Praktyczne wskazówki do oceny ryzyka naruszenia danych osobowych (DPIA)

Współczesne procesy biznesowe nie mogą funkcjonować w oderwaniu od danych osobowych. Profilowanie użytkowników, monitoring przestrzeni publicznych, stosowanie narzędzi AI, analiza zachowań konsumenckich czy zarządzanie personelem — to codzienność niemal każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości czy branży.

Wraz z dynamicznym rozwojem technologii rośnie jednak skala ryzyk związanych z naruszeniem prywatności osób fizycznych. W odpowiedzi na te wyzwania RODO[1] wprowadziło narzędzie, który ma służyć zarówno ochronie interesów osób, których dane dotyczą, jak i zabezpieczeniu organizacji przed nieprzewidzianymi konsekwencjami. Tym narzędziem jest Ocena Skutków dla Ochrony Danych (DPIA — Data Protection Impact Assessment).

DPIA – czym jest i dlaczego warto ją przeprowadzać

Ocena Skutków dla Ochrony Danych (DPIA) to proces, który pozwala organizacji zidentyfikować i ocenić potencjalne ryzyka związane z przetwarzaniem danych osobowych. Zgodnie z art. 35 RODO, DPIA jest obowiązkowa w przypadku przetwarzania, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych. DPIA to nie tylko obowiązek formalny, ale praktyczne narzędzie, które zabezpiecza organizację przed realnymi i niekorzystnymi skutkami finansowymi, wizerunkowymi czy prawnymi.

Zgodnie z art. 35 ust. 1 RODO, administrator danych jest zobowiązany do przeprowadzenia DPIA przed rozpoczęciem operacji przetwarzania, w szczególności w wyniku zastosowania nowych technologii.

Do katalogu sytuacji objętych obowiązkową oceną skutków należą w szczególności:

1. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie, które wywołuje skutki prawne lub w inny sposób istotnie wpływa na osobę fizyczną (np. systemy rekrutacyjne oparte na AI, automatyczne odrzucanie wniosków o kredyt).
2. Przetwarzanie na dużą skalę szczególnych kategorii danych, takich jak dane o zdrowiu, dane biometryczne czy dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa.
3. Systematyczne monitorowanie przestrzeni publicznej, w tym stosowanie monitoringu wizyjnego z funkcjami rozpoznawania twarzy lub analityką obrazu.
4. Zastosowanie nowych technologii, w szczególności narzędzi sztucznej inteligencji (np. generatywne modele językowe, chatboty, predykcyjne modele zachowań konsumenckich).
5. Przetwarzanie danych małoletnich, szczególnie poniżej 13 r.ż. lub innych szczególnie chronionych grup społecznych, w szczególności w aplikacjach mobilnych, platformach edukacyjnych czy serwisach społecznościowych.

Przykłady sytuacji, w których DPIA jest wymagana

• automatyczne podejmowanie decyzji o zatrudnieniu lub odmowie przyjęcia do pracy przez system AI,
• stosowanie monitoringu wizyjnego w budynkach lub przestrzeniach publicznych,
• analiza danych o zdrowiu pacjentów na dużą skalę,
• profilowanie użytkowników w sklepach internetowych w celach marketingowych.

Branże, w których DPIA to konieczność

Choć obowiązek przeprowadzenia DPIA jest uzależniony od konkretnego kontekstu, praktyka pokazuje, iż szczególną ostrożność muszą zachować m.in.:

1. Sektor medyczny – szpitale, kliniki, laboratoria, aplikacje zdrowotne (przetwarzanie danych o stanie zdrowia, historii leczenia).
2. Instytucje finansowe i ubezpieczeniowe – banki, firmy leasingowe, towarzystwa ubezpieczeniowe (profilowanie, scoring kredytowy, systemy predykcyjne).
3. Branża marketingowa i e-commerce – platformy sprzedażowe, agencje reklamowe, operatorzy programów lojalnościowych (targetowanie reklam, personalizacja oferty, analiza behawioralna).
4. Zarządcy nieruchomości i wspólnoty mieszkaniowe – stosowanie monitoringu wizyjnego w przestrzeniach wspólnych.
5. Pracodawcy i agencje rekrutacyjne – automatyzacja procesów selekcji kandydatów, wykorzystanie narzędzi AI w ocenie aplikacji.
6. Startupy technologiczne i twórcy aplikacji mobilnych, zwłaszcza oferujący narzędzia oparte na lokalizacji, biometrii, analizie zachowań czy danych zdrowotnych.

