Pojęcie „umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych” coraz częściej pojawia się w kontekście współpracy między firmami a podmiotami przetwarzającymi dane. Aby zachować pełną zgodność z przepisami RODO, firmy muszą upewnić się, iż każdy element przetwarzania danych realizowany na ich zlecenie jest prawidłowo zabezpieczony, a odpowiedzialność stron – jasno określona.
Czym jest umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych?
Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych to dokument regulujący zasady przetwarzania danych osobowych przez podmiot zewnętrzny, zwany procesorem. Procesor przetwarza dane na zlecenie administratora, którym jest organizacja odpowiedzialna za dane, np. firma zatrudniająca pracowników lub oferująca usługi dla klientów. Umowa pozwala na precyzyjne określenie celów przetwarzania, jego zakresu oraz wytycznych dotyczących bezpieczeństwa. Taki dokument jest wymagany prawnie w relacji między administratorem danych a podmiotem przetwarzającym i powinien być dokładnie dostosowany do charakteru współpracy.
Najważniejsze elementy umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych
Umowa powierzenia musi zawierać szczegółowe informacje, które określają ramy współpracy i jasno definiują obowiązki obu stron.
Zakres i cel przetwarzania
W umowie należy wyraźnie określić, jakie kategorie danych będą przetwarzane i w jakim celu. Przykładowo, jeżeli firma zleca zewnętrznemu dostawcy przetwarzanie danych klientów, zakres ten obejmie dane osobowe niezbędne do realizacji usługi, takie jak np. imiona, nazwiska, adresy czy numery kontaktowe. Cele przetwarzania muszą być zgodne z tymi, na które zgodziły się osoby, których dane dotyczą.
Odpowiedzialność stron
Ważnym elementem umowy jest ustalenie odpowiedzialności za ochronę danych. Administrator danych ma obowiązek zapewnienia, iż procesor spełnia wszystkie wymogi RODO, co często wiąże się z audytami lub wymaganiem stosowania zabezpieczeń na odpowiednim poziomie. Procesor odpowiada za zachowanie poufności danych oraz za incydenty związane z ich przetwarzaniem, które mogą wpływać na bezpieczeństwo danych.
Podstawowe wymogi prawne przy podpisywaniu umowy powierzenia
Przy podpisywaniu umowy powierzenia bardzo istotna jest zgodność z wymogami formalnymi. Dokument ten może zostać przekazany w formie papierowej lub drogą elektroniczną. Aby skorzystać z tej drugiej opcji, coraz częściej wykorzystuje się podpis elektroniczny. Podpisy elektroniczne dostępne w ofercie SIGNIUS pozwalają na szybkie i bezpieczne podpisanie umowy przez obie strony, co szczególnie doceniają przedsiębiorcy, którzy potrzebują sprawnego i elastycznego zarządzania dokumentacją.
Dodatkowym elementem, stosowanym w celu potwierdzania tożsamości osoby, która podpisuje dokument, jest weryfikacja tożsamości. Dzięki temu rozwiązaniu możliwe jest jednoznaczne potwierdzenie tożsamości osoby podpisującej. RODO nakłada obowiązek, aby umowy zawierane drogą elektroniczną były możliwe do zweryfikowania pod kątem autentyczności, co eliminuje ryzyko nadużyć.
Umowa powinna być także odpowiednio przechowywana, a wszelkie zmiany w jej zapisach wymagają ponownego zatwierdzenia przez strony. W takiej sytuacji najlepiej będzie ponownie ją podpisać online. Proces ten ułatwi skorzystanie z oferowanych przez SIGNIUS narzędzi do podpisywania dokumentów online.
Podsumowanie
Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych jest ważnym elementem zapewniającym bezpieczeństwo danych w relacji administrator–procesor. Przygotowanie i podpisanie takiej umowy wymaga dbałości o detale oraz znajomości wymagań RODO. Dodatkowym wsparciem w zabezpieczeniu dokumentacji może być stosowanie nowoczesnych technologii, takich jak aplikacja do podpisu elektronicznego, pieczęć elektroniczna czy znacznik czasu, które znacznie przyspieszają procesy biznesowe w kontekście podpisywania dokumentów online i zapewniają zgodność z przepisami.
