Zasady monitoringu, wgląd i udostępnianie nagrań, zabezpieczenie, anonimizacja i przekazanie kopii oraz decyzje dyrekcji o udostępnieniu w nawiązaniu do konkretnych przykładów.
ZASADY
Żeby móc legalnie wprowadzić opisywane rozwiązanie należy spełnić szereg warunków. Należą do nich:
- Uzgodnienie z organem prowadzącym, radą pedagogiczną, radą rodziców i samorządem uczniowskim zamiaru wprowadzenia monitoringu.
- Uzgodnienie z organem prowadzącym środków technicznych i organizacyjnych stosowanych w celu zabezpieczenia nagrań.
- Niestosowanie monitoringu jako środka nadzorującego jakość pracy pracowników.
- Pozostawienie poza zasięgiem kamer: - sal zajęć - pomieszczeń w których udzielana jest pomoc psychologiczno-pedagogiczna - pomieszczeń służących do odpoczynku i rekreacji pracowników - pomieszczeń sanitarnohigienicznych - gabinetu profilaktyki zdrowotnej - szatni i przebieralni
- Poinformowanie uczniów i pracowników jednostki o fakcie uruchomienia monitoringu nie później niż 2 tygodnie przed.
- Oznaczenie obszaru objętego kamerami w sposób widoczny i czytelny co najmniej 1 dzień przed uruchomieniem.
- Informowanie na piśmie nowozatrudnionych pracowników o stosowaniu monitoringu
- Przechowywanie nagrań nie dłużej niż 3 miesiące od daty ich utworzenia.
UDOSTĘPNIANIE NAGRAŃ
Wizerunek zarejestrowany na nagraniu możemy rozpatrywać w kategoriach danych osobowych o ile jesteśmy w stanie zidentyfikować osobę na nim widoczną. W przypadku jednostek oświatowych najczęstszymi „bohaterami” nagrań będą nauczyciele i inni pracownicy, uczniowie oraz ich rodzice, których możemy rozpoznać i zidentyfikować na podstawie samego tylko wyglądu. W związku z tym, każda z tych osób może żądać dostępu do swoich danych osobowych, w ramach realizacji przysługujących im praw jako osobom fizycznym, których dane przetwarzamy. Osobami wnioskującymi o dostęp do nagrania mogą być rodzice, których dzieci uległy wypadkowi na terenie jednostki lub które odniosły obrażenia na skutek bójki, właściciele uszkodzonych przedmiotów lub takich, które mogły zostać skradzione.
Mogłoby się wydawać, iż w związku z przysługującymi im prawami osoby takie mogą uzyskać bez problemu kopię nagrania lub zawnioskować o wgląd w jego treść.
WGLĄD
Do kompetencji dyrektora jednostki należy decydowanie czy oraz komu umożliwi on wgląd w treść nagrania. Dobrym rozwiązaniem jest ustalenie formalnych zasad ujętych np. w regulaminie korzystania z monitoringu, w którym określimy na jakich zasadach umożliwia się wejrzenie w treści nagrań osobom postronnym.
Jeżeli jednak wewnętrzne regulacje nie odnoszą się szczegółowo do trybu postępowania w takich sytuacjach, przy podejmowaniu decyzji o sposobie załatwienia wniosku o dostęp do nagrania najlepiej odnieść się do celu w jakim monitoring jest stosowany. Tzn. iż o ile dana sytuacja związana była z zagrożeniem bezpieczeństwa lub kradzieżą czy uszkodzeniem mienia, wówczas zachodzą przesłanki do tego, żeby wskazać osobie dotkniętej zdarzeniem (lub jego rodzicom/opiekunom prawnym) jak wyglądały jego okoliczności. Okazanie powinno odbywać się w obecności dyrektora lub wyznaczonego pracownika a osoby, którym nagranie jest prezentowane powinny być pouczone o braku możliwości nagrywania obrazu. Wskazanie na okoliczności zdarzenia może być pomocne przy podejmowaniu decyzji o zaangażowaniu do sprawy uprawnionych służb. W takim wypadku nagranie powinno zostać zabezpieczone.
PRZEKAZANIE KOPII NAGRANIA
Żądanie udostępnienia kopii nagrania może być argumentowane faktem, iż każdej osobie, której dane osobowe przetwarzamy przysługuje takie prawo. Jest jednak pewien szkopuł z tym związany.
