Przetwarzanie danych o karalności – nowe obowiązki dla działów HR

Od 15 lutego obowiązują nowe przepisy[1], zwane potocznie „Lex Kamilek”, których celem jest zwiększenie poziomu ochrony dzieci. Zmiany dotyczą pracodawców i innych organizatorów prowadzących działalność związaną m.in. z wychowaniem, edukacją czy wypoczynkiem małoletnich oraz opieką nad nimi. Wymieniona działalność nie musi być jednak głównym / jedynym obszarem aktywności pracodawcy. Co to oznacza w praktyce? Nowe obowiązki trzeba stosować np. w sytuacji, gdy pracodawca organizuje imprezę okolicznościową dla pracowników i ich rodzin, podczas której dzieci będą pod opieką animatora.

Najważniejsze nowe obowiązki i uprawnienia

1. Pracodawca, przed zawarciem umowy lub przed dopuszczeniem do wykonywania opisanej działalności, musi sprawdzić, czy dane kandydata są zamieszczone w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym.
2. Kandydaci będą z kolei musieli m.in.:

• przedłożyć zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego zawierające informacje (a w przypadku cudzoziemca – zaświadczenie z rejestru karnego państwa jego obywatelstwa). Powinno ono zawierać informacje m.in. w zakresie przestępstw przeciwko życiu i zdrowiu, przeciwko wolności seksualnej i obyczajności oraz przestępstw określonych przepisami o przeciwdziałaniu narkomanii,
• złożyć oświadczenie zawierające informacje o państwach, w których zamieszkiwał w ciągu ostatnich 20 lat wraz z informacją z rejestrów karnych tych państw,
• w przypadku, gdy w danym państwie nie sporządza się informacji z rejestru karnego lub rejestr karny nie jest prowadzony – złożyć dodatkowe oświadczenie o braku prawomocnego skazania w tym państwie i braku zastosowania innych środków uniemożliwiających wykonywanie takiej działalności.

3. Oświadczenia kandydat składa pod rygorem odpowiedzialności karnej (musi znaleźć się w nim odpowiednia klauzula).
4. Wszystkie dokumenty (zaświadczenia i informacje z rejestrów, oświadczenia kandydata) powinny być przechowywane w aktach osobowych pracownika lub innej dokumentacji dotyczącej osoby dopuszczonej do wykonywania takiej działalności.

Dane o karalności a RODO

Poza spełnieniem obowiązków ściśle z zakresu HR ważne jest również, aby odpowiednio zabezpieczyć i uwzględnić przetwarzanie danych o karalności w wewnętrznej dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych. A w tym m.in. zweryfikować konieczność aktualizacji klauzul informacyjnych, rozważyć konieczność przeprowadzenia analizy ryzyka lub DPIA, a także sprawdzić, czy aktualizacji nie wymaga np. rejestr czynności przetwarzania. W sytuacji zlecania weryfikacji uprawnień kandydatów podmiotom zewnętrznym, przedsiębiorca powinien także odpowiednio dostosować umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Kontrola i odpowiedzialność

Przestrzeganie opisywanych przepisów mogą kontrolować m.in. organy samorządowe (wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta, marszałek województwa) czy też Państwowa Inspekcja Pracy. W przypadku stwierdzenia naruszeń organy te są zobowiązane do zawiadomienia policji lub prokuratury.

W zależności od rodzaju naruszenia mogą zostać zastosowane środki w postaci kary aresztu, ograniczenia wolności, grzywny do 1000 zł, a choćby więzienia do lat 5.

Nasi eksperci odpowiedzą na Państwa pytania związane z nowymi obowiązkami i pomogą przygotować się do zmian – również w kontekście przetwarzania danych o karalności. Zachęcamy do kontaktu.

[1] Ustawa z dnia 28 lipca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks rodzinny i opiekuńczy oraz niektórych innych ustaw