10 sposobów na poprawę płynności finansowej firmy

Płynność finansowa to fundament stabilnego funkcjonowania każdej firmy. Kiedy jest zachwiana, pojawiają się problemy – brak środków na bieżące wydatki, kłopoty z regulowaniem zobowiązań, a w skrajnych przypadkach – choćby ryzyko bankructwa. Dlatego tak ważne jest, aby regularnie monitorować przepływy finansowe i podejmować działania, które pozwolą na utrzymanie lub poprawę płynności. W tym artykule znajdziesz 10 sprawdzonych sposobów, które mogą pomóc Twojej firmie uniknąć finansowych trudności.

Kluczowe informacje – 10 sposobów na poprawę płynności finansowej firmy:

• Skróć terminy płatności od klientów – Dłuższe terminy płatności blokują Twoje środki. Negocjuj krótsze terminy lub oferuj rabaty za wcześniejszą zapłatę, by szybciej mieć gotówkę w kasie.
• Monitoruj przepływy pieniężne – Regularnie sprawdzaj, ile gotówki wpływa do firmy i ile wychodzi. To da Ci pełną kontrolę nad finansami i pozwoli uniknąć niespodzianek.
• Negocjuj z dostawcami – Nie bój się rozmawiać o lepszych warunkach płatności. Wydłużenie terminów płatności u dostawców może poprawić płynność bez dodatkowych kosztów.
• Rozważ faktoring – jeżeli klienci płacą z opóźnieniem, faktoring może być szybkim rozwiązaniem na uzyskanie środków za faktury, zanim klienci dokonają zapłaty.
• Zarządzaj należnościami – Regularnie przypominaj klientom o płatnościach, aby uniknąć zaległości. Windykacja nie musi być stresująca, jeżeli podejmiesz działania wcześnie.
• Optymalizuj zapasy – Zbyt duże zapasy to zamrożony kapitał. Kupuj to, czego naprawdę potrzebujesz, i unikaj gromadzenia produktów, które wolno się sprzedają.
• Przeanalizuj koszty operacyjne – Regularny audyt pozwoli zidentyfikować zbędne wydatki, które możesz wyeliminować lub zredukować, poprawiając płynność finansową.
• Zadbaj o optymalizację podatkową – Korzystaj z dostępnych ulg i konsultuj się z doradcą podatkowym, by zminimalizować obciążenia podatkowe i uwolnić dodatkowe środki.
• Restrukturyzacja spółki – W trudnych momentach restrukturyzacja może być niezbędna do zmniejszenia zadłużenia i optymalizacji kosztów.
• Inwestuj rozważnie – Inwestuj w narzędzia i technologie, które długoterminowo poprawią efektywność firmy i przyniosą oszczędności.

1. Przemyśl swoją politykę kredytową

Często firmy oferują klientom długie terminy płatności, żeby przyciągnąć nowych kontrahentów. Niestety, im dłużej czekasz na zapłatę, tym większe ryzyko utraty płynności. Klienci mogą się opóźniać z płatnościami, co blokuje Twoje środki na dalszą działalność.

Co możesz zrobić?

1. Przemyśl skrócenie terminów płatności na fakturach – np. z 60 dni na 30 dni.
   2. Wprowadź system zachęt dla klientów, którzy płacą szybciej – np. rabat za wcześniejszą płatność.
   3. Rozważ opcję płatności z góry dla nowych klientów lub tych, których płynność finansowa nie jest stabilna.

Pamiętaj, iż jasne zasady współpracy i terminowe płatności mogą poprawić Twoją płynność finansową bez dodatkowych nakładów kapitału.

2. Monitoruj przepływy pieniężne

Nie wystarczy znać stan konta, by mieć pełen obraz sytuacji finansowej firmy. Aby kontrolować płynność, musisz regularnie monitorować przepływy pieniężne, czyli analizować, skąd napływają środki i jakie wydatki pojawiają się w najbliższej przyszłości.

Praktyczne wskazówki:

• Stwórz budżet przepływów pieniężnych na najbliższe miesiące i regularnie go aktualizuj.
• Zidentyfikuj sezonowość w swojej działalności – jeżeli wiesz, iż w określonych miesiącach masz większe wpływy, lepiej zaplanujesz czas, w którym mogą pojawić się niedobory.
• Korzystaj z dostępnych narzędzi księgowych, które automatyzują monitorowanie przepływów i pozwalają gwałtownie reagować na potencjalne problemy.

