Umowa dropshippingu – najważniejsze zagadnienia

Umowa dropshippingu staje się w ostatnich latach coraz bardziej popularna. Dzieje się tak między innymi za sprawą wzrostu znaczenia sprzedaży internetowej. Udział e-commerce w handlu zwiększa się z roku na rok. Klienci coraz chętniej korzystają ze sklepów internetowych, które pozwalają nabywać produkty wygodniej i niejednokrotnie taniej niż w ramach sprzedaży tradycyjnej.

W związku ze znaczną konkurencją na rynku e-commerce, sprzedawcy są zmuszeni poszukiwać rozwiązań, które usprawnią proces dostaw przesyłek do klientów oraz obniżą ich koszt. Jedną ze stosowanych w tym celu metod jest zawarcie umowy dropshippingu.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• czym jest i w jakich sytuacjach może mieć zastosowanie umowa dropshippingu,
• jakie korzyści niesie dla sprzedawcy internetowego umowa dropshippingu,
• na jakie ryzyka należy zwracać uwagę zawierając umowę dropshippingu,
• jakie najważniejsze postanowienia powinna zawierać umowa dropshippingu,

jakie są alternatywne rozwiązania względem zawarcia umowy dropshippingu

Umowa dropshippingu – co to jest

Umowa dropshippingu często pojawia się w zapytaniach od naszych klientów prowadzących działalność w zakresie e-commerce. Zanim jednak przejdziemy do omówienia najważniejszych aspektów tej umowy, warto wyjaśnić, czym w ogóle jest dropshipping.

Zgodnie z najczęściej stosowaną definicją, dropshipping jest to metoda wykorzystywana w sprzedaży internetowej, polegająca na przeniesieniu całego procesu pakowania i dostarczania produktów ze sprzedawcy na zewnętrznego dostawcę.

W ramach opisywanego modelu, rolą sprzedawcy jest jedynie zbieranie zamówień w sklepie internetowym, a następnie przekazywanie ich dostawcy dropshippingowemu. Dostawca, którym może być producent towaru, hurtownia lub magazyn, organizuje w sposób kompleksowy obsługę wysyłki. Rolą dostawy jest m. in dokonuje kompletowanie, pakowanie, adresowanie i dostarczanie zakupionych produktów na adres kupującego. Umowa dropshippingu reguluje zatem prawa i obowiązki stron w ramach świadczenia opisanych wyżej usług przez dostawcę dropshippingowego na rzecz sprzedawcy.

Umowa dropshippingu – dla kogo?

Umowa dropshippingu może przynosić korzyści przede wszystkich małym i średnim sprzedawcom internetowym. W modelu dropshippingu sklep internetowy jedynie przyjmuje zamówienia, natomiast cały proces ich dostarczania do klientów przejmuje dostawca dropshippingowy.

Dzięki przekazaniu części zadań związanych z kompletowaniem i wysyłką produktów, sprzedawcy mogą skupić się na aktywnościach dotyczących działalności samego sklepu – promocji sklepu, generowania zwiększonego ruchu na stronie internetowej, czy rozszerzaniu oferty o nowe produkty. Możliwość skoncentrowania się na tych czynnościach jest istotna zwłaszcza w początkowym etapie działalności, kiedy to najważniejsze znaczenie ma znalezienie swojej grupy docelowej i dotarcie do nowych klientów.

Umowy dropshippingu może być korzystna także dla większych sprzedawców, których celem jest profesjonalizacja dostaw. Powierzenie całego procesu zewnętrznemu podmiotowi, realizującemu wskazane usługi w sposób kompleksowy, może służyć podniesieniu jakości dostaw oraz obniżeniu ich kosztów.

Umowa dropshippingu – zalety

Jak wskazaliśmy powyżej zawarcie umowy dropshippingu może nieść wiele korzyści dla sprzedawców internetowych. Zalety umowy dropshippingu to zatem przede wszystkim obniżenie kosztów związanych z procesem dostawy. Umowa dropshippingu wyłącza bowiem konieczność odrębnego:

• zatrudnienia pracowników do kompletowania zamówień i obsługi procesu wysyłki
• wynajmowania przestrzeni magazynowej i biurowej,
• posiadania infrastruktury (oprogramowania, urządzeń) niezbędnych do obsługi magazynowej i wysyłki,
• ponoszenia nakładów na początku działalności – w większości przypadków obowiązek zapłaty na rzecz dostawcy dropshippingowego powstaje dopiero po sprzedaży produktu.

