Jak przeprowadzić udane negocjacje umowy w jeden dzień.

9 ekstremalnie skutecznych sposobów i technik szybkiego prowadzenia negocjacji, które możesz zastosować, choćby o ile nie jesteś prawnikiem albo zawodowym negocjatorem biznesowym.

Skoro tu jesteś, to prawdopodobnie zastanawiasz się – jak przyspieszyć negocjowanie umów?

W biznesie negocjacje to podstawowy sposób zawierania ważniejszych umów handlowych. W przedłużających się negocjacjach tych mniej ważnych i tych zasadniczych klauzul umowy, kolejne wersje i poprawki wysyłane w tę i z powrotem. To sprawia zazwyczaj, iż obydwie strony gwałtownie zaczynają się frustrować, albo – co gorsza – zwyczajnie męczyć. Niestety negocjowanie umów jest skomplikowanym procesem, który ciągnie się przez różne etapy. Strategie negocjacyjne to jedno, ale należy uwzględniać przede wszystkim zmienne w czasie, różne poziomy motywacji uczestników. I odpowiednio na nie reagować.

Niektóre negocjacje prawne i biznesowe poszczególnych umów i ich postanowień, ciągną się w nieskończoność. Taka jest smutna charakterystyka tej biurokratycznej strony biznesu. Gdy jednak nam bardzo zależy, to ten proces można znacznie usprawnić odpowiednio wykorzystując wiedzę na temat zasad prowadzenia efektywnych negocjacji prawnych i biznesowych.

Ponieważ prowadzimy Kancelarię Prawną wyspecjalizowaną w negocjacji umów na terenie całego kraju, to postanowiliśmy się w tym artykule, częścią zdobytej w różnych projektach wiedzy, podzielić. Poniżej w 9 punktach opisujemy jak przeprowadzić skuteczne negocjacje w biznesie, a przede wszystkim jak zrobić to możliwie szybko.

Upływ czasu zwykle nie służy żadnej z negocjujących stron. Zresztą każdy choćby minimalnie doświadczony biznesmen wie, iż przecież to nie od ilości dni jaką strony poświęciły na negocjacje prawne czy biznesowe, zależy zawarcie dobrej umowy.

Krótko – jaka jest definicja negocjacji? Czy negocjacje biznesowe to to samo co rozmowy handlowe?

Z biznesowego punktu widzenia – w gruncie rzeczy tak. Poprzez proces, który opisujemy jako zawieranie umów handlowych rozumiemy w zasadzie każde negocjowanie umów i czynności zmierzające do zawarcia transakcji o charakterze B2B, czyli zawieranej pomiędzy przedsiębiorcami.

Opisane w niniejszym artykule sposoby sprawdzą się niezależnie od tego, czy rozmowy albo negocjacje mają bardziej charakter negocjacji prawnych albo handlowych i czy dotyczą kontenera gwoździ, dostarczenia paneli fotowoltaicznych, usług fotograficznych, czy też wynajmu lokalu biurowego na 5 lat. Techniki negocjacyjne mają bowiem charakter uniwersalny, choć już same strategie negocjowania zwykle bywają mocno dostosowane pod przedmiot negocjacji.

Na marginesie zaznaczamy, iż znaczna część z naszych propozycji mających na celu przyspieszenie negocjacji może mieć zastosowanie nie tylko w trakcie negocjacji umów biznesowych, ale także do umów zawieranych przez osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, czyli klientów indywidualnych.

Najważniejsza z prawd, głosi, iż dla biznesu mało jest rzeczy tak istotnych jak czas. Jak mawiał Benjamin Franklin „czas to pieniądz” i każda dłuższa zwłoka w realizacji projektu, zawarciu transakcji czy rozpoczęciu współpracy oznacza realne straty. Te straty dotykają najczęściej obydwu stron negocjacyjnego stołu. Tylko niestety nie zawsze obie strony negocjacji zdają sobie z tego sprawę. Na szczęście istnieją techniki negocjacji, które – przy odrobinie dobrej woli uczestników tego procesu – pozwalają przyspieszyć i sfinalizować negocjacje umowy choćby w jeden dzień. Szybkie osiągnięcie porozumienia, bez istotnego zwiększania ryzyka zerwania negocjacji wcale nie musi być trudne – przeczytaj nasz poradnik.

Oto nasze 9 skutecznych rozwiązań pozwalających na przyspieszenie negocjacji biznesowych:

1. Zaproponuj swój wzór umowy. o ile to możliwe przedstaw możliwie prosty projekt.

Jeżeli to Ty inicjujesz negocjacje prawne umowy i masz taką możliwość, zacznij od przesłania własnego wzoru umowy. Niezależnie od tego czy negocjujesz przedłużenie umowy czy zupełnie nowy kontrakt. Pierwsza propozycja powinna wyjść od Ciebie, co postawi Cię na lepszej pozycji startowej do dalszych negocjacji.

