ELegitymacja - procedury przy wydawaniu nowego dokumentu

rodosfera.pl 2 tygodni temu

Czy stosować zgody na wykorzystanie wizerunku przy tworzeniu nowych dokumentów? Jakie wdrożyć procedury przy zlecaniu wykonania eLegitymacji zewnętrznym podmiotom? Jakie są różnice pomiędzy eLegitymacjją a mLegitymacją?

Zgodnie z rozporządzeniem posiadacze papierowych legitymacji nie muszą ich wymieniać na karty, jednak w przypadku konieczności wydania duplikatu będzie on miał już nową formę. W paragrafie 84 ust. 2 przytoczonego rozporządzenia określono, iż dotychczas stosowane legitymacje można wydawać do 12 lipca 2024, a następnie będą to wspomniane karty.

PODSTAWA PRZETWARZANIA DANYCH UCZNIÓW

Podobnie jak w przypadku dotychczas obowiązujących przepisów wydanie legitymacji jest obowiązkiem jednostki oświatowej, który wynika z przepisów obowiązującego prawa. W związku z tym przesłanką, na której opieramy przetwarzanie danych uczniów w tym kontekście jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli realizacja obowiązku prawnego. Obowiązek ten wynika z przytoczonego wyżej rozporządzenia. W praktyce zmienia się jedynie forma dokumentu, a nie zasada jego wydawania.

ZGODA NA WYKORZYSTANIE WIZERUNKU

Integralnym elementem legitymacji szkolnej, bez względu na jej formę, jest fotografia ucznia, do którego legitymacja należy. W tym kontekście może pojawić się pytanie czy na wykorzystanie wizerunku potrzebujemy zgody opiekuna prawnego lub ucznia pełnoletniego. Taką zgodę będziemy musieli pozyskać tylko wtedy, gdy wizerunek danej osoby będziemy chcieli wykorzystywać, np. w celu promowania własnej działalności. W przypadku legitymacji szkolnej dostarczenie fotografii jest obowiązkiem ucznia, który ma otrzymać dokument, gdyż bez niej byłby on niekompletny i nieważny. Podobnie, o ile nie wymagamy dostarczenia fotografii, ale dysponujemy możliwościami technicznymi wykonania ich w jednostce, także nie potrzebujemy na to zgody ucznia lub jego opiekuna prawnego.

PRZYGOTOWANIE eLEGITYMACJI

Wytworzenie legitymacji tradycyjnej nie było czymś skomplikowanym. Na zamówionym druku uzupełniano dane ucznia, przyklejano zdjęcie i umieszczano pieczęć szkoły. Nowa forma wymaga zastosowania dedykowanych drukarek, bez których przygotowanie dokumentu będzie niemożliwe. Koszt takiego urządzenia najczęściej przekracza możliwości finansowe jednostek oświatowych. Znana jest praktyka kupowania jednego, wspólnego urządzenia dla kilku jednostek, jednak najczęściej wybieraną opcją jest zlecenie wykonania legitymacji podmiotowi zewnętrznemu.

W takim przypadku należy pamiętać, iż dochodzi do powierzenia przetwarzania danych osobowych. Jest to związane przede wszystkim z tym, iż to jednostka oświatowa jest zobowiązana do wydania dokumentu a decydując się na zlecenie tej czynności na zewnątrz powierzamy dane uczniów, dla których legitymacje będą przeznaczone. Bardzo istotnym elementem takiego rozwiązania jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, w której określimy przede wszystkim:

Kategorie danych osobowych
Kategorie osób, których dane dotyczą
Sposób przetwarzania
Czas obowiązywania umowy
Wskazanie dalszych podmiotów przetwarzających
Gwarancje stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zabezpieczenia powierzonych danych
Czas reakcji na powstałe naruszenie
Sposób postępowania z danymi po zakończeniu współpracy (zwrot lub zniszczenie)

eLEGITYMACJA A mLEGITYMACJA

Osoba, która otrzymała eLegitymację otrzymuje także dostęp do aplikacji mObywatel, której elementem jest mLegitymacja. mLegitymacja nie może działać w oderwaniu od eLegitymacji i nie stanowi dokumentu samego w sobie. Jest to jedynie cyfrowa wersja fizycznego dokumentu. Dostęp do mLegitymacji przyznawany jest zarówno uczniom posiadającym dotychczas obowiązującą, papierową legitymację jak i jej wersję obecną.

PODSUMOWANIE

Wprowadzenie w życie eLegitymacji w postaci plastikowej karty wymusza nieco inne podejście do kwestii wydawania legitymacji szkolnych. Z jednej strony może generować tworzenie niepotrzebnych dokumentów, jak np. pozyskiwanie zgody na wykorzystanie wizerunku ucznia, z drugiej może być związane z zaniechaniem uregulowania tak istotnej kwestii jaką jest powierzenie przetwarzania danych osobowych i sformalizowanie go poprzez zawarcie umowy powierzenia. W każdym jednak przypadku są to zagadnienia związane z przetwarzaniem danych osobowych. Osobą adekwatną do rozstrzygania takich kwestii będzie Inspektor Ochrony Danych, którego każda jednostka oświatowa, jako realizująca zadania publiczne z wykorzystaniem środków publicznych musi wyznaczyć.

Dziękujemy, iż przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. W serwisie RODOsfera.pl piszemy o najważniejszych obowiązkach prawnych wynikających z Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych oraz innych ważnych tematach dla oświaty. Jeżeli masz pytanie lub interesujące tematy na POSTY, wyślij do nas taką informację - opublikujemy odpowiedź na BLOGU.

Dodatkowe informacje: