KSeF – czym jest Krajowy System e-Faktur i kiedy zacznie obowiązywać?

Nie brakuje osób, które zastanawiają się, co oznacza tajemniczy skrót KSeF. Czym jest to rozwiązanie i czy dotyczy wszystkich przedsiębiorców? Od kiedy obowiązuje? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w artykule. Przeczytaj!

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rozwiązanie, które ma umożliwiać podatników zarówno wystawianie, jak i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. E-faktury mają zastąpić wersje papierowe i elektroniczne i wpłyną na działalność firmy w kwestiach finansowo-księgowych, prawnych i oczywiście technicznych. Planowane przez Ministerstwo Finansów nowe regulacje to prawdziwa rewolucja i duże wyzwanie, jeżeli chodzi o procesy, organizacje i technologie. Z pewnością warto wcześniej zapoznać się z informacjami na temat nowego systemu i przygotować do wprowadzania e-faktur. Czytaj nasz tekst, by być na bieżąco!

Co to jest KSeF?

Wiele osób zastanawia się, czym jest KSeF. Krajowy System e-Faktur funkcjonuje na razie jeszcze jako dobrowolne rozwiązanie. Można je uznać za centralną bazę faktur. Celem jego wdrożenia jest zastąpienie faktur papierowych poprzez wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej. Administratorem tego systemu teleinformatycznego jest Krajowa Administracja Skarbowa. Wdrożenie nastąpiło 1 stycznia 2022 r. w tej chwili Krajowy System e-Faktur nie jest obligatoryjny, ale niedługo ma się taki stać. Początkowo KSeF miał być obowiązkowy od drugiego kwartału 2023. Jednak, jak wynika z projektu decyzji Rady Unii Europejskiej, wystawiać faktury w systemie będzie trzeba najwcześniej od 1 stycznia 2024. To daje przedsiębiorcom pewien zapas czasu w to, żeby dowiedzieć się, jak wygląda korzystanie z aplikacji podatnika KSeF i jak się do tego przygotować.

Co to jest faktura elektroniczna?

Wraz z informacjami o wprowadzeniu KSeF pojawiło się dużo wątpliwości związanych z określeniem, czym jest e-faktura. Faktura elektroniczna i faktura ustrukturyzowana nie są oczywiście tożsamymi pojęciami. Czym jest zatem faktura elektroniczna? Według definicji zgodnej z ustawą o VAT jest to faktura wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. W praktyce z takim dokumentem spotyka się każdy, kto na przykład korzysta z internetu i dostaje od swojego dostawcy faktury na skrzynkę mailową. jeżeli chodzi o szczegółowy format takich dokumentów, nie jest on określony w ustawie. E-faktura różni się też od faktury przesyłanej drogą elektroniczną. Ta ostatnia to tradycyjny, papierowy dokument, który został zeskanowany i przesłany drogą mailową.

Co to są faktury ustrukturyzowane?

Faktury ustrukturyzowane zostały wprowadzone do obrotu gospodarczego 1 stycznia 2022 r. Inaczej nazywane są e-fakturami i mają związek z pojawieniem się systemu KSeF. Wprowadzenie e-faktur związane jest także z szerokim pakietem zmian podatkowych SLIM VAT 2. Faktura ustrukturyzowana stanowi, obok wersji papierowych i elektronicznych, trzeci typ dokumentów finansowych, które występują w polskim prawie podatkowym. Wystawiana jest przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur i ma numer, który pozwala zidentyfikować ją w systemie. Co ją wyróżnia?

