12 godzin temu
W poprzednim artykule pisałam o obowiązkach sprzedawców internetowych wynikających z GPSR. W tym artykule opiszę obowiązki dystrybutorów, gdyż w wielu przypadkach sprzedawcy internetowi będą pełnić właśnie rolę dystrybutora.
- Kto jest dystrybutorem?
- Weryfikacja produktu przed sprzedażą
- Dbałość o bezpieczne magazynowanie i transport
- Reagowanie na sygnały o niebezpiecznych produktach
- Przykładowe działania: ostrzeżenia i odzyskanie produktu
- Tipy praktyczne
- Kary i konsekwencje za niedopełnienie obowiązków
- Podsumowanie
Kto jest dystrybutorem?
W ujęciu GPSR dystrybutorem jest każda osoba (fizyczna lub prawna), która w ramach prowadzonej działalności gospodarczej udostępnia produkty na rynku UE, nie będąc jednocześnie producentem ani importerem. jeżeli prowadzisz sklep internetowy i kupujesz towary od producenta (z UE) albo od polskiego importera, to stajesz się dystrybutorem. Twoim zadaniem jest m.in. weryfikacja, czy produkty, które sprzedajesz online są bezpieczne. O tym jak to sprawdzić dowiesz się z dalszej części artykułu.
Weryfikacja produktu przed sprzedażą
Zanim wystawisz produkt w swoim sklepie, GPSR nakłada na Ciebie obowiązek weryfikacji podstawowych elementów bezpieczeństwa:
- Oznaczenia i dane kontaktowe producenta (albo importera). Informacje takie jak: imię i nazwisko lub nazwa, zarejestrowana nazwa handlowa lub zarejestrowany znak towarowy, adres pocztowy i elektroniczny muszą być umieszczone na produkcie, a o ile nie jest to możliwe – na opakowaniu lub w dokumencie dołączonym do produktu.
- Instrukcja i ostrzeżenia bezpieczeństwa w języku adekwatnym dla rynku, na którym następuje sprzedaż (dla Polski – w języku polskim).
- Numer typu, partii lub serii lub inne oznaczenie umożliwiające identyfikację (umieszczone na produkcie, a o ile nie jest to możliwe – na opakowaniu lub w dokumencie dołączonym do produktu.
Jeśli zdiagnozujesz jakiekolwiek braki, powinieneś odmówić przyjęcia dostawy od producenta/importera i wprowadzenia takiego produktu do obrotu. Do momentu usunięcia tych nieprawidłowości produkt nie może trafić do sprzedaży.
Dbałość o bezpieczne magazynowanie i transport
Kolejny aspekt dotyczy sposobu obchodzenia się z produktem po jego odebraniu. choćby jeżeli towar jest zgodny z przepisami i ma wszystkie wymagane oznaczenia, możesz nieświadomie doprowadzić do obniżenia poziomu bezpieczeństwa.
Przykład:
- kosmetyki w areozolu (dezodoranty, lakiery do włosów) – źle przechowywane mogą się rozszczelnić lub eksplodować.
Reagowanie na sygnały o niebezpiecznych produktach
GPSR wprowadza wzmożony obowiązek współpracy w łańcuchu dostaw i współpracy z organami nadzoru. Oznacza to, że:
- Jeżeli którykolwiek klient lub inny podmiot zgłosi Ci, iż produkt jest niebezpieczny, Twoim zadaniem jest niezwłoczne poinformowanie producenta (lub importera).
- Upewnij się, iż zostają wdrożone środki naprawcze (np. wycofanie produktu z rynku, odzyskanie go od konsumentów, przesłanie ostrzeżenia). jeżeli producent lub importer tego nie zrobią, sam musisz podjąć działania.
- W razie istotnego zagrożenia, jeżeli producent nie reaguje na zgłoszenie dystrybutora, należy poinformować także organy nadzoru rynku za pośrednictwem Safety Business Gateway.
Takie podejście ma zapewnić, iż produkty niebezpieczne zostaną gwałtownie wycofane z obrotu lub naprawione, a konsumenci – odpowiednio ostrzeżeni.