Przesłanie własnego wzoru umowy, to taktyka która doskonale sprawdza się w przypadku prostych transakcji oraz tych, które są w pewien sposób ustandaryzowane – na przykład najbardziej typowych dla Twojej firmy umów. Im prostsza będzie konstrukcja i mniej skomplikowane postanowienia umowy, tym łatwiej będzie dojść do porozumienia.

Jeżeli Twoim celem nadrzędnym jest szybkie zawieranie umów handlowych, w przesyłanych projektach unikaj zbędnych postanowień umownych i skup się tylko na kluczowych kwestiach, tak by jak najszybciej osiągnąć zakończenie negocjacji i doprowadzić do podpisania umowy. Dobry wzór umowy to taki którego postanowienia adresują wyłącznie realne problemy. Klauzule umowne odnoszące się do problemów, które nie występują w realnym świecie, to najlepszy sygnał, iż czas poprosić prawnika o przygotowanie nowego, lepszego wzoru umowy. Ale o tym więcej na końcu artykułu.

Mamy kontakt z różnymi klientami – tymi, którzy dokonują największej transakcji w życiu za kilkaset tysięcy złotych oraz tymi, którzy obracają codziennie milionami. Zaufajcie nam – o ile zapytacie bardzo zamożnego biznesmena o sposoby na osiągnięcie podobnego sukcesu i kryteria oceny negocjacji, to usłyszycie, iż kluczem do rozwikłania zagadki jest czas. By zyskać czas, trzeba jednak jak najwięcej spraw i procesów uczynić prostszymi.

2. Zaplanuj z drugą stroną proces negocjacji i zawierania umowy na dany dzień. Umów się na krótkie terminy odpowiedzi.

Rozpoczynając negocjacje biznesowe albo chcąc proces podpisywania umowy po prostu przyspieszyć, zaproponuj i stanowczo wyegzekwuj krótkie terminy przesyłania poprawek. Na przykład poinformuj, iż o 10 rano prześlesz swoją propozycję i poproś drugą stronę o wyznaczenie nieprzekraczalnej godziny, do której będziesz musiał oczekiwać na otrzymanie odpowiedzi, np. 14 po południu. Jest to jedna z metod pozwalających na szybkie wypracowanie porozumienia, zakończenie negocjacji i zawarcie umowy.

Nie bój się zadzwonić do drugiej strony – skuteczne negocjacje i osiąganie porozumienia oparte są na rozmowie. I zamiast robić niepotrzebne wyrzuty, używaj pozytywnego języka w rodzaju: Widzę iż moje poprawki stanowią dla was niezłą zagwozdkę, do której Wam jeszcze zejdzie?

Możesz też spróbować konstruktywnie: prawdopodobnie największy problem dla Was jest z XYZ – możemy tę kwestię od razu omówić, bo bardzo nam zależy na tym, żeby jeszcze dziś już formalnie rozpocząć współpracę. Jak to załatwimy to czy zostanie nam coś jeszcze?

3. o ile chcesz doprowadzić do szybkiego zawarcia umowy – dotrzymuj swoich terminów.

Tajemnicą skutecznego prowadzenia negocjacji jest terminowość. o ile Ty nie dotrzymasz wyznaczonych terminów, druga strona także poczuje się zwolniona z tego obowiązku. Dlatego ważne w negocjacjach jest dotrzymywanie własnych terminów. jeżeli Ty uchybisz terminom, podważysz swoją wiarygodność wobec drugiej strony, która wówczas przestanie nie tyle Ciebie, ale wyznaczane terminy traktować poważnie. Musisz pokazać, iż realizacja deadline’ów jest łatwa, dobrze jest więc wysyłać swoje projekty umów czy wprowadzane poprawki – pół godziny czy też godzinę przed obiecanym terminem. Wprowadzenie takiego reżimu jest jedną z bardziej skutecznych strategii negocjacyjnych, które paradoksalnie druga strona zwykle docenia.

4. By przyspieszyć negocjacje handlowe i prawne usprawnij proces komunikowania. Umów się na stosowanie najprostszych i najszybszych form komunikacji.

E-mail to przez cały czas bardzo szybki sposób komunikacji, ale często też już choćby maile bywają traktowane jako sposób komunikacji odchodzący do lamusa, a wręcz utrudniający prowadzenie skutecznych negocjacji.

Zamiast komunikacji pocztą elektroniczną możesz ustalić z partnerem negocjacyjnym bezpośrednią komunikację przez komunikatory typu WhatsApp, Messenger, Slack. Odbiorcy, kiedy dostają wiadomość na komunikatorze, czują większy przymus szybkiej reakcji. Każdy z wymienionych komunikatorów pozwala także bez problemu przesłać drugiej stronie kolejną wersję projektu umowy. Dzięki temu tempo negocjacji wzrośnie przynosząc obopólne korzyści.