1. Wystawiana jest zgodnie ze wzorem, który określają przepisy.
2. Do jej wystawienia potrzebne jest oprogramowanie, które współpracuje z systemem KSeF. Może być komercyjne (wówczas konieczna jest integracja), ale można skorzystać także z tego, które udostępnia Ministerstwo Finansów.
3. Faktura ustrukturyzowana zawiera zarówno wszystkie elementy, wymagane ustawą o VAT, jak i dodatkowe pola nieobowiązkowe.
4. Plik e-faktury ma format XML.
5. Dzień przesłania faktury do systemu KSeF to tym samym data jej wystawienia.
6. System najpierw sprawdza, czy dokument zgodny jest ze wzorem, a po pozytywnej weryfikacji nadaje unikalny numer identyfikujący. Po nadaniu tego numeru e-faktura zyskuje status otrzymanej.
7. Dostęp do faktury ustrukturyzowanej możliwy jest poprzez uwierzytelnienie odbiorcy w KSeF lub dzięki dostępu anonimowego. Wówczas potrzebne jest podanie konkretnych danych identyfikujących tę fakturę. Do odbioru e-faktur przedsiębiorcy mogą upoważnić inne osoby (np. swoich pracowników lub przedstawicieli biur rachunkowych, z którymi współpracują).
8. Otrzymywanie e-faktur wymaga zgody odbiorcy. jeżeli brak takiej akceptacji, wystawca wciąż może korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, ale jest też zobowiązany dostarczyć dokument w innej formie.

Wyzwania, przed którymi stoją podatnicy

Przyszły obowiązek wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, a także korzystanie z systemu KSeF stawia przed przedsiębiorcami wiele wyzwań. Prezentujemy główne obszary, które mogą wymagać przeanalizowania.

1. Dane – obowiązkowe wystawianie e-faktur wymagać będzie zebrania wielu różnych danych, których oczekuje skarbówka. Wyzwaniem może być fakt, iż dane mogą być rozproszone pomiędzy różnymi systemami, a choćby niedostępne.
2. Proces – uporządkowanie i zautomatyzowanie wystawiania faktur ustrukturyzowanych wymaga wprowadzenia nowych procesów, a następnie usprawniania ich.
3. Technologia – odbieranie i wysyłanie żądań w formie ustrukturyzowanej, czyli ich agregacja, przetwarzanie i przesyłanie, wymaga solidnego przygotowania przedsiębiorców. Konieczne będzie także przebudowanie, a także dostosowanie dotychczas używanych systemów.

Korzyści z KSeF

Niewątpliwie umieszczenie faktur w jednej bazie to plus dla władz skarbowych. Może to być bowiem kolejne narzędzie do wykrywania podatkowych nieprawidłowości. Dla podatników zaletą może być usprawnienie obrotu i rozliczeń pomiędzy różnymi przedsiębiorcami, bo wszystkie faktury wystawiane będą na podstawie jednego wzoru. Wystawiający zyska także pewność, iż dokument na pewno dotarł do odbiorcy. Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w systemie KSeF przez 10 lat. Nie będzie więc konieczności samodzielnego archiwizowania tych dokumentów. Dodatkową zachętą ze strony Ministerstwa Finansów jest obietnica skrócenia terminu na zwrot VAT (z 60 do 40 dni).

KSeF a PEF

Krajowy System e-Faktur nie jest samym, co Platforma Elektronicznego Fakturowania PEF. To drugie rozwiązanie wykorzystywane jest powszechnie przez urzędy, a także firmy, które z nimi współpracują i realizują zamówienia publiczne. Jednak oba systemy, mimo iż mają pewne cechy wspólne, funkcjonują niezależnie i będzie tak do momentu, aż KSeF stanie się obowiązkowy.

KSeF a EDI

EDI oznacza elektroniczną wymianę danych (ang. Electronic Data Interchange). Technologia ta pozwala na wymianę różnych dokumentów, w tym również faktur, pomiędzy przedsiębiorcami. Używa się tego specjalistycznych systemów IT, na bazie których zbudowane są platformy EDI. Dostarczane są one przez firmy komercyjne. Platformy EDI umożliwiają także zarówno wystawianie, jak i odbieranie faktur ustrukturyzowanych z systemu KSeF. Kiedy rozwiązanie, któremu poświęciliśmy artykuł, stanie się obligatoryjne, platformy EDI będą wykorzystywane jako narzędzia służące do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur.

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, budzi wiele wątpliwości wśród przedsiębiorców. Nic dziwnego – wszelkie zmiany stanowią wyzwanie. Warto jednak trzymać rękę na pulsie i przygotować się z wyprzedzeniem do korzystania z nowego systemu.