Faktury KSeF a usługi najmu nieruchomości

Zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; dalej: VATU), obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia usług najmu powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż z upływem terminu płatności. Termin ten jest jednak w praktyce często uzależniony od wystawienia faktury – a więc, patrz punkt pierwszy! To wystawienie faktury decyduje zwykle o konieczności rozliczenia podatku z tytułu najmu (nie tylko nieruchomości zresztą, ale na tym się skupmy). Jakkolwiek usługi najmu zasłużyły na szereg innych szczególnych przepisów VATU to jednak ten ww. wydaje się w kontekście obowiązkowego KSeF najważniejszy. Mamy to bowiem wyraźny styczny punkt pomiędzy rozliczeniem podatku a wystawieniem faktury. A więc tym, co jak się wydaje w kontekście obowiązkowego KSeF jest najważniejsze.

Najem nieruchomości użytkowych

Zgodnie z art. 106ga ust. 1 VATU, podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. W przypadku nieruchomości użytkowych trudno wyobrazić sobie sytuację, w której nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. Zatem można przyjąć, iż faktury tego rodzaju będą wystawiane w sposób ustrukturyzowany na zasadach ogólnych.

Najem nieruchomości mieszkalnych

Inaczej sprawa wygląda w przypadku najmu lokali mieszkalnych. Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 36 VATU, zwolnione z VAT są usługi w zakresie wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe lub na rzecz społecznych agencji najmu. Zwolnieniem objęta jest jedynie usługa świadczona bezpośrednio na rzecz osoby realizującej poprzez korzystanie z wynajmowanego lokalu swój cel mieszkaniowy (co szczegółowo potwierdziła interpretacja ogólna Ministra Finansów z 8.10.2021 r., PT1.8101.1.2021, Legalis). Oczywiście, usługi zwolnione z VAT nie są wyłączone z obowiązkowego KSeF. Z drugiej strony, nie będzie można wystawiać w KSeF faktur na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. A siłą rzeczy tylko takie podmioty mogą realizować swój cel mieszkaniowy. Można więc bez większego ryzyka uznać, iż jeżeli usługa najmu lokalu mieszkaniowego korzysta ze zwolnienia z VAT to najpewniej nie trzeba wystawiać w takim przypadku faktury ustrukturyzowanej. Tym bardziej, iż zgodnie z art. 106b ust. 2 VATU podatnik w ogóle nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 VATU. Może to uczynić, jeżeli chce. Ale najpewniej nie w sposób ustrukturyzowany (niedostępny dla relacji B2C).

Z przywoływanej interpretacji ogólnej wynika, iż nie skorzysta ze zwolnienia usługa nieruchomości o charakterze mieszkalnym (np. lokalu mieszkalnego), świadczona na rzecz podmiotu gospodarczego, który wykorzystuje wynajmowaną nieruchomość na potrzeby prowadzonej działalności. A więc, np. podnajmuje tę nieruchomość innym podmiotom na cele mieszkaniowe. W tym przypadku najpewniej faktura dokumentująca taką usługę będzie ustrukturyzowana. Chyba, iż wynajmujący korzysta z innego zwolnienia z VAT (tym razem podmiotowego, z art. 113 ust. 1 VATU dla podatników osiągających obrót poniżej 200.000 PLN). On w ogóle nie musi wystawiać faktur. Ale jeżeli się zdecyduje, będzie to od 1.7.2024 r. faktura wystawiona przez KSeF.

Najem nieruchomości na rzecz podmiotów zagranicznych

Zdarza się, iż najemcą nieruchomości użytkowych są podmioty z innych państw UE. Zgodnie z art. 106gb ust. 4 VATU, gdy nabywcą usługi jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju (uczestniczącego w nabyciu towaru), faktura ustrukturyzowana (oznaczona kodem QR) jest udostępniana w sposób z nim uzgodniony. jeżeli jednak kontrahent zagraniczny posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej i uczestniczy ono w transakcji, wówczas polski usługodawca ma obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej przez KSeF bez konieczności dodatkowego udostępniania. Niezależnie jednak od tego która z ww. opcji znajdzie zastosowanie, faktura dokumentująca najem powinna być wystawiona w KSeF, ze stawką krajową.

Elementy treściowe faktury ustrukturyzowanej dokumentującej najem

Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 6 VATU, faktura powinna zawierć datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury. W przypadku usługi najmu struktura KSeF określa ww. wymóg inaczej. Mianowicie, faktura powinna zawierać element zawierający okres, którego dotyczy faktura. Składa się z pól „P_6_Od” (Data początkowa okresu, którego dotyczy faktura) oraz „P_6_Do” (data końcowa okresu, którego dotyczy faktura).