Dzięki systematycznemu monitorowaniu masz szansę zaplanować, kiedy konieczne będą dodatkowe działania, by zachować płynność.

3. Negocjuj lepsze warunki z dostawcami

Jednym z prostszych sposobów na poprawę płynności finansowej jest wydłużenie terminów płatności wobec dostawców. Zamiast płacić za dostarczony towar czy usługę od razu, możesz wynegocjować dłuższy okres rozliczeń, co pozwala Ci zachować gotówkę na inne bieżące potrzeby.

Jak negocjować korzystniejsze warunki?

• Znajdź kompromis – nie musisz natychmiast proponować drastycznie dłuższych terminów płatności. Zacznij od małych kroków – np. zamiast 30 dni, spróbuj negocjować 45.
• Zapytaj o elastyczność – długotrwałe relacje biznesowe mogą być podstawą do rozmów o bardziej elastycznych warunkach. Niekiedy dostawcy oferują korzystniejsze warunki lojalnym klientom.
• Wykorzystaj swoją pozycję rynkową – jeżeli współpracujesz z dostawcą od dłuższego czasu lub realizujesz większe zamówienia, możesz mieć większą siłę negocjacyjną.

— Oferta doradztwa biznesowego —

Prowadzenie biznesu to wyzwanie, ale nie musisz tego robić sam! Kancelaria Małgorzata Kardas-Gołębiowska – Doradztwo biznesowe, usługi podatkowe oraz doradztwo księgowe – wspiera firmy na każdym etapie działalności.

4. Skorzystaj z faktoringu

Często zdarza się, iż Twoi klienci płacą z opóźnieniem, co blokuje gotówkę niezbędną do prowadzenia bieżącej działalności. Jednym z rozwiązań jest faktoring, który pozwala Ci szybciej odzyskać środki za wystawione faktury, bez czekania na zapłatę od klientów.

Faktoring w praktyce:

• Firma faktoringowa od razu wypłaca Ci 80-90% wartości faktury.
• Resztę środków otrzymujesz, gdy Twój klient ureguluje fakturę.

Korzyści:

• Natychmiastowy dostęp do gotówki, choćby gdy klient płaci z opóźnieniem.
• Możliwość stabilniejszego planowania budżetu i operacji finansowych.

Jednak faktoring to rozwiązanie, które wiąże się z dodatkowymi kosztami, dlatego warto rozważyć, czy jest ono odpowiednie w dłuższym okresie dla Twojej firmy.

5. Zmniejsz zaległe należności

Zaległości płatnicze od klientów to jedna z najczęstszych przyczyn problemów z płynnością finansową. Czekanie na spłatę faktur potrafi zamrozić nie tylko środki, ale i możliwości dalszego działania. Kluczem do poprawy płynności jest skuteczna windykacja i szybkie działania prewencyjne.

Jak zmniejszyć zaległe należności?

• Regularne przypomnienia – już po kilku dniach od wystawienia faktury możesz wysyłać uprzejme przypomnienia o zbliżającym się terminie płatności.
• Zasady odsetek za opóźnienia – jasno określ w umowie, iż opóźnione płatności będą objęte odsetkami karnymi, co zmotywuje klientów do terminowego regulowania zobowiązań.
• Windykacja polubowna – zanim zdecydujesz się na kroki prawne, warto spróbować polubownego odzyskiwania należności, np. poprzez negocjacje.

Skuteczne zarządzanie należnościami oznacza nie tylko odzyskanie zaległych środków, ale też budowanie bardziej przejrzystych i korzystnych dla obu stron relacji z kontrahentami.

6. Zarządzaj zapasami efektywnie

Zbyt duże zapasy mogą wiązać kapitał, który mógłby być lepiej wykorzystany. Trzymanie nadmiaru produktów czy materiałów w magazynie to kapitał, który nie pracuje na rzecz firmy. Optymalizacja zapasów jest kluczowa, aby poprawić płynność finansową i zwiększyć dostępność gotówki.

Jak skutecznie zarządzać zapasami?

