HR Detektywi #82 Obowiązki w kadrach i płacach na finiszu 2023. Wskazówki i pułapki!

News 1: Bony i talony dla pracowników? Opodatkuj we adekwatnym czasie!

Bony dla pracowników zamówione, zapakowane, opisane a… pracownicy na urlopach, zwolnieniach lekarskich lub home office. I co teraz? Pamiętaj, iż na liście płac musisz je opodatkować w miesiącu, w którym przekazane zostały pracownikowi, a on pokwitował ich odbiór! Nie możesz uwzględnić ich w liście płac za grudzień, jeżeli pracownik faktycznie nie osiągnął przychodu, czyli nie odebrał bonów.

Na gruncie przepisów podatkowych przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Przychód powstaje zatem w momencie wypłaty wynagrodzenia, a w przypadku bonów i talonów, w chwili przekazania ich pracownikowi. Do obowiązków pracodawcy należy odprowadzenie PDOF i składek ZUS (jeśli finansowane są ze środków obrotowych firmy). Zaś rozliczenie składkowo-podatkowe następuje po upływie miesiąca kalendarzowego, w terminach ustawowych, w stosunku do przychodów osiągniętych w danym miesiącu.

Świadczenia finansowane z ZFŚS na cele socjalne nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, jeżeli pracodawca przy określaniu wysokości przyznawanych świadczeń bierze pod uwagę sytuację życiową, rodzinną i materialną pracowników. Udzielenie świadczeń bez uwzględnienia kryteriów, czyli po równo dla wszystkich pracowników, stoi w sprzeczności z celami działalności socjalnej.

Z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych mogą być finansowane jedynie te rodzaje działalności socjalnej, które są objęte ustawową definicją działalności socjalnej. Wykluczone jest zatem finansowanie świadczeń przyznanych pracownikom w związku z ich zatrudnieniem w określonej firmie, takich jak polisy ubezpieczeniowe, zakwaterowanie, dowóz do pracy, wyżywienie czy wreszcie składki na ubezpieczenie społeczne.

Bony i talony sfinansowane z ZFŚS wyłączone są z oskładkowania, czyli nie stanowią podstawy naliczenia składek ba ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.

News 2: Korekta odpisu na ZFŚS tylko do 31 grudnia 2023 roku

Nie lubimy tego robić, ale musimy… Do końca grudnia pracodawcy zobowiązani są do skorygowania odpisów podstawowych na ZFŚS. Na mocy art. 5 ust. 1 ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych pracodawca dokonuje corocznego odpisu podstawowego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych, jednak nie musi ona odpowiadać realnej liczbie zatrudnionych w ciągu roku kalendarzowego. Rotacji nie unikniemy.

Zatem jeżeli rzeczywiste zatrudnienie w firmie przekracza szacowaną wartość, pracodawca ma obowiązek wyrównania zaniżonego odpisu. W praktyce korekty dokonujemy tego na ostatni dzień grudnia danego roku kalendarzowego. Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na rok 2023 pracodawca przekazuje na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, uwzględniając dotychczas przekazaną kwotę odpisów i zwiększeń.

Odpis obligatoryjny na jednego zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach pracy wynosi:

• od 1.01.2023 r. do 30.06.2023 r. – 1.662,97 zł
• od 1.07.2023 r. do 31.12.2023 r. – 1.914,34 zł

News 3: Ostatnia szansa na urlopy i przywileje! Wiele z nich przepadnie bezpowrotnie…

Tegoroczna nowelizacja Kodeksu pracy wdrażająca unijną dyrektywę work-life balance wprowadziła do biznesowego życia nowe urlopy i zwolnienia od pracy. Pracownicy zyskali aż 7 dodatkowych dni wolnego, które wraz z końcem roku przepadną.

• Urlop z tytułu działania siły wyższej – dwa dni (lub wymiennie 16 godzin) zwolnienia, których powodem jest działanie siły wyższej; dotyczy pilnych spraw rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, w których niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika. Za czas zwolnienia pracownik zachowuje prawo do połowy wynagrodzenia, przy obliczeniu którego stosuje się zasady obowiązujące przy naliczaniu wynagrodzenia za urlop (składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy).
• Urlop opiekuńczy – pięć dni na zapewnienie osobistej opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych: członkowi rodziny (dzieciom, małżonkowi, rodzicom) lub osobie zamieszkującej we wspólnym gospodarstwie domowym. We wniosku o urlop podać należy imię i nazwisko osoby, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych, przyczynę konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia oraz (w przypadku członka rodziny) stopień pokrewieństwa z pracownikiem, zaś w przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny ‒ adres zamieszkania tej osoby. Za czas korzystania z urlopu opiekuńczego pracownik nie otrzyma wynagrodzenia – urlop jest bezpłatny.
• Opieka nad dzieckiem do 14 r.ż. z art. 188 Kp – 2 dni lub 16 godzin, z których może skorzystać tylko jeden rodzic bez względu na liczbę dzieci. Ten urlop płatny jest w 100%. O sposobie wykorzystania urlopu (w dniach lub godzinach) pracownik decyduje w pierwszym wniosku złożonym w trakcie roku.
• Urlop na żądanie – łączny wymiar urlopu udzielanego w oparciu o art. 167 (2) nie może przekroczyć 4 dni w roku kalendarzowym, niezależnie od ilości pracodawców, u których pracownik pracował w danym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, iż jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy. Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego. Niewykorzystany urlop na żądanie przepada (nie kumuluje się na rok następny), jednocześnie jednak, wraz z nowym rokiem, zmienia swój status na zaległy urlop wypoczynkowy.

