Jak samodzielnie zrobić analizę ryzyka zgodnie z GPSR?

Piszę ten tekst z myślą o tych, których GPSR kwalifikuje, jako producentów. Producentem zgodnie z GPSR jest każdy, kto wytwarza produkt lub która zleca jego zaprojektowanie albo wytworzenie i sprzedaje ten produkt pod własną nazwą lub znakiem towarowym. Mówiąc prościej – producentem według GPSR będziesz zarówno w sytuacji, w której manualnie szyjesz ubrania, które sprzedajesz, jak i w sytuacji, gdy kupujesz gotowy produkt i jedynie odpowiednio go brandujesz.

Niezależnie od tego, czy prowadzisz działalność rękodzielniczą, czy Twój biznes to raczej tzw. white label, to analizę ryzyka musisz zrobić. To znaczy musisz wdrożyć całe GPSR, ale w tym wpisie skupimy się tylko na analizie ryzyka, bo jak zapytałam moich klientów pakietu GPSR, który dokument zaoszczędził im najwięcej czasu to wszyscy zgodnie wskazali analizę ryzyka. To ona przysparza najwięcej trudności przedsiębiorcom, jest zdecydowanie najtrudniejsza do samodzielnego ogarnięcia i dlatego to analizie ryzyka GPSR dedykowany jest ten wpis.

Analiza ryzyka GPSR, krótki kontekst

Zrobienie wpisu blogowego o całej analizie ryzyka byłoby rozmiaru pracy magisterskiej. Dlatego omówię najbardziej popularne elementy tej analizy i te przysparzające największe problemy. Tymczasem poniżej znajdziesz artykuł z rozporządzenia, który ma służyć jako “inspiracja” do stworzenia takiej analizy. Tak, stworzenia. Bo rozporządzenie nie mówi wprost jak stworzyć dokumenty, raczej wskazuje na efekt jaki masz osiągnąć. Dlatego jak tworzyliśmy jako pierwsi na rynku dokumentacje GPSR, to dosłownie było to wymyślanie koła od nowa.

Artykuł 6
Podczas oceny, czy produkt jest produktem bezpiecznym, uwzględnia się w szczególności następujące aspekty:
a) adekwatności produktu, w tym jego projekt, adekwatności techniczne, skład, opakowanie, instrukcję montażu oraz, w stosownych przypadkach, instrukcję dotyczącą instalacji, używania i konserwacji;
b) oddziaływanie na inne produkty, w przypadku gdy można racjonalnie przewidzieć, iż będzie on używany wraz z innymi produktami, w tym wzajemne połączenie tych produktów;
c) oddziaływanie, jakie inne produkty mogą mieć na produkt poddawany ocenie, w przypadku gdy można racjonalnie przewidzieć, iż inne produkty będą używane wraz z tym produktem, w tym oddziaływanie przedmiotów niezintegrowanych, które mają determinować, zmieniać lub uzupełniać sposób działania produktu poddawanego ocenie, co musi zostać uwzględnione przy ocenie bezpieczeństwa produktu poddawanego ocenie;
d) sposób prezentacji produktu, oznakowania na produkcie, w tym oznakowania informujące, czy produkt jest odpowiedni dla dzieci w określonym wieku, ostrzeżenia i instrukcje jego bezpiecznego używania i utylizacji, a także inne wskazówki lub informacje na temat produktu;
e) kategorie konsumentów używających produktu, w szczególności poprzez ocenę ryzyka dla konsumentów podatnych na zagrożenia, takich jak dzieci, osoby starsze i osoby z niepełnosprawnościami, a także wpływ różnic wynikających z płci na zdrowie i bezpieczeństwo;
f) wygląd produktu, o ile mógłby on skłonić konsumentów do używania produktu w sposób inny niż ten, dla którego został on zaprojektowany, a w szczególności w przypadku, gdy:
(i) produkt, który nie jest żywnością, przypomina ją, i można by go z nią pomylić ze względu na kształt, zapach, kolor, wygląd, opakowanie, oznakowanie, objętość, wielkość lub inne adekwatności, w związku z czym istnieje możliwość wzięcia go do ust, ssania lub połknięcia przez konsumentów, zwłaszcza przez dzieci;
(ii) produkt, choć nie został zaprojektowany ani nie jest przeznaczony do użytku przez dzieci, mógłby być używany przez dzieci lub przypomina przedmiot powszechnie uznawany za atrakcyjny dla dzieci lub przeznaczony do użytku przez dzieci ze względu na sposób jego zaprojektowania, opakowanie lub adekwatności;
g) gdy wymaga tego charakter produktu – odpowiednie adekwatności cyberbezpieczeństwa niezbędne do ochrony produktu przed wpływami zewnętrznymi, w tym działających w złej wierze osób trzecich, w przypadku gdy taki wpływ mógłby oddziaływać na bezpieczeństwo produktu, w tym możliwość utraty połączenia;
h) gdy wymaga tego charakter produktu – ewoluujące, uczące się i predykcyjne funkcje produktu.