• Wprowadź system „just-in-time” – ogranicz przechowywanie nadmiaru towarów, zamawiając je tylko wtedy, gdy są potrzebne do realizacji zamówień. W ten sposób unikasz zamrażania gotówki w magazynie.
• Regularnie analizuj rotację zapasów – sprawdzaj, które produkty sprzedają się najlepiej, a które zalegają. Taki monitoring pozwala na bardziej przemyślane zakupy i unikanie nadmiarowych zapasów.
• Automatyzacja zarządzania zapasami – wykorzystaj narzędzia do zarządzania magazynem, które automatycznie monitorują stan produktów i przypominają o konieczności zamówień.

Odpowiednio zarządzane zapasy zmniejszają ryzyko zalegania produktów i pozwalają na lepsze zarządzanie kapitałem obrotowym.

7. Przeprowadź audyt kosztów

Jednym z najbardziej efektywnych sposobów na poprawę płynności finansowej jest cięcie zbędnych kosztów. Wiele firm z biegiem czasu akumuluje niepotrzebne wydatki, które obciążają budżet. Regularny audyt kosztów może ujawnić, gdzie wydajesz za dużo i jak można to ograniczyć.

Co warto przeanalizować?

• Koszty operacyjne – sprawdź, czy możesz renegocjować umowy z dostawcami, ograniczyć zużycie energii czy lepiej zoptymalizować koszty administracyjne.
• Zbędne subskrypcje i licencje – wiele firm płaci za narzędzia lub usługi, z których rzadko korzysta. Zlikwidowanie niepotrzebnych wydatków może przynieść szybkie oszczędności.
• Zoptymalizuj procesy wewnętrzne – czy Twój zespół działa efektywnie? Automatyzacja niektórych zadań lub lepsze zarządzanie projektami może zmniejszyć koszty operacyjne.

Regularna analiza i redukcja kosztów operacyjnych może gwałtownie poprawić płynność finansową firmy, jednocześnie bez negatywnego wpływu na jakość jej funkcjonowania.

8. Zadbaj o optymalizację podatkową

Podatki to duża część wydatków każdej firmy, dlatego warto zadbać o optymalizację podatkową, która może znacząco poprawić płynność finansową. Istnieje wiele legalnych metod na zminimalizowanie obciążeń podatkowych, a profesjonalne doradztwo podatkowe może w tym pomóc.

Jakie kroki podjąć, aby zoptymalizować podatki?

• Skorzystaj z ulg podatkowych – o ile Twoja firma prowadzi działalność badawczo-rozwojową, może skorzystać z ulgi B+R. Inne formy wsparcia to m.in. ulga na inwestycje czy możliwość amortyzacji.
• Konsultacje z doradcą podatkowym – specjaliści pomogą dobrać najlepsze rozwiązania podatkowe, dostosowane do profilu działalności Twojej firmy. To nie tylko oszczędność, ale i pewność, iż rozliczenia są prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• Planowanie podatkowe – z odpowiednim wsparciem można przewidzieć, które miesiące będą bardziej obciążone podatkowo i z wyprzedzeniem się do tego przygotować.

Poprawna optymalizacja podatkowa pozwala lepiej zarządzać zasobami finansowymi i unikać nagłych niespodzianek w postaci wysokich zobowiązań podatkowych.

9. Restrukturyzacja spółki jako sposób na poprawę finansów

W przypadku poważnych problemów finansowych, czasami niezbędna jest bardziej radykalna zmiana – restrukturyzacja spółki. To proces, który polega na dostosowaniu struktury organizacyjnej, modelu operacyjnego i finansów firmy do nowej sytuacji, aby poprawić jej kondycję finansową i zapewnić stabilność na przyszłość.

Kiedy rozważyć restrukturyzację?

• Gdy firma boryka się z nadmiernym zadłużeniem i nie jest w stanie regulować bieżących zobowiązań.
• Kiedy występują długotrwałe problemy z płynnością, które nie mogą być rozwiązane dzięki krótkoterminowych środków, takich jak negocjacje z dostawcami czy windykacja należności.
• Gdy istnieje potrzeba zoptymalizowania kosztów, aby przywrócić firmie rentowność.

Jak restrukturyzacja pomaga?

• Możliwe jest zmniejszenie zadłużenia, np. poprzez negocjacje z wierzycielami lub uzyskanie nowych warunków spłaty długów.
• Przemyślana restrukturyzacja pozwala na zmniejszenie kosztów operacyjnych oraz lepsze zarządzanie zasobami, co pozytywnie wpływa na płynność finansową.
• W niektórych przypadkach, restrukturyzacja może obejmować także sprzedaż części majątku firmy, aby uzyskać dodatkowe środki na spłatę zobowiązań.