Ostatnią, ciekawą i nową instytucją, z której limitem przyjdzie nam się zmierzyć, są 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej w roku kalendarzowym. Przypomnijmy, iż okazjonalna praca zdalna to praca świadczona poza stałym miejscem zatrudnienia. Pracownicy mogą w danym roku kalendarzowym wnioskować o 24 dni pracy zdalnej, jednak ostatecznie o jej udzieleniu decyduje pracodawca. Warto wiedzieć, iż wymiar pracy zdalnej okazjonalnej nie jest zależny od wymiaru czasu pracy pracownika w dniu, w którym wykonuje on pracę w tym trybie.

News 4: Zmiana płacy minimalnej – czy trzeba przygotować aneks do umowy?

Od 1 stycznia 2024 stawka minimalnego wynagrodzenia wzrośnie do magicznej kwoty 4242 zł brutto. W związku z tym mnożą się pytania – czy przygotować aneks do umowy? jeżeli tak, trzeba będzie zająć się tym jeszcze w grudniu… Musisz wiedzieć, iż w przepisach prawa pracy nie funkcjonuje pojęcie aneksu do umowy. Pracodawcy nierzadko jednak postanawiają o wprowadzeniu takiego dokumentu do obiegu. W praktyce, aneks stosowany jest najczęściej w przypadku przekazania informacji neutralnej lub oczywistej dla pracownika. Niektórzy pracodawcy decydują się na zastosowanie aneksu do umowy w związku z koniecznością zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w treści umowy o pracę.

Jeśli w treści umowy o pracę wynagrodzenie nie zostało określone poprzez podanie konkretnej kwoty, a jedynie poprzez zastosowanie zapisu o tym, iż pracownik otrzymuje minimalne wynagrodzenie zgodne z obowiązującą w danym roku ustawową stawką, wówczas pracodawca nie ma obowiązku sporządzania dokumentu aktualizującego treść umowy o pracę. W takim przypadku konieczne jest jednak poinformowanie pracownika, iż jego wynagrodzenie ulega zmianie w związku ze wzrostem kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę. Nie ma też konieczności aktualizacji “informacji o warunkach zatrudnienia”.

News 5 : Świąteczne prezenty dla emerytów i rencistów

W swojej wieloletniej praktyce zawodowej spotykam się niejednokrotnie z wielką dbałością firm o najstarszych, byłych już pracowników. W regulaminach ZFŚS przewidują oni często możliwość obdarowywania świątecznymi prezentami emerytów i rencistów. Przy tej okazji przypominam, iż są zwolnione ze składek ZUS, a także z podatku dochodowego.

Wolne od podatku dochodowego są świadczenia otrzymywane przez emerytów, rencistów lub osoby pobierające nauczycielskie świadczenie kompensacyjne, w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy, w tym od związków zawodowych – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 4500 zł.

Przepis ten zwalnia od podatku wyłącznie świadczenia o charakterze rzeczowym oraz ekwiwalenty pieniężne w zamian tych świadczeń, a więc m.in. paczki oraz bony, talony.

News 6: Niewykorzystany urlop na koniec roku. Czy należy się ekwiwalent?

– “Czy w związku z tym, iż kończy się rok, a ja nie wykorzystałem urlopu, dostanę za niego ekwiwalent?” Na te pytania właśnie przychodzi czas. To nie żart! Fantazja pracowników nie zna granic. Dlatego zebrałam dla Ciebie gotowe argumenty.

• Pracodawca nie zawsze ma obowiązek wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Przykładem niech będzie sytuacja, w której przedłużamy pracownikowi umowę o pracę, poprzez zawarcie bezpośrednio po zakończonej umowie, kolejnej. Pracodawca i pracownik postanowią wtedy o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawiania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy. Nie ma konieczności wypłaty ekwiwalentu pieniężnego. Wystarczające jest zobowiązanie pracownika do wykorzystania urlopu wypoczynkowego w naturze, w trakcie trwania nowo zawartej umowy o pracę.
• Rozwiązanie umowy o pracę – porozumienia stron, oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy złożone przez jedną ze stron stosunku pracy lub bez wypowiedzenia w trybie natychmiastowym. W tych sytuacjach pracownikowi przysługuje prawo do ekwiwalentu pieniężnego, pod warunkiem, iż nie wykorzystał całego przysługującego mu urlopu wypoczynkowego.
• Wygaśnięcie umowy – pracownik zmarł lub pracodawca zmarł lub pracownik jest nieobecny w pracy co najmniej 3 miesiące z powodu tymczasowego aresztowania. W takich przypadkach powstaje obowiązek rozliczenia zaległego urlopu i wypłata ekwiwalentu.