Dobre wieści!
Nie musisz tworzyć koła od nowa, zastanawiać się, czy dobrze zinterpretowałaś/eś przepis, ryzykować, iż coś pominęłaś/pominąłeś. Możesz kupić gotową analizę ryzyka z inteligentnymi formułami, które automatycznie podliczają Ci wartości i określają ryzyko. Robienie analizy staje się 5 razy szybsze! Wyobrażasz sobie, ile czasu to Ci zaoszczędzi rocznie?!:D

Możesz też zdecydować się na ułatwienie całego procesu wdrażania GSPR w Twojej firmie, nie tylko analizy ryzyka. Sprawdź kompleksową dokumentację GPSR, gdzie znajdziesz nie tylko analizę ryzyka, dokumentację techniczną produktu, ale także wzory etykiet, zawiadomień, obowiązkowych rejestrów (dwadzieścia kilka dokumentów!)

Krok 1: Ustal, czy jesteś producentem wg GPSR

Zgodnie z GPSR każda osoba, która wytwarza produkt lub która zleca zaprojektowanie lub wytworzenie produktu i sprzedaje ten produkt pod własną nazwą lub własnym znakiem towarowym jest producentem. Tym samym, każdy przedsiębiorca np. z branży handmade, lub white label product, jest z punktu widzenia GPSR producentem. Ale nie każdy producent podlega pod GPSR.

Jak już pisałam w swoim wspomnianym poście “Rozporządzenie GPSR – najważniejsze informacje” – GPSR nie dotyczy sprzedawców produktów cyfrowych, ani usług, chyba iż te są powiązane z produktem fizycznym (np. smartwatch). Ponadto nie ma ono zastosowania do:

• produktów leczniczych do stosowania u ludzi ani do weterynaryjnych produktów leczniczych;
• żywności;
• pasz;
• żywych roślin i zwierząt, organizmów zmodyfikowanych genetycznie oraz mikroorganizmów zmodyfikowanych genetycznie stosowanych w sposób ograniczony, a także do produktów z roślin i zwierząt bezpośrednio związanych z ich przyszłym rozmnażaniem;
• produktów ubocznych pochodzenia zwierzęcego i produktów pochodnych;
• produktów ochrony roślin;
• sprzętu wykorzystywanego przez konsumentów do przemieszczania się lub podróży, w przypadku gdy jest on obsługiwany bezpośrednio przez usługodawcę w ramach usługi transportowej świadczonej konsumentom i nie jest obsługiwany przez samych konsumentów;
• statków powietrznych, o których mowa w art. 2 ust. 3 lit. d) rozporządzenia (UE) 2018/1139;
• antyków.

Innymi słowy, jeżeli nie ma Cię na tej liście, to masz gwarancję, iż Twoja działalność jest objęta GPSR.

Jeśli jesteś – czytaj dalej!

Krok 2: Sporządź listę swoich produktów

Zacznij od stworzenia listy wszystkich produktów, które oferujesz lub planujesz oferować. dla wszystkich z nich będziesz musiał/musiała przeprowadzić osobną analizę ryzyka oraz sporządzić dokumentację techniczną, która zawiera:

• opis produktu,
• jego zastosowanie,
• cechy wpływające na bezpieczeństwo użytkownika.