Realizując prawa jednej osoby, nie może to następować z naruszeniem praw innych osób. Takim naruszeniem będzie z pewnością udostępnianie danych bez podstawy prawnej lub zgody osoby, której dane dotyczą.
Udostępniając nagrania z monitoringu musimy pamiętać, iż najczęściej będziemy mieli do czynienia z sytuacjami, w których oprócz wizerunku osoby zainteresowanej (lub jej dziecka) będą się pojawiały na nagraniu także wizerunki innych osób. Tym samym możemy bezwiednie, w ramach realizacji wniosku o przekazanie kopii nagrania doprowadzić do bezprawnego udostępniania danych osobowych.
Jedynym, bezpiecznym pod tym względem sposobem przekazania kopii nagrań byłaby anonimizacja wszystkich widocznych na nagraniu osób.
Z technicznego punktu widzenia jest to jednak czynność kosztowna i trudna (obróbce musiałaby ulec każda klatka nagrania). W praktyce zakupienie odpowiedniego narzędzia związane byłoby z poniesieniem znacznych kosztów, w stosunku do ilości potencjalnych wniosków, które mogłyby spłynąć do jednostki.
Anonimizacja materiału wideo wiąże się z jego częściową obróbką dzięki programu, poprzez nałożenie dynamicznych masek na obiekty i osoby, które są rejestrowane, tak by monitoring był zgodny z zasadami i przepisami ochrony prywatności i danymi osobowymi.
Nie dysponując odpowiednimi możliwościami technicznymi najbezpieczniejszym sposobem załatwienia wniosku o przekazanie kopii nagrania, jest jej zabezpieczenie oraz poinformowanie o tym wnioskodawcy, z jednoczesnym wskazaniem, iż ze względu na ryzyko naruszenia praw innych osób widocznych na nagraniu, jego kopia może zostać przekazana na wniosek służb uprawnionych do prowadzenia postępowań (np. policja, prokuratura), o ile sprawa będzie wymagała zaangażowania tych służb.
PODSUMOWANIE
Rozpatrując wniosek o wgląd w treść nagrania lub udostępnienie jego kopii musimy pamiętać o celu w jakim monitoring jest stosowany i ściśle trzymać się tych ram. Przede wszystkim musimy jednak pamiętać, iż niewłaściwa decyzja w tym zakresie może narazić zarówno nas jako administratorów danych osobowych, na konsekwencje prawne wynikające z nieprawidłowego przetwarzania danych jak i osób, których wizerunek uwieczniono na nagraniu, a które mogą być narażone na utratę ich praw i wolności. Każdy taki wniosek powinien być rozpatrywany indywidualnie.
PRZYKŁADY
Na terenie szkoły doszło, do otwarcia szafki ucznia oraz wyciągnięcia i porozrzucania jego rzeczy osobistych (ubrań, obuwia i innych przedmiotów) – decyzją dyrektora w związku podstawowym celem monitoringu jakim jest ochrona osób i mienia nagranie zostało zaprezentowane rodzicom sprawcy zdarzenia, ponieważ podważali, iż to ich dziecko było sprawcą. Przedstawienie nagrania miało na celu rozwianie wątpliwości i wyciągnięcie konsekwencji wobec ucznia.
Uczeń nie wykonał polecenia nauczyciela i odmówił powrotu do klasy po zakończonej przerwie, za co został ukarany uwagą. Rodzice ucznia wystąpili o udostępnienie nagrania, na którym zarejestrowano zdarzenie, chcąc podważyć decyzję nauczyciela. Dyrekcja odmówiła udostępnienia ze względu na to, iż zdarzenie nie wpisywało się w cele stosowania monitoringu jakimi są zapewnienie bezpieczeństwa i ochrona mienia.
Dziękujemy, iż przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. W serwisie ,,,RODO,,sfera.p,,l piszemy o najważniejszych obowiązkach prawnych wynikających z Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych oraz innych ważnych tematach dla oświaty. Jeżeli masz ,,pytanie lub interesujące tematy na POSTY, wyślij do nas taką informację - opublikujemy odpowiedź na BLOGU.
Dodatkowe informacje:
- ,,RODO a monitoring wizyjny w szkołach
- ,,Udostępnienie nagrania monitoringu na żądanie Policji
- Monitoring wizyjny - tablice informacyjne zgodne z RODO
- Wszystkie ważne informacje dla oświaty