Restrukturyzacja to skomplikowany proces, który wymaga odpowiedniego planowania i wsparcia ekspertów, ale może być kluczowym elementem w ratowaniu firmy przed upadkiem i poprawą jej płynności finansowej.

10. Inwestuj mądrze w rozwój

Poprawa płynności finansowej nie oznacza, iż należy unikać inwestycji. Wręcz przeciwnie – mądrze zaplanowane inwestycje mogą znacząco poprawić sytuację finansową firmy w długim okresie. Ważne jednak, aby podejmować je z rozwagą i po dokładnej analizie.

Na co zwrócić uwagę przy inwestycjach?

1. Zwrot z inwestycji (ROI) – zanim zdecydujesz się na inwestycję, zawsze oceniaj, jaki realny zwrot możesz z niej uzyskać i w jakim czasie. Nie każda inwestycja przynosi natychmiastowe korzyści.
2. Rozwój technologiczny – inwestycje w nowoczesne rozwiązania mogą nie tylko poprawić efektywność pracy, ale także zmniejszyć koszty w przyszłości. Automatyzacja procesów, nowoczesne oprogramowanie czy innowacyjne narzędzia mogą przynieść oszczędności na poziomie operacyjnym.
3. Dywersyfikacja ryzyka – inwestuj w różne obszary, aby nie uzależniać przyszłych wyników finansowych od jednego sektora działalności. Dywersyfikacja zmniejsza ryzyko i poprawia płynność w trudnych momentach rynkowych.

Rozważne inwestycje mogą nie tylko zabezpieczyć firmę przed problemami z płynnością, ale także przyczynić się do jej dynamicznego rozwoju w dłuższej perspektywie.

Podsumowanie artykułu o sposobach na poprawę płynności finansowej firmy

Kiedy prowadzi się firmę, łatwo jest wpaść w pułapkę skupiania się na codziennych zadaniach i ignorowania kwestii płynności finansowej – aż do momentu, gdy nagle zaczyna brakować gotówki. I to zwykle w najmniej odpowiednim momencie. Byłem świadkiem, jak znajomy przedsiębiorca borykał się z problemami, bo polegał tylko na jednym dużym kliencie, który przeciągał płatności. Z dnia na dzień stanął przed wyborem: albo zacznie zwalniać ludzi, albo gwałtownie coś wymyśli.

Przeczytaj podobny artykuł: Zalety współpracy z kancelarią podatkową – Plusy usług doradztwa podatkowego

Prawda jest taka, iż proste rozwiązania, takie jak renegocjacja warunków z dostawcami czy lepsze zarządzanie zapasami, mogą mieć ogromny wpływ na sytuację firmy. To nie są skomplikowane rzeczy, ale wymagają konsekwencji i dyscypliny. Jasne, łatwiej powiedzieć niż zrobić, ale te działania to jak domowe porządki – kiedy już raz wszystko uporządkujesz, od razu oddychasz lżej.

Z drugiej strony, faktoring czy restrukturyzacja to kroki bardziej zaawansowane i wymagające precyzyjnego planu. I choć mogą wydawać się stresujące, dają realne narzędzia do zarządzania finansami w sytuacjach kryzysowych. To trochę jak ze zmianą diety – na początku jest trudno, ale kiedy widzisz efekty, zaczynasz doceniać wysiłek. Restrukturyzacja może być nieco bolesna na początku, ale często to jedyna droga, żeby firma nie ugrzęzła w długach na dobre.

Wszystko sprowadza się do tego, iż najlepszym lekarstwem jest zapobieganie. Stałe monitorowanie przepływów pieniężnych, regularne audyty kosztów i przemyślane inwestycje to nawyki, które mogą nie tylko uchronić przed kryzysem, ale też dać firmie solidne podstawy do rozwoju. Bo w końcu, kto by chciał spać spokojnie, wiedząc, iż za kilka miesięcy może się skończyć gotówka?

Nie traktuj płynności finansowej jako „tematu na później”. Lepiej zawczasu zacząć działać – nie po to, by ratować firmę w trudnym momencie, ale żeby w ogóle nie dopuścić do takich sytuacji.

Źródło: Artykuł sponsorowany