Przykład: jeżeli sprzedajesz świecę sojową, opisz z czego się składa, jak się ją użytkuje, jakie ryzyko stwarza (np. poparzenie, ryzyko pożaru), i do jakiej grupy odbiorców jest kierowana. Dokumentacja techniczna to osobny temat, ale analiza ryzyka zaraz stanie się dla Ciebie prostsza do ogarnięcia;)

Krok 3: Wybierz metodę oceny ryzyka

Twoja analiza musi mieć jakąś metodologię, ale GPSR nie narzuca jednej konkretnej formy. Chodzi o to, żeby Twoja analiza faktycznie była logiczna a nie przypadkowa. Jednym ze sposobów, który my wybraliśmy wnaszej dokumentacji to progi punktowe.

Każdemu czynnikowi przypisujesz liczbę punktów (np. 0–3) w zależności od poziomu ryzyka. Następnie sumujesz punkty i na tej podstawie oceniasz ryzyko jako:

• niskie,
• średnie,
• wysokie.

Konkretny przykład? W naszej analizie ryzyka dostępnej w sklepie każda podkategoria jak np. projekt, materiał, opakowanie ma opisane trzy rodzaje ryzyk z przykładami. Każdej tej podkategorii przypisane jest liczba od 0-3, która określa ryzyko. Wybierasz z listy, które ryzyko jest adekwatne dla Twojego produktu i po jej wybraniu automatycznie masz przypisaną wartość, która w podsumowaniu sumuje wszystkie pozostałe wartości wskazując końcowe ryzyko dla danego produktu. To jest gamechanger, od godziny na jeden produkt do dosłownie kilku minut! Zobacz na screenshot poniżej, jakie to ułatwienie! Zero zgadywania, zero kminienia, wszystko podane na talerzu! Powiedzieć, iż jaram się tym excelem to nie powiedzieć nic!;)

Krok 4: Przeprowadź analizę ryzyka

W analizie ryzyka chodzi o to, by ocenić bezpieczeństwo użytkowania Twojego produktu w realistycznych warunkach. GPSR wskazuje jasno, co trzeba wziąć pod uwagę:

Co należy uwzględnić:

• Właściwości produktu – projekt, materiały, sposób użycia, instrukcje, opakowanie.
• Interakcje z innymi produktami – czy produkt może wchodzić w reakcje z czymś innym (np. klej w biżuterii).
• Wpływ innych produktów na Twój produkt – czy Twój produkt działa bezpiecznie, gdy jest używany razem z innymi produktami, z którymi może być naturalnie łączony.
• Prezentacja produktu – opakowanie, oznakowanie, ostrzeżenia, instrukcje.
• Odbiorcy produktu – czy produkt jest odpowiedni dla dzieci, osób starszych, niepełnosprawnych.
• Wygląd produktu – czy może wprowadzać w błąd i być używany niezgodnie z przeznaczeniem.
• Cyberbezpieczeństwo – czy produkt ma odpowiednie zabezpieczenia przed zagrożeniami cybernetycznymi, np. dostępem osób trzecich, wyciekiem danych lub przejęciem kontroli.
• Ewoluujące, uczące się i predykcyjne funkcje produktu – czy produkt wykorzystujący algorytmy samouczenia lub przewidywania (np. urządzenia smart) jest odpowiednio zabezpieczony i czy jego działanie pozostaje przewidywalne oraz bezpieczne dla użytkownika.

Poniżej znajdziesz przykłady, które pokażą Ci, jak może wyglądać analiza ryzyka w praktyce. Takie podejście stosujemy w naszym Excelu — każda kategoria jest rozpisana, ma wyróżnione podkategorie i miejsce na ocenę poziomu ryzyka.

Jeśli któraś z kategorii nie dotyczy Twojego produktu (np. cyberbezpieczeństwo), po prostu zaznaczasz to jako „nie dotyczy” — i gotowe. Nie pomijasz, ale świadomie oznaczasz. To właśnie podejście zgodne z GPSR.

Przykład I – adekwatności produktu

To kategoria, którą analizujesz jako pierwszą i najważniejszą. Musisz wziąć pod uwagę:

• projekt,
• materiały,
• sposób działania,
• sposób używania,
• instrukcje (lub ich brak),
• opakowanie.

