Szkolenie BHP dla pracowników administracyjno-biurowych

Pracodawca co 6 lat organizuje szkolenie BHP dla stanowisk administracyjno-biurowych. Specjalistka ds. kadrowych zwróciła uwagę pracodawcy, iż nie jest konieczne przeprowadzanie szkolenia w zakresie BHP. Czy to prawda?

Pracodawca nie może pozwolić na rozpoczęcie pracy żadnemu pracownikowi, który nie posiada wymaganych dla danego stanowiska kwalifikacji oraz nie ma podstawowej wiedzy z zakresu BHP. W związku z tym każdy pracownik musi odbyć wstępne szkolenie BHP, a następnie, w trakcie trwania stosunku pracy, musi być poddawany szkoleniom okresowym. Częstotliwość odbywania szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy jest uzależniona od zajmowanego przez pracownika stanowiska. Koszt szkolenia BHP ponosi pracodawca. Szkolenia realizowane są w czasie pracy pracowników. Brak szkolenia BHP czy niekompletna dokumentacja mogą skutkować grzywną w wysokości od 1000 do 30 000 zł.

Obowiązki pracodawcy w zakresie szkoleń BHP

Pracodawca, w ramach realizacji swoich zadań w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, jest zobowiązany do przeprowadzania szkoleń BHP. Przed dopuszczeniem do pracy pracownik powinien odbyć szkolenie wstępne – ogólne i stanowiskowe, a następnie okresowo przechodzić szkolenia przypominające.

Zakres i częstotliwość szkoleń okresowych są uzależnione od tego, do jakiej grupy należy dany pracownik. Na potrzeby szkoleń wyodrębniono sześć grup:

• pracodawcy i pracownicy kierujący innymi pracownikami,
• pracownicy służby BHP lub wykonujący zadania tej służby,
• pracownicy inżynieryjno-techniczni,
• pracownicy zatrudnieni na stanowiskach robotniczych,
• pracownicy administracyjno-biurowi oraz
• inni pracownicy, których charakter pracy wiąże się z narażeniem na czynniki szkodliwe dla zdrowia, uciążliwe lub niebezpieczne albo z odpowiedzialnością w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Uświadomienie pracownika o potencjalnych zagrożeniach w miejscu pracy, przekazanie podstawowych informacji o pierwszej pomocy, czy odpowiednim zachowaniu w razie wystąpienia sytuacji zagrażającej życiu lub zdrowiu, mogą okazać się niezwykle pomocne i zminimalizować ryzyko wypadku. Wg mnie szkolenia BHP powinny być przeprowadzone co jakiś czas pomimo, źe nie ma obowiązku. Szkolenia BHP pozwalają zminimalizować przestoje spowodowane urazami lub chorobami zawodowymi, ponieważ pomagają pracownikom biurowym unikać tych problemów właśnie dzięki edukacji na temat prawidłowych postaw i nawyków. Pozwalają również na zwiększenie bezpieczeństwa w miejscu pracy poprzez przekazanie wzorców reagowania w sytuacjach awaryjnych. jeżeli nie będą przypominane i utrwalane to pójdą w niepamięć.

Wszystko, co trzeba wiedzieć o okresowych szkoleniach BHP

Pierwsze szkolenie okresowe powinno się odbyć w ciągu do 6 miesięcy od momentu rozpoczęcia pracy przez pracodawcę lub osobę zatrudnioną na stanowisku kierowniczym lub 12 miesięcy w przypadku pozostałych pracowników.

Zgodnie z art. 237³ §2² Kodeksu pracy pracodawca nie musi przeprowadzać szkoleń okresowych w stosunku do osób zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych.

To zwolnienie z okresowych szkoleń BHP jest dopuszczalne przy spełnieniu pewnych warunków:

• rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych,
• z oceny ryzyka zawodowego nie wynika, iż jest to konieczne.

