Brak kasy fiskalnej – konsekwencje

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej

Kasa fiskalna jest rodzajem ewidencji podatkowej i służy ewidencji sprzedaży zarejestrowanych w niej transakcji. Aktualnie wyróżnia się cztery rodzaje kas, tj.:

• kasy online,
• kasy z elektronicznym zapisem kopii,
• kasy z papierowym zapisem kopii,
• kasy w formie oprogramowania.

Ustawodawca w przepisie art. 111 ust.1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej ustawa o VAT) wprowadził obowiązek rejestrowania sprzedaży dzięki kas rejestrujących w przypadku podatników dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Zgodnie z tym przepisem „podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących”.

W ewidencji sprzedaży wykazuje się dane o sprzedaży zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające:

• przedmiot opodatkowania,
• wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz
• dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, dzięki którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi.

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani:

• wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
  • w postaci papierowej lub
  • w postaci elektronicznej, za zgodą nabywcy, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych;
• dokonywać niezwłocznego zgłoszenia adekwatnemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy;
• udostępniać kasy rejestrujące do kontroli stanu ich nienaruszalności i schematy pracy na każde żądanie adekwatnych organów;
• poddawać kasy rejestrujące w terminach określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 7a pkt 4 obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez adekwatny podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących;
• przechowywać kopie dokumentów kasowych do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;
• stosować kasy rejestrujące wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży;
• wystawiać przy zastosowaniu kas rejestrujących inne dokumenty dotyczące sprzedaży lub pracy tych kas;
• prowadzić i przechowywać dokumentację o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej;
• poddać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji;
• zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas;
• zakończyć używanie kas rejestrujących w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas rejestrujących, zapewniając zabezpieczenie danych z kasy rejestrującej.

Naruszenie obowiązku posiadania kasy fiskalnej – konsekwencje na gruncie ustawy o VAT

W przypadku stwierdzenia, iż podatnik narusza obowiązek posiadania kasy fiskalnej, naczelnik urzędu skarbowego lub naczelnik urzędu celno-skarbowego ustala dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego się nie ustala.

Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować sprzedaż przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej.

W przypadku gdy ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży.

Naruszenie obowiązku posiadania kasy fiskalnej – konsekwencje na gruncie ustawy KKS

W pierwszej kolejności wskazać należy, iż zgodnie z przepisem art. 53 § 21 KKS księgami są:

• księgi rachunkowe,
• podatkowa księga przychodów i rozchodów,
• ewidencja,
• rejestr,
• inne podobne urządzenia ewidencyjne, do których prowadzenia zobowiązuje ustawa, a w szczególności zapisy kasy rejestrującej.

Natomiast przepis art. 60 KKS reguluje odpowiedzialność karnoskarbową za brak kasy fiskalnej i tym samym:

„Kto wbrew obowiązkowi nie prowadzi księgi, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych” [por. §1];

„Kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje księgi w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, przedstawicielstwo lub oddział, a o ile prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi – w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub w miejscu wskazanym przez kierownika jednostki, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych” [por. §2].

Grzywna do 240 stawek dziennych również będzie mogła zostać nałożona na podatnika lub płatnika, który nie zawiadamia w terminie adekwatnego organu o prowadzeniu księgi przez doradcę podatkowego lub inny podmiot upoważniony do prowadzenia ksiąg w jego imieniu i na jego rzecz.

Czyny zabronione, o których mowa w art. 60 KKS, są przestępstwami skarbowymi, jednak nie zawsze ich popełnienie skutkuje najsurowszą karą, albowiem z art. 60 § 4 wynika, iż w przypadku mniejszej wagi sprawca może podlegać wyłącznie karze grzywny.

Mniejsza waga została natomiast uregulowana w przepisie art. 53 § 8 KKS, zgodnie z którym:

„W rozumieniu kodeksu wypadek mniejszej wagi jest to czyn zabroniony jako wykroczenie skarbowe, które w konkretnej sprawie, ze względu na jej szczególne okoliczności – zarówno przedmiotowe, jak i podmiotowe – zawiera niski stopień społecznej szkodliwości czynu, w szczególności gdy uszczuplona lub narażona na uszczuplenie należność publicznoprawna nie przekracza ustawowego progu z § 6, a sposób i okoliczności popełnienia czynu zabronionego nie wskazują na rażące lekceważenie przez sprawcę porządku finansowoprawnego lub reguł ostrożności wymaganych w danych okolicznościach, albo sprawca dopuszczający się czynu zabronionego, którego przedmiot nie przekracza kwoty małej wartości, czyni to z pobudek zasługujących na uwzględnienie”.

W literaturze wskazuje się, że:

„[…] o niskim stopniu społecznej szkodliwości można mówić zwłaszcza wówczas, gdy uszczuplona lub narażona na uszczuplenie należność publicznoprawna nie przekracza ustawowego progu, a sposób i okoliczności popełnienia czynu zabronionego nie wskazują na rażące lekceważenie przez sprawcę porządku finansowoprawnego lub reguł ostrożności wymaganych w danych okolicznościach”;

„[…] sposób i okoliczności popełnienia czynu nie mogą wskazywać na rażące lekceważenie przez sprawcę porządku finansowoprawnego lub reguł ostrożności wymaganych w danych okolicznościach. Aby ustalić, czy w danej sytuacji ta przesłanka negatywna nie zachodzi, należy najpierw ocenić, czym jest porządek finansowoprawny oraz jakie reguły ostrożności są wymagane w danych warunkach. Drugi z tych czynników podlega ocenie odrębnie dla wszystkich przypadku. Natomiast pojęcie porządku finansowoprawnego ma charakter generalny i należy je ocenić jako całokształt regulacji prawa finansowego” [por. G. Keler [w:] J. Błachut, A. Soja, G. Keler, Kodeks karny skarbowy. Komentarz, Warszawa 2024, art. 53].

Przedawnienie przestępstwa skarbowego

Karalność przestępstwa skarbowego ustaje, o ile od czasu jego popełnienia upłynęło:

• 5 lat – gdy czyn stanowi przestępstwo skarbowe zagrożone karą grzywny, karą ograniczenia wolności lub karą więzienia nieprzekraczającą 3 lat;
• 10 lat – gdy czyn stanowi przestępstwo skarbowe zagrożone karą więzienia przekraczającą 3 lata.

Natomiast karalność przestępstwa skarbowego polegającego na uszczupleniu lub narażeniu na uszczuplenie należności publicznoprawnej ustaje także wtedy, gdy nastąpiło przedawnienie tej należności.

Podsumowanie

Pamiętaj, iż podatnik-sprzedawca ma obowiązek ewidencjonować sprzedaż z zastosowaniem kasy fiskalnej oraz obowiązek drukować paragon w sposób pozwalający na odczytanie jego treści i zawierające wymagane prawem dane. Aby podatnik mógł skorzystać z prawa do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kasy rejestrującej, muszą zostać spełnione konkretne warunki.

Istnieje jednak szansa na uchronienie się przed konsekwencjami skarbowymi poprzez skorzystanie z czynnego żalu. Więcej na ten temat przeczytasz w tym artykule, gdzie dodatkowo znajdziesz wzór czynnego żalu wraz z omówieniem.