Przykłady:

• Biżuteria handmade – Czy zapięcie kolczyka nie zawiera ostrych krawędzi? Czy metal nie uczula? Czy koraliki nie odpadną i nie zostaną połknięte przez dziecko?
• Kosmetyki – Czy opakowanie jasno komunikuje sposób użycia? Czy konsument wie, iż np. olejek nie jest przeznaczony do spożycia? Czy produkt może wywołać reakcję alergiczną?
• Świece sojowe – Czy knot jest odpowiedniej długości? Czy etykieta ostrzega przed zostawianiem świecy bez nadzoru?

Zobacz jak to wygląda w moim excelu!

Przykład II – Interakcje z innymi produktami

Tu analizujesz, czy Twój produkt może wchodzić w reakcję z innymi produktami, z którymi klient może go używać równolegle.

Przykłady:

• Klej w biżuterii – Czy reaguje na perfumy lub pot? Czy może powodować osłabienie konstrukcji, jeżeli jest narażony na kosmetyki?
• Zestaw świeca + ozdobna podstawka – Czy są kompatybilne? Czy świeca nie przewraca się przez niestabilne dopasowanie?
• Ręcznie malowana ceramika – Czy użycie agresywnych detergentów może spowodować złuszczanie farby, co wpłynie na bezpieczeństwo użytkowania?

Przykład III – Wpływ innych produktów na Twój produkt

Tu analizujesz, czy Twój produkt działa bezpiecznie, gdy jest używany razem z innymi produktami, z którymi może być naturalnie łączony – np. zestawy, dodatki, kompatybilne akcesoria, ładowarki, pokrywki, aplikacje.

Chodzi o sytuacje, gdzie inny produkt wpływa na funkcjonowanie Twojego – i musisz ocenić, czy to wpływa na bezpieczeństwo.

Przykłady:

• Kubek z silikonową pokrywką innego producenta – Czy podczas parzenia herbaty para nie tworzy niebezpiecznego ciśnienia pod pokrywką?
• Kosmetyczny roller używany z olejkiem – Czy aplikacja olejku nie wpływa na trwałość powierzchni rollera? Czy nie dochodzi do uszkodzenia materiału?
• Kabel zasilający sprzedawany osobno – Czy jego parametry są zgodne z produktem, który będzie z niego korzystać? Czy nie prowadzi do przegrzania lub zwarcia?

Przykład IV – Prezentacja produktu

Tu analizujesz, czy klient rozumie, jak bezpiecznie korzystać z produktu, i czy nie zostanie wprowadzony w błąd.

Przykłady:

• Etykieta na świecy – Czy zawiera ostrzeżenie o niepozostawianiu zapalonej świecy bez nadzoru?
• Zabawka handmade – Czy jest informacja, iż nie jest przeznaczona dla dzieci poniżej 3. roku życia?
• Kosmetyk w słoiczku – Czy nie wygląda jak produkt spożywczy?

Przykład V – Odbiorcy produktu

Nie każdy produkt jest dla wszystkich. Musisz przeanalizować, czy Twój produkt może być bezpiecznie używany przez dzieci, osoby starsze, osoby z niepełnosprawnościami itp.

Przykłady:

• Dekoracje z drobnymi elementami – Mogą zostać połknięte przez dzieci.
• Ciężka donica ceramiczna – Może być zbyt trudna do przeniesienia dla seniorów lub osób z ograniczoną mobilnością.
• Ziołowy spray eteryczny – Może wywoływać reakcje u osób z astmą.

Przykład VI – Wygląd produktu

Czy Twój produkt nie wygląda jak coś, czym nie jest? To bardzo ważne, zwłaszcza gdy produkt może skłonić do nieprawidłowego użycia.

Przykłady:

• Kosmetyk w słoiczku przypominającym dżem – Może zostać przypadkowo zjedzony.
• Świeczka w formie deseru – Może wyglądać jak jadalna i zostać spożyta przez dziecko.
• Dekoracja w kształcie pluszaka – Może być potraktowana jak zabawka i nieść ryzyko dla dzieci.

Przykład VII – Cyberbezpieczeństwo

Jeśli Twój produkt ma jakiekolwiek funkcje cyfrowe lub jest podłączony do sieci, musisz przeanalizować zagrożenia cybernetyczne.

