Urlop z powodu siły wyższej

Już od jakiegoś czasu pracownicy mogą korzystać z urlopu z powodu siły wyższej. Pracodawcy mają wobec niego jednak wciąż pewne wątpliwości. Najczęstsze dotyczą okoliczności, kiedy mogą go udzielać i czy (oraz kiedy) mają prawo odmowy. Praktyka wskazuje na brak możliwości odrzucenia wniosku. Przyjrzyjmy się więc działaniom, jakie mogą być podejmowane przez pracodawców w związku z tym zwolnieniem.

Nowe uprawnienie pracownicze

Pracownik ma prawo skorzystać w ciągu roku kalendarzowego z urlopu z powodu siły wyższej w wymiarze 2 dni albo 16 godzin. Chodzi tu o sytuacje związane z chorobą lub wypadkiem członka rodziny – gdy faktycznie niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika.

Przepis nie wskazuje jednak, jak rozumieć wspomniane przesłanki, a także, czy i w jaki sposób pracodawca może zweryfikować wskazane podczas wnioskowania okoliczności. Co więcej – pracownik nie jest choćby zobowiązany do przedstawienia pracodawcy szerszych wyjaśnień czy dowodów.

Z tego powodu, jak również ze względu na ochronę danych osobowych, często powtarza się, iż pracodawca nie jest uprawniony do uzyskania jakichkolwiek informacji o powodach zwolnienia. W konsekwencji musi udzielić urlopu.

Resort pracy w swoim niedawnym stanowisku podkreślił też, iż przepis nie wymaga przedstawienia żadnych dokumentów. Jednocześnie jednak zwrócił uwagę, iż pracownik musi poinformować o przyczynie i przewidywanym czasie nieobecności w pracy. Ministerstwo nie ustosunkowało się do możliwości odmowy udzielenia urlopu z powodu siły wyższej.

Działania po stronie pracodawców

• żądanie od pracownika dokumentów potwierdzających wystąpienie siły wyższej

W naszej ocenie, w tej chwili przeważają argumenty przeczące możliwości żądania od pracowników dowodów potwierdzających wystąpienia siły wyższej. W większości przypadków wniosek o zwolnienie dotyczy w końcu szczególnej kategorii danych, takich jak zdrowie pracownika lub jego najbliższych. Poza tym mogą wystąpić sytuacje, w których nie będą istniały żadne dokumenty związane z danym przypadkiem siły wyższej.

Widzimy jednak argumenty za tym, aby pracownik wskazywał choć bardzo ogólną przyczynę wnioskowania o urlop z powodu siły wyższej (np. czy chodzi o wypadek/chorobę).

• weryfikowanie wystąpienie przesłanek siły wyższej

Przedstawienie przez pracowników choćby bardzo ogólnych informacji na temat przyczyn zwolnienia, pozwala pracodawcy na zweryfikowanie, czy na pewno spełnione są przesłanki ustawowe potwierdzające wystąpienie siły wyższej. Zgodnie z przepisami można o niej mówić w 3 sytuacjach, które zobrazowaliśmy na poniższej grafice.

W naszej ocenie pracodawca może odmówić udzielenia urlopu z powodu siły wyższej, gdy wspomniane przesłanki nie są spełnione w sposób oczywisty i bezsporny (niewymagający dalszej weryfikacji).

Pracodawca nie ma możliwości sprawdzenia, czy podane przez pracownika okoliczności na pewno są prawdziwe. Niemniej jednak, jeżeli z przedstawionych przez niego informacji wynika, iż pracownik chce wykorzystać zwolnienie, aby np. przedłużyć sobie długi weekend – to widzimy argumenty, aby takiego zwolnienia odmówić.

Zgodnie z aktualnym stanowiskiem Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, na definicję spraw rodzinnych należy patrzeć szeroko i nie można ustanowić zamkniętego katalogu takich spraw. W końcu dotyczą one życia prywatnego oraz całokształtu sytuacji, w której pracownik się znajduje. Skoro jednak przepisy przewidują konkretne przesłanki udzielenia zwolnienia i nie jest to nowy rodzaj urlopu wypoczynkowego – brak związku ze sprawami rodzinnymi może w naszej ocenie uzasadniać odmowę zwolnienia.

Jak wspomnieliśmy, resort rodziny nie odniósł się do schematy tego stanowiska. Organ wskazał jednak, iż przepis nie przyznaje prawa do urlop z powodu siły wyższej we wszelkich przypadkach.

Przepisy do zmiany?

Choć w naszej ocenie istnieje szereg argumentów przemawiających za przyznaniem pracodawcom pewnych uprawnień w zakresie weryfikacji przesłanek wystąpienia siły wyższej, aktualnie nie jest to stanowisko jednolite. Do każdego przypadku trzeba więc podchodzić ostrożnie i z rozwagą.

Zapewne pracodawcy bardzo często zdecydują się na udzielanie zwolnienia bez dodatkowych pytań o okoliczności (ostatecznie mówimy tylko o 2 dniach / 16h zwolnienia w roku). Z jednej strony takie warunki mogą być po prostu nieweryfikowalne. Z drugiej – może chodzić np. o budowanie dobrych relacji z pracownikami (opartych na zaufaniu, a nie nadmiernym formalizmie).

Warto jednak już od początku uświadamiać i informować pracowników o tym, czym jest urlop z powodu siły wyższej. Pozwoli to na zmniejszenie ryzyka jego nadużywania (np. jako formy dodatkowych dni urlopu).

Pracodawcy chcą doprecyzowania wspomnianych przesłanek. Możliwe więc, iż stanie się to w kolejnej nowelizacji.

Jeśli mają Państwo pytania do powyższego tematu lub innych kwestii związanych z prawem pracy, zachęcamy do kontaktu.