Korzyści dropshippingu to także:

• mniejsza ilość umów – sprzedawca zawiera umowę jedynie z dostawcą dropshippingowy, nie musi natomiast zawierać osobnych umów z firmami transportowymi, magazynem, dostawcą systemu magazynowego, personelem zajmującym się obsługą procesu dostaw,
• większa elastyczność m.in. w zakresie lokalizacji i doboru podmiotu realizującego usługi – skoro sprzedawca nie musi na co dzień fizycznie przebywać w magazynie, może skorzystać z usług dowolnego podmiotu na terenie Polski,
• brak konieczności rejestrowania działalności w BDO oraz wykonywania obowiązków w zakresie odpadów związanych z obsługą dostaw,
• niższe ryzyko związane z rozpoczęciem inwestycji,
• pośrednia możliwość korzystania z know-how i kontaktów dostawcy dropshippingowego.

Omawiając zagadnienia związane z dropshippingiem warto odnieść się także do wad tego modelu. Należą do nich przede wszystkim:

• potencjalne problemy z synchronizacją oferty sklepu internetowego i stanów magazynowych,
• brak możliwości bieżącej kontroli nad produktami i jakością przesyłek,
• utrudnienia w zakresie obsługi posprzedażowej (realizacją zwrotów i reklamacji).

Aby uniknąć tych i innych ryzyk, przed rozpoczęciem korzystania lub świadczenia wskazanych usług warto odpowiednio się przygotować, przygotowując umowę dropshippingu, która w należyty sposób zabezpieczy interesy stron.

Umowa dropshippingu – co powinna zawierać

Umowa dropshippingu jest umową nienazwaną. Oznacza to, iż obowiązujące przepisy nie regulują jej w sposób kompleksowy. Powyższe daje stronom znaczną dowolność w zakresie określenia poszczególnych istotnych dla nich postanowień. Umowa dropshippingu ma charakter obustronnie profesjonalny – B2B, zatem w pełni znajduje do niej zastosowanie zasada swobody umów.

Więcej informacji o umowie B2B znajdziesz w naszym artykule dostępnym pod linkiem https://capitallegal.pl/umowa-b2b/

Najważniejsze kwestie, które powinna zawierać umowa dropshippingu należycie zabezpieczająca Twoje interesy to:

• Precyzyjne określenie przedmiotu usług oraz sposobu ich realizacji – ze względu na to, iż umowa dropshippingu jest względnie nową konstrukcją prawną, warto dokładnie opisać w umowie zakres obowiązków każdej ze stron. Pozwoli to uniknąć wątpliwości co do podziału ról pomiędzy usługodawcą i usługobiorcą (dostawcą dropshippingowy), a także ewentualnych problemów w relacji z klientem.
• Określenie dodatkowych niestandardowych usług związanych z dropshippingiem – część dostawców dropshippingowych oferuje, poza standardowymi czynnościami z zakresu kompletowania i wysyłki, także bardziej rozwinięte usługi, np. wykonywanie fotografii i opisów produktów, kontakt z klientem w sprawach reklamacji i zwrotów, pakowanie produktów w opakowania okazjonalne, czy monitoring płatności. jeżeli tego rodzaju dodatkowe usługi mają być realizowane przez usługodawcę, warto od razu określić to w umowie.
• Określenie zasad synchronizacji zawartości sklepu internetowego i systemu magazynowego – jest to jedno z najistotniejszych zadań, jakie wiążą się z korzystaniem z usług dropshippingowych. Dla klienta nie ma nic gorszego niż informacja, iż zamówiony i opłacony produkt jednak nie jest dostępny w magazynie, a zatem nie może być dostarczony. Aby uniknąć tego rodzaju problemów relacyjnych i wizerunkowych, warto opracować i opisać w umowie dropshippingu mechanizmy pozwalające uzgadniać stany magazynowe z informacjami o dostępności towaru w magazynie.
• Terminy realizacji usług – w sprzedaży internetowej istotny jest nie tylko koszt, ale też termin wykonania dostawy. Dawno minęły czasy, kiedy na przesyłkę ze sklepu internetowego czekało się tygodniami. w tej chwili dostawcy oferują dostarczenie zamówień następnego, a choćby tego samego dnia. Konstruując umowę dropshippingu warto precyzyjnie uregulować zagadnienie terminów dostaw, aby bez obaw prezentować klientom informacje co do czasu dostarczenia przesyłki.
• Ustalenie wysokości wynagrodzenia za świadczenie usług oraz sposobu dokonywania rozliczeń – aktualnie na rynku funkcjonuje kilka modeli wynagrodzeń za usługi dropshippingu. Część podmiotów pobiera odrębne opłaty za poszczególne realizowane usługi (przyjęcie do magazynu, przygotowanie do wysyłki, wysyłka, obsługa zwrotów, etc.). Inni dostawcy z kolei oferują kompleksowe pakiety usług obejmujące cenę za całość obsługi od momentu otrzymania zamówienia do dostarczenia produktu do klienta. Warto przeanalizować i wybrać ten model, który będzie w najwyższym stopniu odpowiadał wybranemu modelowi współpracy i zamierzeniom stron. W szczególności umowa dropshippingu może określać wynagrodzenie w postaci załączonego do niej cennika. jeżeli cennik ma podlegać okresowym zmianom, należy również zaznaczyć to w umowie.
• Kontrola stanów magazynowych – aby usprawnić współpracę stron, umowa dropshippingu powinna określić z jaką częstotliwością oraz na jakich warunkach sprzedawca będzie miał prawo weryfikować stan magazynu. Weryfikacja może mieć postać osobistej (przez sprzedawcę lub wyznaczoną osobę) wizytacji na miejscu przechowywania produktów. W umowie dropshippingu możliwe jest także wprowadzenie obowiązku dokonywania przez dostawcę dropshippingowego okresowej inwentaryzacji stanu magazynowego.
• Ustalenie zasad odpowiedzialności – głównym celem zawarcia umowy dropshippingu jest przeniesienie odpowiedzialności za kompletowanie i wysyłkę produktu ze sprzedawcy na dostawcę dropshippingowego. Zawierając umowę dropshippingu można jednak te zasady doprecyzować lub zmodyfikować. Konstruując umowę z perspektywy dostawcy dropshippingowego możliwe jest wprowadzenie ograniczenia kwotowego (np. do wartości towarów sprzedawcy znajdujących się w aktualnie w magazynie) lub przedmiotowego (np. wyłączając odpowiedzialność za zdarzenia siły wyższej) odpowiedzialności.