Przykłady:

• Urządzenie typu smart home – Czy dane są odpowiednio szyfrowane? Czy nie może dojść do przejęcia zdalnej kontroli?
• Zabawka z funkcją nagrywania dźwięku – Czy istnieje ryzyko podsłuchu lub nieautoryzowanego dostępu?
• Kosmetyczne urządzenie mobilne z aplikacją – Czy użytkownik musi podawać dane osobowe i czy są one odpowiednio chronione?

Jeśli Twój produkt nie ma żadnych funkcji cyfrowych ani nie łączy się z siecią – w analizie zaznaczasz „nie dotyczy”.

Przykład VIII – Ewoluujące, uczące się i predykcyjne funkcje produktu

Dotyczy produktów, które wykorzystują sztuczną inteligencję lub algorytmy uczące się. To zupełnie nowy obszar ryzyka – trzeba ocenić, czy działanie takiego produktu pozostaje przewidywalne i bezpieczne dla użytkownika.

Przykłady:

• Robot sprzątający uczący się rozkładu mieszkania – Czy można przewidzieć jego działanie? Czy nie „zabłądzi” w niepożądane miejsca?
• Urządzenie z funkcją personalizacji – Czy jego decyzje (np. dobór mocy, trybu, intensywności) są przez cały czas bezpieczne?
• Aplikacja rekomendująca pielęgnację skóry – Czy nie może zasugerować działań, które będą ryzykowne w danym przypadku?

Krok 5: Przeanalizuj półprodukty

Jeśli tworzysz produkt z kilku elementów — np. ze skóry, metalu, kleju — każdy z tych składników również musi zostać oceniony. Zastanów się:

• Czy półprodukt sam w sobie jest bezpieczny?
• Jak może wpłynąć na inne elementy całości?

Nie wystarczy sprawdzić „czy świeca jest bezpieczna” — musisz wiedzieć też, czy knot, wosk i olejek zapachowy nie tworzą ryzykownej kombinacji.

Pamiętaj, iż jeżeli potrzebujesz spersonalizowanych odpowiedzi służę pomocą na prywatnych konsultacjach! Szczegóły znajdziesz tutaj.

Krok 6: Zadbaj o przechowywanie dokumentacji

Żeby w razie kontroli móc wykazać, iż działasz legalnie i zgodnie z przepisami GPSR musisz mieć na to dokumenty. Rozporządzenie nie wskazuje konkretnej formy (cyfrowa lub drukowana), ale z pewnością musisz zadbać o jej bezpieczne przechowywanie. Zadbaj o bezpieczne miejsce (cyfrowe lub fizyczne), w którym możesz je gromadzić i z łatwością udostępnić w razie kontroli.

Pamiętaj, iż analiza ryzyka to tylko jeden z wielu dokumentów wymaganej przez prawo dokumentacji GPSR. jeżeli potrzebujesz kompleksowego zaopiekowania tematu, sprawdź naszą dokumentację GPSR, w której analiza ryzyka jest jednym z wielu dokumentów!

Podsumowanie

Analiza ryzyka to jeden z kluczowych obowiązków producenta zgodnie z GPSR. Nie trzeba do tego zespołu prawniczego — wystarczy:

• dobra znajomość swoich produktów,
• trochę czasu,
• i odpowiednie narzędzia.

Nie oszukujmy się – analiza ryzyka GPSR to nie jest zadanie „na oko”. Żeby naprawdę ją dobrze zrobić, musisz przeanalizować każdy produkt pod kilkunastoma kryteriami, osobno. A jeżeli masz 5, 10, 20 produktów? Sam widzisz.

Jeśli chcesz ułatwić sobie życie, zaoszczędzić masę czasu i mieć pewność, iż GPSR masz 100% legalne, nie wahaj się ani sekundy i zafunduj sobie ten komfort.

Przygotowałam gotowy Excel z analizą ryzyka, w którym:
Każde kryterium jest rozpisane na prostych zasadach,
Masz gotową skalę punktową,
Metodologia oceny jest zautomatyzowana,
Dostajesz podpowiedzi i przykłady,
Każdy produkt możesz robić w jednym dokumencie jako dodatkowa zakładka excela,
I możesz łatwo wszystko zarchiwizować!