Praktyka pokazuje, iż szczególną ostrożność powinny zachować podmioty działające w sektorze medycznym, w tym szpitale, kliniki, laboratoria i aplikacje zdrowotne. Tutaj przetwarzanie danych o stanie zdrowia czy historii leczenia wymaga wzmożonej ochrony i bezwzględnie wiąże się z obowiązkiem przeprowadzenia DPIA. Podobnie w przypadku instytucji finansowych i ubezpieczeniowych, takich jak banki, firmy leasingowe czy towarzystwa ubezpieczeniowe, gdzie profilowanie, scoring kredytowy i wykorzystywanie systemów predykcyjnych tworzy wysokie ryzyko dla osób fizycznych. Branża marketingowa i e-commerce musi wziąć pod uwagę konieczność przeprowadzania DPIA przy personalizacji ofert, analizie behawioralnej i targetowaniu reklam w mediach społecznościowych. Zarządcy nieruchomości i wspólnoty mieszkaniowe przetwarzający dane w ramach monitoringu przestrzeni wspólnych również są zobowiązani do DPIA. Obowiązek ten dotyczy także pracodawców i agencji rekrutacyjnych, szczególnie w przypadku automatyzacji procesów selekcji kandydatów oraz wykorzystywania narzędzi AI w ocenie aplikacji. Nie można zapominać o startupach technologicznych oraz twórcach aplikacji mobilnych, którzy coraz częściej sięgają po narzędzia oparte na lokalizacji, biometrii, analizie zachowań czy danych zdrowotnych. Dla tych organizacji przeprowadzenie rzetelnej DPIA jest nie tylko obowiązkiem, ale gwarancją bezpiecznego wdrożenia nowoczesnych technologii.

Jak przeprowadzić DPIA – krok po kroku

• Szczegółowo opisz proces – jakie dane, w jakim celu, jak długo i w jaki sposób będą przetwarzane.
• Przeanalizuj ryzyka – nie kopiuj schematów, weź pod uwagę specyfikę działalności.
• Zasięgnij opinii Inspektora Ochrony Danych – dokumentuj konsultacje.
• Określ konkretne środki bezpieczeństwa – np. szyfrowanie, ograniczenia dostępu, logowanie działań.
• Ustal realne terminy przetwarzania – np. dane rekrutacyjne: 6 miesięcy, monitoring: 3 miesiące.
• Zaplanuj przegląd DPIA – minimum raz na 2 lata lub przy każdej istotnej zmianie procesu.

Czy konsultacja z PUODO[2] jest konieczna?

Tak, o ile po przeprowadzeniu DPIA przez cały czas występuje wysokie ryzyko, mimo zastosowania środków zaradczych. Dotyczy to zwykle zaawansowanych systemów AI, rozpoznawania twarzy, masowego profilowania lub szerokiego monitoringu.

DPIA należy przeprowadzać etapami. Najpierw szczegółowo opisujemy proces przetwarzania danych. Następnie analizujemy zgodność procesu z zasadami RODO: ograniczenia celu, minimalizacji danych, ograniczenia przechowywania, integralności, poufności oraz legalności. Kolejny krok to rzetelna identyfikacja ryzyk – należy zastanowić się, czy przetwarzanie może prowadzić do dyskryminacji, utraty prywatności, kradzieży tożsamości, czy naruszenia reputacji osób fizycznych. Ważnym elementem jest ocena poziomu ryzyka – warto zastosować matrycę, która pozwala oszacować prawdopodobieństwo i skutki potencjalnych naruszeń. Na tej podstawie należy zaproponować środki minimalizujące ryzyko, takie jak szyfrowanie danych, pseudonimizacja, ograniczony dostęp, monitoring logów czy szkolenia pracowników. DPIA musi zawierać wnioski: czy ryzyko zostało ograniczone, czy konieczna jest konsultacja z organem nadzorczym. Dokumentację DPIA należy przechowywać i w razie kontroli być gotowym do jej przedstawienia.