News 7: Coroczny przegląd danych gromadzonych w związku z prowadzeniem ZFŚS

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawcy muszą przeprowadzać roczny przegląd danych osobowych pracowników w kontekście działalności ZFŚS. Celem tego przeglądu jest identyfikacja i usunięcie danych, które nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane. W trakcie weryfikacji, należy dokładnie ocenić przydatność danych zarówno dla procesu przyznawania świadczeń, jak i w kontekście dochodzenia roszczeń czy obrony przed zarzutami w przypadku kontroli. Tylko dane, które są uznane za niezbędne do realizacji tych celów, mogą być przez cały czas przechowywane.

Po przeprowadzeniu weryfikacji warto sporządzić protokół, który szczegółowo dokumentuje, jakie informacje zostały usunięte. Taki dokument jest także istotny w przypadku kontroli przez UODO – dowodzi, iż pracodawca spełnił nałożony na niego obowiązek. W procesie weryfikacji ważne również ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób, które mają do nich uprawnienia ze względu na swoje obowiązki. jeżeli pewne dane są potrzebne tylko do dochodzenia roszczeń, nie powinny być dostępne dla wszystkich, a tylko dla wybranych członków komisji socjalnej. W praktyce często pracodawcy wprowadzają segregację dokumentacji – oddzielnie przechowują dane potrzebne do przyznania świadczeń, a oddzielnie te, które są przechowywane z innych powodów, ewentualnie ograniczają dostęp do określonych danych wybranych osobom.

News 8: Zwolnienia lekarskie na przełomie roku. To nie pułapka. To pole minowe!

Niby wszyscy znają te przepisy, ale w noworocznej zawierusze co roku pojawiają się tutaj błędy i pytania. Często to systemy kadrowo-płacowe, po styczniowych aktualizacjach, nie są w stanie dobrze zakwalifikować absencji. Dlatego przypominam. jeżeli pracownik przebywa na ciągłym zwolnieniu lekarskim w grudniu 2023 i styczniu 2024, bez żadnej przerwy, istotne jest dla nas, które świadczenie przysługuje mu na dzień 31 grudnia 2023 roku:

• jeśli 31 grudnia pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe, 1 stycznia również wypłacamy wynagrodzenie chorobowe. Przy czym okres od 1 stycznia zostanie zakwalifikowany do 33 (14) dni limitu na nowy rok
• jeśli 31 grudnia pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy, 1 stycznia również wypłacamy zasiłek chorobowy.

Przestrzegam! Sprawdź długotrwałe przerwy związane z macierzyństwem i urlopy rodzicielskie! Czy na pewno wprowadziłeś je również na 2024 rok? Żeby nie było, iż nie ostrzegałam

News 9: “HR, który rozmawia z pracownikami”. Jak to pięknie brzmi!

W tym roku, w okresie świąteczno-noworocznym, zyskaliśmy bardzo wiele wolnego czasu, dzięki temu, iż nie musimy kłopotać się z Polskim Ładem (żarty się mnie trzymają). Dlatego też zachęcam Cię do tego, by opracować (lub dopracować) noworoczoną komunikację do pracowników. Warto przypomnieć im o:

• konieczności aktualizacji danych osobowych, szczególnie w kontekście zbliżającej się Akcji PIT
• możliwości skorzystania z dodatkowych benefitów, które są dostępne w Twojej firmie, a z których mogą korzystać pracownicy i ich rodziny (ubezpieczenie medyczne, polisy na życie)
• zmianach w polityce wynagrodzeń, jeżeli takowe zachodzą
• zasadach, które obowiązują w Waszej firmie, a które obowiązują pracowników; przy tej okazji można również wspomnieć o firmowych wartościach.

News 10: “Kiedy PIT-y?!”

Niektórzy mówią, iż to pytanie w ich firmach padło już w październiku. Im bliżej końca grudnia, tym fala pytań będzie narastać, a apogeum nastanie między 27 grudnia i 7 stycznia. Nawiązując zatem do firmowej komunikacji przypomnijmy pracownikom, iż pracodawca (tudzież zleceniodawca) ma obowiązek przekazać informację PIT-11 w formie elektronicznej do urzędu skarbowego do końca stycznia roku następującego po roku, którego informacja dotyczy. Na przekazanie jej podatnikowi (a więc pracownikowi lub zleceniobiorcy) mamy czas, dany przez ustawodawcę, do końca lutego roku następującego po roku, którego informacja dotyczy.

Na moim blogu możesz znaleźć wiele materiałów, które pomogą Ci w opracowywaniu komunikatów do pracowników. Już teraz możesz pobrać pomocny planner na grudzień 2023. W przygotowaniu mam informator “Zmiany w kadrach i płacach 2024” oraz planner na styczeń 2024 roku. Bądź ze mną w kontakcie, odbieraj newslettery, a na pewno będziesz wiedzieć o wszystkich zmianach i nowościach!