Przykładowe działania: ostrzeżenia i odzyskanie produktu
Ostrzeżenie o nowym ryzyku
Bywają sytuacje, w których produkt może przez cały czas być używany, pod warunkiem iż konsument postępuje w ściśle określony sposób. Może się tak stać np. wtedy, gdy w toku eksploatacji wykryto, iż przedmiot źle reaguje na skrajne temperatury. W takiej sytuacji wystarczy „ostrzeżenie o bezpieczeństwie” – w imieniu producenta (lub importera) prześlesz je do klientów, prosząc o zachowanie ostrożności.
Wycofanie produktu z rynku i odzyskanie od konsumentów
Jeżeli jednak stwierdzone ryzyko jest wysokie, producent (a w razie jego bezczynności – dystrybutor) powinien wdrożyć procedurę odzyskania produktu. Oznacza to:
- wycofanie go z ofert we wszystkich kanałach sprzedaży (np. sklep online, stacjonarny);
- poinformowanie dotychczasowych nabywców, aby zaprzestali używania towaru i – w zależności od polityki – przekazali go do zwrotu, a w zamian otrzymują naprawiony lub bezpieczny egzemplarz, bądź zwrot pieniędzy;
- powiadomienie organów nadzoru rynku.
Z punktu widzenia dystrybutora ważne jest zachowanie dokumentacji potwierdzającej, iż próbowałeś dotrzeć do klientów (np. korespondencja e-mail, SMS).
Tipy praktyczne
Tip 1: Stwórz krótką checklistę do weryfikacji produktów:
- Czy produkt ma oznaczenie producenta/importera?
- Czy posiada instrukcję w języku polskim?
- Czy jest numer partii?
Tip 2: Pamiętaj o osobnej procedurze „awaryjnej” na wypadek skargi klientów.
- Kto w firmie odpowiada za przyjęcie zgłoszenia?
- Kto, w jaki sposób i kiedy ma poinformować producenta/importera?
- Działania na wypadek bezczynności producenta/importera.
Tip 3: Dokumentuj swoje działania.
Dzięki temu w razie kontroli organów nadzoru możesz udowodnić, iż działasz w sposób odpowiedzialny i zgodny z prawem.
Tip 4: Regularnie śledź zmiany w prawie i wytyczne organów.
GPSR jest stosunkowo nowym aktem prawnym, a doświadczenia z jego stosowaniem będą ewoluować. Bądź na bieżąco ze wskazówkami Komisji Europejskiej i organów krajowych, by nie przegapić istotnych aktualizacji.
Kary i konsekwencje za niedopełnienie obowiązków
Wielu e-commerce managerów zdaje sobie sprawę z reputacyjnego ryzyka związanego z wprowadzeniem niebezpiecznego towaru do sprzedaży. Niezadowoleni klienci mogą zaszkodzić opinii o firmie. Jednak GPSR przewiduje również potencjalne kary administracyjne lub finansowe, jeżeli okaże się, iż dystrybutor zaniedbał ustawowe obowiązki (np. zignorował sygnały o wadliwości).
Podsumowanie
Pod rządami GPSR dystrybutor przestał być wyłącznie biernym „pośrednikiem”. Dziś to aktywny uczestnik łańcucha bezpieczeństwa produktu. Co to oznacza w praktyce dla Ciebie, jako e-commerce managera?
- Weryfikuj każdy nowy produkt pod kątem oznaczeń i dokumentacji.
- Zapewnij adekwatne warunki magazynowania i transportu.
- Bądź czujny na każde sygnały konsumentów o potencjalnym zagrożeniu.
- Współpracuj z producentem i importerem – w razie ich bezczynności weź na siebie rolę inicjatora działań naprawczych.
- Dokumentuj wszystko – od checklist po e-maile z klientami.
W praktyce przełoży się to na lepszy wizerunek Twojej marki, większe zaufanie ze strony klientów i zminimalizowanie ryzyka prawnego. Chociaż brzmi to jak dodatkowa praca, w perspektywie długoterminowej zabezpieczasz w ten sposób swój biznes. Bezpieczny produkt to bowiem nie tylko wymóg prawny, ale i element profesjonalnego e-commerce.
Tym samym, myśl o sobie nie jak o kimś, kto tylko „sprzedaje” cudzy produkt, ale jak o podmiocie, który współtworzy rynek z bezpiecznymi towarami. Gdy klienci widzą, iż traktujesz te kwestie priorytetowo, zyskujesz w ich oczach i możesz budować trwałe relacje oparte na zaufaniu.