[Pobierz gotowy wzór DPIA — przejrzysty i praktyczny]

DPIA przy wdrażaniu AI i social mediów – realne zagrożenia

Współczesne organizacje coraz częściej korzystają z narzędzi takich jak ChatGPT, Copilot, MidJourney, Meta Ads Manager, Tik Tok Ads czy LinkedIn Ads. Przy wdrażaniu systemów opartych na AI i prowadzeniu kampanii w mediach społecznościowych bez przeprowadzenia DPIA występuje ryzyko poważnego naruszenia. Automatyczna selekcja kandydatów może prowadzić do nieświadomej dyskryminacji. Generatory treści bez nadzoru mogą publikować nieprawdziwe lub wrażliwe informacje. Profilowanie klientów bez oceny skutków może spowodować naruszenie zasad ochrony prywatności. Kampanie reklamowe w social mediach mogą prowadzić do nieuprawnionego targetowania lub ujawnienia prywatnych informacji. Brak DPIA naraża organizację na przejęcie kont firmowych, brak procedur reagowania oraz straty wizerunkowe.

Postępująca cyfryzacja, dynamiczny rozwój sztucznej inteligencji oraz aktywność organizacji w mediach społecznościowych przynoszą nie tylko korzyści biznesowe, ale również istotne ryzyka dla prywatności osób fizycznych. Dlatego szczególnego znaczenia nabiera adekwatne oszacowanie skutków przetwarzania danych osobowych poprzez przeprowadzenie rzetelnej Oceny skutków dla ochrony danych (DPIA).

Brak DPIA w przypadku wdrażania narzędzi takich jak AI, chatboty, generatory treści czy kampanie w social mediach, może prowadzić nie tylko do naruszeń przepisów RODO, ale także do problemów prawnych, wizerunkowych i finansowych.

1. Narzędzia AI – zagrożenia

a) Automatyczna selekcja kandydatów w procesach rekrutacyjnych

Przykład: Firma wdraża system oparty na AI, który analizuje CV i profile kandydatów, odrzucając aplikacje niespełniające algorytmicznych kryteriów. Brak DPIA powoduje:

• Ryzyko nieświadomej dyskryminacji kandydatów z określonych grup wiekowych, płciowych lub narodowościowych.
• Brak transparentności procesu rekrutacji i możliwości zakwestionowania decyzji.
• Przetwarzanie danych pozyskanych z social mediów bez podstawy prawnej.

b) Generowanie treści przez AI bez kontroli

Przykład: Dział marketingu korzysta z generatorów treści (np. ChatGPT, Copilot) do tworzenia opisów ofert. Bez oceny skutków:

• Może dojść do niezamierzonego ujawnienia danych osobowych klientów.
• Powstają treści naruszające dobre imię osób lub zawierające stereotypy czy uprzedzenia.
• Firma ponosi ryzyko skutków prawnych i utraty reputacji.

c) Analityka predykcyjna w zachowaniach konsumenckich

Przykład: Sklep internetowy stosuje AI do przewidywania preferencji klientów. Bez DPIA:

• Dochodzi do zbyt daleko idącego profilowania na podstawie danych o lokalizacji, historii zakupów lub danych zdrowotnych.
• Użytkownicy nie mają świadomości skali zbieranych danych.
• Firma narusza przepisy o ochronie prywatności i naraża się na kary finansowe.

