Rozliczenie czasu pracy w podróży służbowej a przemieszczanie się pracownika

Powszechną praktyką jest wysyłanie pracowników w podróż służbową, o ile wymaga tego specyfika prowadzonej działalności gospodarczej. W takich przypadkach przepisy określają zasady rozliczania podróży służbowej, jednak praktyka pokazuje, iż nie wszystko jest uregulowane w przepisach. W dzisiejszej publikacji odpowiemy na pytanie czy przemieszczanie pracownika w podróży służbowej rodzi obowiązek rozliczania czasu pracy.

Co się kryje pod pojęciem podróży służbowej?

Podróż służbowa polega na wykonywaniu zadań służbowych na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Za czas podróży służbowej pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wśród katalogu ponoszonych kosztów w podróży służbowej znajdą się m.in.: diety, przejazdy, dojazdy, bilety wstępu na targi i inne wydatki odpowiednio udokumentowane. Każda podróż służbowa powinna być rozliczona po jej zakończeniu. Pracownik otrzyma zwrot wszystkich poniesionych kosztów związanych z tą podróżą. W kontekście rozliczania podróży służbowej pojawiła się wątpliwość co do rozliczania czasu pracy o czym napiszemy poniżej.

Jak należy rozumieć czas pracy?

Wszystkie najważniejsze informacje na temat zawieranych umów pomiędzy pracownikiem a pracodawcą znajdziemy w ustawie Kodeks pracy (KP). Nie zabrakło tam również zdefiniowania czasu pracy, zobaczmy co kryje się pod tym pojęciem.

Interpelacja w sprawie braku regulacji czasu podróży służbowej pracownika

Od wielu lat toczy się dyskusja na temat czasu pracy w podróży służbowej. Pracownik w podróży służbowej poświęca określony czas na dojazd do miejsca przeznaczenia i świadczenie pracy w tym miejscu. Sądy w swoich wyrokach, w tym sąd najwyższy, stoją na stanowisku, iż czas poświęcony na dojazd nie jest wliczany do czasu pracy, z czym polemizują m.in. prawnicy i znawcy prawa. Podkreśla się również, iż często sama podróż może być długa i bardziej uciążliwa niż praca. W ślad za tym kierowane są zapytania do Ministra Rodziny i Polityki Społecznej (MRiPS), ostatnie zapytanie zostało skierowane w 22.01.2023 r. najważniejsze pytanie brzmi: “Czy rozważane jest ustawowe uregulowanie czasu podróży służbowej oraz zasad rozliczania czasu podróży służbowej w ramach czasu pracy pracownika?”. W odpowiedzi z dnia 16.02.2023 r. MRiPS odpowiedział między innymi, iż kwestia relacji czasu podróży służbowej do czasu pracy pracownika była przedmiotem bogatego orzecznictwa Sądu Najwyższego (SN). Z tych rozważań SN wypływa konkluzja, iż o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej, odbywanie podróży służbowej poza obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy, nie rodzi obowiązku wypłacenia pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia. Jedynie o ile czas spędzony przez pracownika w podróży służbowej naruszałby czas przeznaczony na jego odpoczynek, pracodawca zobowiązany jest udzielić pracownikowi równoważnego okresu odpoczynku, a o ile nie byłoby to możliwe, powinien zapłacić odpowiednie, dodatkowe wynagrodzenie. W odpowiedzi przywołane zostały jeszcze wyroki sądowe, w których odnoszono się do specyfiki pracy pracownika mobilnego czy robotnika budowlanego, ponieważ w ich przypadku praca jest wykonywana najczęściej w różnych miejscowościach, dlatego trudno wówczas mówić, iż znajdują się w podróży służbowej. Podsumowując MRiPS podkreśliła, iż wliczanie do czasu pracy dojazdu oraz powrotu z miejsca podróży służbowej przypadającego poza normami czasu pracy pracownika i zapewnienie pracownikowi za ten czas wynagrodzenia, w każdym przypadku, wymagałoby wprowadzenia zmian ustawowych, a w tej chwili nie toczą się żadne prace legislacyjne w tym obszarze.

Rozliczenie czasu pracy w podróży służbowej a przemieszczanie się pracownika

W poprzednim akapicie adekwatnie już padła odpowiedź wyjaśniająca, iż czas przemieszczania się pracownika w podróży służbowej nie będzie rozliczany w ramach obowiązujących go norm czasu pracy. Co w konsekwencji nie daje podstaw do naliczania pracownikowi wynagrodzenia za czas przemieszczania. Z takim podejściem nie zgadzają się na pewno pracownicy, ale również środowisko prawnicze, które w publikacjach na ten temat podkreślają, iż przejazdy w podróży służbowej powinny być zaliczane do obowiązujących pracownika norm czasu pracy. Takie rozwiązanie musiałyby zostać uregulowane przepisami, a na to jak na razie się nie zapowiada.

Czas pracy w podróży służbowej – podsumowanie

Pracownicy, którzy przebywają w podróży służbowej muszą dojechać i wrócić z miejsca podróży służbowej. Niejednokrotnie czas przeznaczony na dojazdy jest znaczący i wraz ze świadczeniem pracy przekracza normy czasu pracy obowiązujące pracownika w umowie o pracę. jednak ta tak ważna kwestia nie jest brana pod uwagę przy zapadaniu rozstrzygnięć sądowych. Sąd Najwyższy od wielu lat nieugięcie stoi na stanowisku, iż dojazdy nie są uwzględnione w rozkładzie czasu pracy pracownika. Nie powstanie więc po stronie pracodawcy obowiązek do wypłaty wynagrodzenia za ten czas. Cyklicznie kierowane zapytania do Ministra RiPS również nie wnoszą nic nowego do sprawy. W omawianej problematyce jedynie zmiana ustawy Kodeks pracy dawałaby podstawę do naliczania wynagrodzenia za czas dojazdu w podróży służbowej.