Jeśli zmieni się rodzaj przeważającej działalności i spowoduje to zmianę kategorii ryzyka na wyższą, niż trzecia albo konieczność szkolenia pojawi się po dokonaniu oceny ryzyka dla danego stanowiska pracy (np. przy okresowej aktualizacji lub w razie zmiany warunków wykonywania pracy), pracodawca będzie zobowiązany do przeprowadzenia szkoleń okresowych pracowników administracyjnych w okresie do 6 miesięcy od dnia ustalenia wyższej kategorii ryzyka albo dokonania oceny ryzyka.

Formalnie przepisy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy dopuszczają możliwość nieprzeprowadzania szkoleń okresowych dla stanowisk administracyjno-biurowych, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecią kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (art. 237(3) § 22 Kodeksu Pracy). Art. 237(3) KP nie ma zastosowania w przypadku wykonywania pracy zdanej. Natomiast odmienną kwestią jest to, na ile powyższy przepis wpisuje się w podstawowe obowiązki pracodawcy w zakresie zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Zwolnienie z obowiązku szkolenia okresowego

Na mocy § 15 ust. 5 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, ze szkolenia okresowego może być zwolniona osoba, która:

• przedłoży aktualne zaświadczenie o odbyciu w tym okresie u innego pracodawcy wymaganego szkolenia okresowego,
• odbyła w tym okresie szkolenie okresowe wymagane dla osoby zatrudnionej na stanowisku należącym do innej grupy stanowisk, o ile jego program uwzględnia zakres tematyczny wymagany programem szkolenia okresowego obowiązującego na nowym stanowisku pracy.

Powyższa zasada, pozwalająca na odstępstwo od zapewnienia szkolenia okresowego, jest dużym ułatwieniem dla pracodawców. Co nie zmienia faktu, iż szkolenie wstępne z zakresu BHP (instruktaż ogólny i stanowiskowy) powinien przejść każdy pracownik, bez względu na stanowisko i rodzaj pracy, w dniu przystąpienia do pracy. Warto mieć na uwadze, iż pracodawca owszem, może odstąpić od przeprowadzania szkolenia okresowego z zakresu BHP w przypadku pracowników administracyjno-biurowych przy spełnieniu odpowiednich przesłanek, aczkolwiek wykonujących pracę stacjonarnie w zakładzie pracy, natomiast w przypadku pracowników na stanowiskach administracyjno-biurowych, wykonujących pracę w ramach pracy zdalnej nie jest to możliwe. Świadczy o tym art 67(31) § 3 Kodeksu pracy. Istotnym faktem jest to, iż szkolenia realizowane są w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Karta szkolenia wstępnego BHP oraz zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy są przechowywane w oryginałach w aktach pracowniczych w części B akt osobowych.

Do końca 2018 roku szkolenia okresowe dla pracowników administracyjno-biurowych odbywały się raz na 6 lat. W dniu 01.01.2019 r. weszła w życie ustawa z 9.11.2018 o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym, która znowelizowała przepisy Kodeksu pracy m.in. w zakresie szkoleń okresowych pracowników. Zgodnie z przywołanym przepisem zwolnieni z okresowych szkoleń BHP mogą być pracownicy administracyjno-biurowi zatrudnieni u pracodawców zakwalifikowanych do grupy zawodowej, dla której uznano nie wyższą niż trzecią kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, chyba iż z oceny ryzyka zawodowego, o której mowa w art. 226 pkt 1 Kodeksu pracy, będzie wynikało, iż jest to konieczne. Należy jednak pamiętać, iż nie dotyczy to pracowników biurowych znajdujących się na stanowiskach kierowniczych. W sytuacji, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy znajdzie się w grupie, dla której zostanie ustalona wyższa niż trzecia kategoria ryzyka, pracodawca ma obowiązek przeprowadzić szkolenie okresowe w ciągu 6 miesięcy od dnia ustalenia wyższej kategorii ryzyka.