2. Media społecznościowe- ryzyka

a) Targetowane kampanie reklamowe bez DPIA

Przykład: Firma prowadzi kampanie w Meta Ads Manager, LinkedIn Ads czy Tik Tok Ads, bez adekwatnej analizy skutków:

• Dane lokalizacyjne lub behawioralne są wykorzystywane bez zgody użytkowników.
• Dochodzi do nieuprawnionego profilowania danych wrażliwych (np. na podstawie poglądów politycznych lub wyznania).
• Targetowanie reklam ujawnia prywatne informacje w miejscu pracy lub w gronie znajomych.

b) Nieświadome ujawnienie danych w social mediach

Przykład: Pracownik lub influencer współpracujący z marką zamieszcza na profilu informacje o klientach lub zdjęcia, które zawierają dane osobowe. Brak DPIA skutkuje:

• Naruszeniem prywatności klientów lub partnerów.
• Utratą zaufania i reputacji firmy.
• Potrzebą zgłoszenia naruszenia do PUODO i ryzykiem nałożenia kary.

c) Przejęcie konta firmowego i nieautoryzowana publikacja treści

Przykład: Konto firmy na Instagramie lub LinkedIn zostaje przejęte przez nieuprawnione osoby wskutek braku odpowiednich zabezpieczeń. Bez wcześniejszego DPIA:

• Nie przewidziano ryzyka przejęcia konta i braku procedur reakcji.
• Opublikowane zostają fałszywe lub obraźliwe treści.
• Dochodzi do poważnych strat wizerunkowych i strat finansowych.

Kary i wytyczne

W ostatnich latach organy nadzorcze w Europie konsekwentnie egzekwują przepisy RODO, nakładając dotkliwe sankcje finansowe za naruszenia w zakresie ochrony danych osobowych. We Francji tamtejszy organ nadzorczy CNIL nałożył na Amazon France Logistique karę w wysokości 32 milionów euro w związku ze stosowaniem nadmiernie inwazyjnego systemu monitorowania pracowników. Z kolei firma Criteo została ukarana kwotą 40 milionów euro za niezgodne z RODO profilowanie użytkowników i stosowanie reklamy behawioralnej. Natomiast w Grecji spółka Clearview AI została zobowiązana do zapłaty 20 milionów euro grzywny za nielegalne wykorzystywanie danych biometrycznych.

Na naruszenia RODO stanowczo zareagowały również organy w innych państwach członkowskich UE. Przykładem jest decyzja duńskiego organu ochrony danych (Datatilsynet) z lipca 2022 r., w której nakazano zakaz stosowania Chromebooków Google oraz usług Google Workspace w gminie Helsingør. Powodem była niezgodność tych narzędzi z wymogami RODO w zakresie ochrony danych osobowych.

Przywołane przykłady pokazują, iż brak przeprowadzenia rzetelnej oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych.

Zgodnie z najnowszymi zaleceniami Europejskiego Inspektora Ochrony Danych z czerwca 2024 r., administratorzy powinni w sposób szczególnie wnikliwy przeprowadzać DPIA w przypadku wdrażania rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji, w szczególności systemów AI generatywnej. Ocena ta powinna obejmować cały cykl życia systemu, począwszy od fazy projektowania, przez wdrożenie, aż po bieżące monitorowanie.

Szczegółową opinię EIOD w tej sprawie można pobrać tutaj: edpb_opinion_202428_ai-models_pl_0.pdf

Dlaczego warto traktować DPIA jako pomocne narzędzie?

DPIA nie jest wyłącznie wymogiem formalnym. To skuteczne narzędzie minimalizowania ryzyka, które zabezpiecza firmę przed karami finansowymi, pomaga budować zaufanie klientów i partnerów, a także pokazuje dojrzałość organizacyjną. Przeprowadzając DPIA, organizacja działa odpowiedzialnie i zgodnie z zasadami privacy by design i privacy by default. W dobie AI i dynamicznie zmieniających się technologii, DPIA staje się jednym z najważniejszych elementów polityki bezpieczeństwa danych.

Nie ryzykuj — wdrażaj nowe technologie i przetwarzaj dane zgodnie z prawem.

Skontaktuj się z nami — zapewnimy bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.

Artykuł autorstwa: r. pr. Anna Maksymczak

W razie pytań, a także pomysłów tematów na kolejne wydania Newsletter’a zapraszamy do kontaktu:

[email protected]

[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych.

[2] Organem nadzorczym w rozumieniu RODO w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), który kieruje Urzędem Ochrony Danych Osobowych (UODO). UODO jest organem adekwatnym do monitorowania i egzekwowania przestrzegania przepisów RODO w zakresie ochrony danych osobowych.