Umowa dropshippingu niejednokrotnie określa dopuszczalny poziom niedoboru magazynowego, czyli ilości produktów, które uległy zniszczeniu lub utracie w zwykłym toku wykonywania usługi, za które usługodawca nie odpowiada. Ustalenie wielkości dopuszczalnego niedoboru może następować w sposób ilościowy (liczba sztuk) lub procentowy. W przypadku konstruowania umowy z perspektywy sprzedawcy, możliwe jest jednak zastrzeżenie, iż dostawca ponosi odpowiedzialność za każdy stwierdzony przypadek niedoboru. Niewykluczone jest także wprowadzenie kar umownych z tytułu nienależytego wykonania obowiązków wynikających z umowy.

• Przeniesienie praw autorskich lub udzielenie licencji do korzystania z utworu – postanowienia dotyczące praw autorskich w omawianej umowie wydają się na pierwszy rzut oka zbędne. Warto jednak pamiętać, iż umowa dropshippingu może obejmować także dodatkowe usługi, jak tworzenie opisów czy wykonywanie fotografii produktów. W takim przypadku, aby sprzedawca mógł korzystać ze wskazanych utworów, konieczne jest uregulowanie tego w umowie. Z punktu widzenia sprzedawcy najkorzystniejsze jest przeniesienie na jego rzecz praw autorskich. Możliwe jest jednak także zawarcie umowy licencyjnej, pozwalającej jedynie na korzystanie, w określonym zakresie ze stworzonych utworów.

Jeśli zainteresowała Cię tematyka umowy licencyjnej, zapraszamy do naszego artykułu, dostępnego pod linkiem https://capitallegal.pl/umowa-licencyjna-licencja-wylaczna-licencja-niewylaczna/

• Obowiązek poufności – w ramach współpracy w oparciu o umowę dropshippingu strony przekazują sobie wzajemnie informacje stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa. Warto zatem, aby umowa dropshippingu obejmowała także klauzulę poufności (NDA).

Szerzej o umowie poufności pisaliśmy w naszym artykule dostępnym pod linkiem https://capitallegal.pl/kiedy-nalezy-zawrzec-i-co-powinna-zawierac-umowa-o-zachowaniu-poufnosci-nda/

• Zasady rozwiązania umowy – w każdej poprawnie skonstruowanej umowie, tak i w umowie dropshippingu powinny znaleźć się postanowienia dotyczące zakończenia jej obowiązywania. Umowa dropshippingu może wskazywać okres wypowiedzenia (np. miesiąc), a także przypadki uprawniające każdą ze stron do natychmiastowego rozwiązania umowy. Ze względu na znaczną złożoność wzajemnych relacji, w umowie warto także doprecyzować kwestie organizacyjne dotyczące zakończenia współpracy. Należą do nich m.in. zasady dokonania inwentaryzacji, termin i sposób zwrotu towaru z magazynu dostawcy, termin dokonania wzajemnych rozliczeń, warunki przekazania danych z systemu magazynowego.

