8 miesięcy temu
Odpowiedź na to z pozoru proste pytanie ciągle budzi wątpliwości. W tym wpisie dzielimy się naszymi doświadczeniami, dając kilka wskazówek, co i w jakiej kolejności zrobić, aby zdalne rozwiązanie umowy przebiegło poprawnie i było prawnie skuteczne.
Krok 1. Upewnij się, czy możesz przeprowadzić spotkanie w formie zdalnej – sprawdź, czy możesz skutecznie podpisać wypowiedzenie.
Wypowiedzenie musi być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dlaczego? Dlatego, iż Kodeks pracy wymaga, aby wypowiedzenie zostało doręczone pracownikowi na piśmie, a tylko kwalifikowany podpis elektroniczny zapewnia ten skutek. Wypowiedzenie podpisane zwykłym podpisem elektronicznym, takim jak AdobeSign czy DocuSign, będzie co prawda skuteczne, ale wadliwe formalnie. Ponieważ w ten sposób nie zostanie zachowana wymagana przepisem forma pisemna, pracownik zyskałby podstawę do zaskarżenia rozwiązania umowy o pracę do sądu.
Jeśli nie posiadasz takiego podpisu, sprawdź czy jest ktoś, komu można udzielić pełnomocnictwa do rozwiązania umowy, np. Twój doradca prawny. Pełnomocnictwo powinno być udzielone tradycyjnie, na piśmie i doręczone pełnomocnikowi przed tym, zanim w imieniu pracodawcy podpisze dokumenty rozwiązujące umowę o pracę.
Jeśli pracodawca dysponuje podpisem albo zostanie ustanowiony pełnomocnik, można przejść do kroku 2.
Krok 2. Przygotuj dokument wypowiedzenia.
Dokument musi być gotowy i podpisany zanim dojdzie do spotkania. Oczywiście, dokument musi spełniać wszystkie wymogi Kodeksu pracy co do treści, wypowiedzenia, w tym przede wszystkim zawierać prawidłowo sformułowaną przyczynę wypowiedzenia (dla umów na czas określony lub nieokreślony). Nie ma w tym przypadku żadnych różnic w stosunku do zwykłego rozwiązania umowy w trakcie spotkania „na żywo”.
Jeśli w firmie działają organizacje związkowe trzeba będzie dodatkowo przeprowadzić procedurę konsultacji (najpierw ustalić, czy pracownik jest członkiem związku lub jest przez niego reprezentowany, a jeżeli tak – skonsultować wypowiedzenie z tą organizacją).
Krok 3. Zaplanuj spotkanie.
Spotkanie powinno się odbywać w trakcie dnia. Pozwoli to sprawdzić, a w razie sporu sądowego z pracownikiem wykazać, iż w dniu spotkania pracownik był obecny w pracy i wykonywał swoje zadania. To warunek konieczny ważności rozwiązania umowy o pracę, ponieważ w trakcie usprawiedliwionej nieobecności pracownik jest chroniony przed wręczeniem mu wypowiedzenia. jeżeli spotkanie zostanie umówione jako pierwsza rzecz w ciągu dnia, pracownik będzie mógł następczo argumentować, iż w tym dniu nie był obecny w pracy – a w spotkaniu wziął udział tylko po to, aby powiedzieć pracodawcy o swojej nieobecności z powodu choroby.
Nie ma obowiązku informowania pracownika o rzeczywistym celu spotkania; niestety otwarta komunikacja w tym zakresie zwiększa ryzyko, iż do spotkania w ogóle nie dojdzie.
W spotkaniu ze strony pracodawcy powinny brać udział co najmniej dwie osoby, tak aby firma miała świadka co do przebiegu spotkania. Warto jednak ograniczyć liczbę osób biorących udział w spotkaniu w imieniu pracodawcy, zbyt duża liczba osób potęguje wrażenie nierówności stron i jest często podnoszona przez pracowników w trakcie procesu jako argument za nieprawidłowością rozwiązania umowy.
Krok 4. Przebieg spotkania.
Jeśli jest pewne, iż w dniu spotkania pracownik świadczył pracę, można od razu przejść do adekwatnego tematu spotkaniu (jeśli nie ma takiej pewności, warto najpierw zapytać, czy i jakie obowiązki pracownik wykonywał w tym dniu). Pracownik musi być jasno poinformowany, iż pracodawca podjął decyzję o rozwiązaniu umowy o pracę. Równolegle należy wysłać pracownikowi wypowiedzenie na jego służbową skrzynkę mailową. jeżeli wypowiedzenie zostało podpisane przez pełnomocnika, warto wysłać pracownikowi skan pełnomocnictwa. Nie jest to obowiązkowe, ale pozwoli zawczasu uchylić wątpliwości co do tego, czy wypowiedzenie zostało podpisane przez uprawnioną osobę. Zmniejszy to ryzyko sporu. Poinformuj, iż wypowiedzenie zostało wysłane i poproś o jego otwarcie. Można także wyświetlić treść wypowiedzenia na ekranie. Warto po kolei omówić punkty wypowiedzenia, ze szczególnym uwzględnieniem przyczyny. Zawsze warto także dać pracownikowi możliwość zadania pytań i upewnić się, czy wszystko jest dla niego jasne.
Jeśli pracownik wyłączy się ze spotkania po poinformowaniu go o rozwiązaniu z nim umowy o pracę i wysłaniu wypowiedzenia na jego skrzynkę, będzie można uznać wypowiedzenie za skutecznie doręczone i nie trzeba będzie podejmować żadnych dodatkowych kroków (choć zawsze warto spisać notatkę z chronologii spotkania).
Jeśli pracownik wyłączy się ze spotkania zanim pracodawca przekaże informację o wypowiedzeniu umowy, niestety do rozwiązania umowy nie dojdzie – nie dojdzie bowiem choćby do próby dostarczenia pracownikowi oświadczenia woli. W takim wypadku, trzeba następczo wysłać wypowiedzenie na mailową skrzynkę z wyjaśnieniem, iż w wyniku wyłączenia się pracownika ze spotkania, nie było możliwości rozmowy, tak więc powinien sam zapoznać się z wypowiedzeniem, a w razie wątpliwości skontaktować się z pracodawcą.
Krok 5. Zakończenie spotkania.
Podobnie jak po spotkaniu „na żywo” dokument wypowiedzenia (kopia pracodawcy) zostanie umieszczony w aktach osobowych pracownika. Warto jednak pracownikowi powiedzieć, iż jego kopia jest na mailu i pracodawca nie będzie mu dodatkowo doręczał wydruku.
