trzeba wskazać administratora skrzynki, czyli osobę uprawnioną do aktywacji adresu do e-Doręczeń oraz zarządzania skrzynką.

Uzyskanie adresu do e-Doręczeń to nie wszystko – jak przygotować organizację?

Oficjalne wprowadzenie obowiązku stosowania e-Doręczeń było kilkukrotnie przekładane. Jedną z przyczyn tych opóźnień był szeroki zakres działań, które musieli podjąć przedsiębiorcy w celu wdrożenia omawianego e-rozwiązania.

Część podmiotów, które zgodnie z harmonogramem nie muszą jeszcze korzystać z adresów do doręczeń elektronicznych, ma realizację tych przedsięwzięć przed sobą. Na co powinny zwrócić uwagę? W ramach przygotowań do wdrożenia e-Doręczeń w organizacji trzeba zadbać w szczególności o:

• weryfikację obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie;
• wybór działów, które będą zaangażowane w elektroniczną wymianę pism;
• przydzielenie funkcji administratora;
• przygotowanie dokumentacji (RODO / HR) związanej z nowymi obowiązkami.

Jakie są plusy związane z e-Doręczeniami?

Do plusów korzystania z adresu do e-Doręczeń bez wątpienia należy bardzo wysoki standard bezpieczeństwa przesyłanej korespondencji. Głównym atutem jest to, iż wiadomości są zabezpieczone przed zmianami. Dodatkowo użytkownik jasno widzi, od kogo pochodzi poczta lub do kogo ją wysyła.

Kolejna zaleta e-Doręczeń dotyczy dostępności do skrzynki – można z niej korzystać w każdej chwili oraz na dowolnym urządzeniu. Dzięki temu da się ominąć długie kolejki na poczcie. Dodatkowo e-Doręczenia są częścią szerszej idei paperless. Korzystanie z tego rozwiązania umożliwia ograniczenie zużycia papieru, co ma pozytywny wpływ na środowisko naturalne.

Dodatkowo posiadanie adresu do e-Doręczeń będzie obligatoryjne dla wszystkich podmiotów, co ułatwi komunikację pomiędzy przedsiębiorcami a organami administracji publicznej. Jedynie osoby fizyczne będą mogły wybrać, czy chcą korzystać z elektronicznej skrzynki.

Kluczowe terminy

Od 01.01.2025 r. obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych mają nowe podmioty wpisywane w KRS (np. spółki, stowarzyszenia, fundacje) i zawody zaufania publicznego. Natomiast podmioty wpisane do KRS przed 01.01.2025 r. są zobowiązane do posiadania adresu do e-Doręczeń od 01.04.2025 r.

Od 01.01.2025 r. organy publiczne (m.in. ZUS, NFZ czy urzędy skarbowe) rozpoczęły elektroniczne dostarczanie pism. Z biegiem czasu coraz więcej instytucji publicznych będzie korzystało z adresów do e-Doręczeń. Jako ostatnie (od 01.10.2029 r.) do e-systemu mają obowiązkowo dołączyć:

• sądy;
• komornicy;
• prokuratura;
• policja.

Warto jednak dodać, iż od 01.07.2024 r. systemy komornicze zostały odpowiednio dostosowane do obsługi e-Doręczeń. Z tego względu chętni komornicy mogą już teraz korzystać z tej usługi. W najbliższych miesiącach praktyka pokaże, czy szybsze przystąpienie do systemu przez komorników zdało egzamin.

Terminy zakładania adresu do e-Doręczenia dla właścicieli JDG

Od 01.01.2025 r. przedsiębiorcy zakładający w CEIDG jednoosobową działalność gospodarczą będą zobowiązani podać dane do utworzenia adresu do doręczeń elektronicznych. Informacje te muszą udostępnić także osoby, które prowadziły JDG przed 01.01.2025 r., ale dokonają zmiany wpisu w CEIDG pomiędzy 01.07.2025 r. a 30.09.2026 r.

W pozostałych przypadkach osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG mają obowiązek założenia adresu do e-Doręczeń do 01.10.2026 r.

W przypadku problemów lub pytań dotyczących korzystania z e-Doręczeń zachęcamy do kontaktu. Pomożemy w dobraniu typu skrzynki (prywatna lub publiczna) do potrzeb danej organizacji i zaplanujemy cały proces wdrożenia.