Jak wynika z powyższego, nawiązanie współpracy w zakresie dropshippingu wiąże się z powstaniem szeregu wzajemnych powiązań i zależności pomiędzy dostawcą dropshippingowym a sprzedawcą. Umowa dropshippingu powinna regulować te kwestie, co może mieć najważniejsze znaczenie dla pomyślnego współdziałania stron.

Umowa dropshippingu a RODO (ochrona danych osobowych)

W kontekście umowy dropshippingu osobnego omówienia wymaga zagadnienie ochrony danych osobowych. W celu należytego świadczenia usług, dostawca dropshippingowy otrzymuje bowiem od sprzedawcy dane klientów, do których mają zostać dostarczone zamówione produkty. Przekazanie danych na potrzeby dropshippingu jest niczym innym jak powierzeniem danych osobowych w rozumieniu RODO. Dostawca dropshippingowy wykonuje zlecone mu czynności w imieniu i na rzecz sprzedawcy (administratora danych), czyli posiada status podmiotu przetwarzającego. Aby powyższy proces odbywał się zgodnie z RODO, konieczne jest zawarcie przez strony umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych. Wskazana umowa może stanowić część umowy dropshippingu (np. odrębny paragraf), albo mieć postać odrębnego dokumentu stanowiącego załącznik do umowy głównej.

Więcej o umowie o powierzenie przetwarzania danych osobowych możesz znaleźć w naszym dwuczęściowym artykule, dostępnym pod linkami

https://capitallegal.pl/powierzenie-przetwarzania-na-co-zwracac-uwage-zawierajac-umowe-o-przetwarzanie-danych-osobowych-cz-i/

https://capitallegal.pl/powierzenie-przetwarzania-na-co-zwracac-uwage-zawierajac-umowe-o-przetwarzanie-danych-osobowych-cz-ii/

Regulamin dropshippingu – alternatywa dla umowy dropshippingu

Powyżej wskazaliśmy najważniejsze elementy, jakie powinna zawierać umowa dropshippingu. Dla przedsiębiorców świadczących w sposób stały usługi dropshippingu, współpracujących ze znaczną liczbą sklepów internetowych, każdorazowe negocjowanie i opracowywanie treści umowy dropshippingu, może jednak wiązać się z nadmiernymi trudnościami. Aby uprościć to zadanie, dostawca dropshippingowy może określić regulamin dropshippingu.

Regulamin dropshippingu to nic innego jak ogólny wzór umowy, który obowiązuje w sposób stały w odniesieniu do danego rodzaju usług i podlega akceptacji ze strony klienta przy nawiązywaniu współpracy. Regulamin dropshippingu może obejmować wszystkie wymienione wcześniej aspekty umowy dropshippingu. Warunki podlegające negocjacjom strony mogą ustalić odrębnie od treści regulaminu, w postaci krótkiej umowy lub formularza zlecenia.

Opracowanie regulaminu dropshippingu pozwala uprościć warunki świadczenia usług i przyspieszyć proces zawierania umów. W toku rozwoju działalności dostawcy dropshippingowego warto rozważyć przyjęcie takiego dokumentu.

Umowa dropshippingu – w czym możemy Ci pomóc?

Konstrukcja dropshippingu i sama umowa dropshippingu jest w ostatnim czasie niezwykle popularna w e-handlu. Umowa dropshippingu obejmuje bowiem szereg aspektów i rozwiązań, które zapewniają stronom możliwość efektywnej współpracy i osiągnięcie zamierzonych korzyści.

Należy mieć jednak na uwadze, że brak lub niedostateczne uregulowanie wzajemnych praw i obowiązków może mieć znaczenie nie tylko dla usługodawcy i usługobiorcy (stron umowy), ale także osób trzecich – klientów sklepu internetowego. Warto zatem, aby umowa dropshippingu została konstruowana w sposób indywidualny i z odpowiednią dokładnością.

Nasza kancelaria prawna od lat współpracuje z przedsiębiorcami prowadzącymi działalność w obszarze e-commerce – zarówno sprzedawcami, jak i podmiotami świadczącymi usługi wspierające handel internetowy. W zakresie będącym przedmiotem niniejszego artykułu oferujemy w szczególności:

• wsparcie przy wyborze optymalnych pod względem prawnym rozwiązań w obszarze dropshippingu,
• przygotowanie umów dropshippingu według zróżnicowanych założeń biznesowych,
• weryfikację umów dropshippingu przekazanych Klientom przez potencjalnych kontrahentów,
• przygotowanie indywidulanie dostosowanych regulaminów dropshippingu oraz innych niezbędnych dokumentów, zabezpieczających w maksymalny sposób interesy Klienta.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w zakresie umowy dropshippingu, zapraszamy do kontaktu.