Urlop okolicznościowy na śluby zakonne?

“Córka jednej z naszych pracownic zdecydowała się wstąpić do klasztoru. Kończy swój nowicjat i niedługo będzie składała śluby zakonne. Czy na tę okoliczność naszej pracownicy będzie przysługiwał dzień zwolnienia okolicznościowego? Z rozporządzenia wynika, iż z okazji ślubu dziecka pracownika taki dzień mu się należy.“
Napisała do mnie Ania, czytelniczka mojego bloga. Już odpowiadam!

Kiedy pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu okolicznościowego

Zdarzają się sytuacje, iż pracownik potrzebuje skorzystać z wolnego, choć okoliczności, z powodu których nie może przyjść do pracy sprawiają, iż to nie jest to dla niego czas odpoczynku. Okoliczności, z tytułu których pracownikom przyznano prawo do zwolnienia od pracy określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.

Zgodnie z nim pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia w razie:

• ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy – zwolnienie w wymiarze 2 dni
• ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką – zwolnienie w wymiarze 1 dnia.

Urlop okolicznościowy to dodatkowe dni wolne od pracy, niezależne od urlopu wypoczynkowego (który w Polsce w przypadku pełnego etatu wynosi 20 lub 26 dni). Przysługuje niezależnie od wymiaru etatu. Z tytułu ślubu przysługują 2 dni. Urlop jest płatny w 100%. Urlop okolicznościowy nie przysługuje osobom wykonującym umowę zlecenia i umowę o dzieło. Nie przerywa urlopu wypoczynkowego.

Jak wyliczyć wynagrodzenie za urlop okolicznościowy?

Za czas zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, które wyliczane jest zgodnie z zasadami obowiązującymi przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, z tym, iż składniki zmienne przyjmuje się w wysokości wpłaconej w miesiącu korzystania ze zwolnienia.

Stanowisko ministerstwa pracy w sprawie urlopu okolicznościowego z tytułu ślubu

O ile okoliczności związane z utratą bliskiej osoby nie wzbudzają wątpliwości, tak w przypadku ślubów, okazuje się, iż ślub ślubowi nie równy. Można się bowiem zastanawiać, czy mówiąc w rozporządzeniu o ślubie resort miał na myśli ślub rozumiany jako zawarcie związku małżeńskiego czy może należałoby to pojęcie rozciągnąć także na śluby zakonne.

Departament prawny MPiPS odniósł się zatem do tych wątpliwości i w wydanym 3 lipca 2015 r. stanowisku doprecyzował, iż słowo „ślub” użyte w rozporządzeniu odnosi się wyłącznie do zawarcia związku małżeńskiego, zarówno tzw. cywilnego, jak i zawieranego w obrządku kościoła lub związku wyznaniowego, do którego należy pracownik, czyli tzw. „kościelny”. W przypadku kościoła rzymskokatolickiego będzie to ślub tzw. konkordatowy. W tym przypadku śluby zakonne nie mieszczą się w definicji ślubu i dlatego rodzic osoby, która te śluby składa nie otrzyma z tego tytułu zwolnienia, tzw. urlopu okolicznościowego.

Zwolnienia obejmujące dwa dni pracownik może wykorzystać łącznie, jak również podzielić je na pojedyncze dni. Zwolnienia udzielane są na cały dzień pracy bez względu na liczbę godzin, jaką w danym dniu pracownik powinien przepracować zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Jak udokumentować prawo do urlopu okolicznościowego z tytułu ślubu?

Rozporządzenie nie określa jakiego rodzaju dowody powinien przedstawić pracownik, aby udokumentować okoliczności uprawniające do skorzystania ze zwolnienia. Podstawą jego udzielenia jest wniosek pracownika, w terminie bezpośrednio związanym ze zdarzeniem, choć nie musi to być dokładnie w dniu np. ślubu, narodzin dziecka czy zgonu członka rodziny. W praktyce często dokumenty które mogłyby posłużyć jako tzw. „podkładki” uzasadniające wniosek (np. akt ślubu czy zgonu) są dostępne post factum. Dlatego pracownik nie musi ich okazywać na moment składania wniosku, może je przedłożyć później, już po wykorzystaniu zwolnienia.

Czy można przechowywać w dokumentacji pracowniczej kopie aktów ślubu?

Kopii aktów stanu cywilnego (urodzenia, zgonu czy ślubu) nie przechowujemy w dokumentacji pracowniczej ze względu na to, iż zawierają dane osób trzecich (np. w akcie ślubu dane rodziców małżonków, czy w akcie zgonu – dane żyjącego współmałżonka osoby zmarłej), do przetwarzania których nie jesteśmy upoważnieni.

Ile razy można skorzystać z urlopu okolicznościowego z tytułu ślubu?

Na koniec zaznaczmy jeszcze, iż zwolnienie z okazji ślubu pracownika czy jego dziecka można wykorzystać tylko raz w odniesieniu do tego samego zdarzenia. Jest to istotne, ze względu na fakt, iż ślub może być zawarty najpierw jako ślub cywilny, a po jakimś czasie może się odbyć ceremonia wyznaniowa, gdzie nie dochodzi już do zmiany stanu cywilnego. Dlatego w takim przypadku uważa się, iż pracownik może skorzystać ze zwolnienia na ślub cywilny, ponieważ to ten właśnie wywołuje skutek prawny w postaci zmiany stanu cywilnego.

Udzielenie urlopu okolicznościowego jest dla pracodawcy obligatoryjne, o ile pracownik złożył stosowny wniosek, będący podstawą jego udzielenia. W przypadku, gdy pracownik nie zdecyduje się skorzystać z przysługującego mu uprawnienia, urlop przepadnie.