5. Przeprowadź w jak najbardziej nieodległych terminach kolejne etapy negocjacji. Ustal z góry dzień finalnego spotkania lub telekonferencji w celu wyjaśnienia ostatnich rozbieżności.

Jeżeli prowadzisz negocjacje biznesowe na odległość to zaplanuj obowiązkową wideokonferencję pod koniec takiego dnia negocjacji. A o ile masz bezpośredni kontakt z drugą stroną, to najlepiej spotkanie w umówionym miejscu.

Takie finalne spotkanie pozwala wyjaśnić bezpośrednio wszystkie ostatnie wątpliwości i kwestie sporne i podsumować ustalenia poczynione przez obie strony. Najczęściej to właśnie bezpośrednia rozmowa umożliwia szybkie rozwiązanie istniejących rozbieżności, klarowne wyłożenie swoich racji i doprowadzenie do podpisania umowy. O ile to możliwe utrzymuj rozmowę w przyjaznej atmosferze i stawiaj na pytania otwarte – zmuszą one drugą stronę do wytłumaczenia i być może zmiany wyjściowych poglądów. A to właśnie cel skutecznych negocjacji.

6. Wykorzystuj nowoczesne technologie. Negocjacje biznesowe i zawieranie umów handlowych online. Śledzenie postępów negocjacji umowy na żywo.

Nowoczesne technologie przydają się nie tylko do zawierania umów handlowych na odległość, ale także przy spotkaniach stacjonarnych. Najlepiej w czasie rzeczywistym, od razu – gdy na miejscu obecne są wszystkie strony negocjacji – wprowadzać zmiany do negocjowanej umowy.

W trakcie profesjonalnych negocjacji najlepiej wyświetlić projekt umowy, tak by wszyscy go widzieli. Również podczas wideokonferencji można również wspólnie pracować nad dokumentem online i na bieżąco wyświetlać i wprowadzać poprawki. Pozwoli to wszystkim uczestnikom spotkania śledzić zmiany na żywo, a to niesamowicie przyspiesza cały proces negocjacji biznesowych czy prawnych.

7. Zapewnij, by w finalnym spotkaniu uczestniczyły wszystkie strony negocjacji wraz ze wszystkimi niezbędnymi osobami.

Jeżeli zależy Ci na tym, by były to wyjątkowo efektywne negocjacje umowy, to zapewnij obecność wszystkich decydentów oraz niezbędnych doradców – prawników, księgowych, bankierów etc. Brak kluczowych osób to jeden z podstawowych powodów opóźnień w procesie negocjacyjnym. adekwatne spotkania negocjacyjne zawsze powinny odbywać się w obecności wszystkich osób decyzyjnych, to stanowczo przyspiesza koniec negocjacji.

8. Nie dyskutuj z postanowieniami negocjowanej umowy, które nie są dla Ciebie zagrożeniem.

Nie trać czasu w spory o klauzule umowne, które Cię de facto nie dotyczą, albo nie stanowią realnego ryzyka. Na przykład przy negocjowaniu umowy najmu, nie dyskutuj nad wysokością kary za brak przejęcia przez Ciebie lokalu, o ile i tak jesteś umówiony na odbiór kluczy następnego dnia albo te klucze w zasadzie leżą na stole. Jednocześnie dobrze identyfikuj granice ustępstw, na które możesz sobie pozwolić.

Czy tego chcemy czy nie – reprezentanci drugiej strony negocjacji bardzo często konsultują z prawnikami czy szefami zmianę każdego postanowienia umownego, podczas gdy nie wszystkie z nich odnoszą się do każdej transakcji. Wobec tego negocjowanie niektórych z nich, czyli na przykład tych niekorzystnych, ale w istocie nieprawdopodobnych, nie ma większego sensu.

Z kolei konsultowanie każdej zmiany z prawnikiem oczywiście ma sens, bo czasami wykreślenie jednego słowa dosłownie rozwala konstrukcję połowy umowy. Problem jednak w tym, iż złym, smutnym, ale prawdziwym zwyczajem negocjacji handlowych jest to, iż strony często przedstawiają stare wzory umów, często kompletnie niedostosowane do danej transakcji.

By przyspieszyć negocjacje umowy i ze źle pojętej oszczędności, często przyszli kontrahenci wybierają ominięcie etapu na którym zlecają prawnikowi dostosowanie projektu umowy do transakcji przed przesłaniem takiego projektu do drugiej strony. Wątpliwa to oszczędność czasu, zwłaszcza, iż zwykle i tak kończy się zaangażowaniem prawnika na dalszych etapach negocjacji.

Choć czasem słyszymy, iż wynika to z tego, iż prawnik strony nie reaguje odpowiednio szybko. To wówczas nad tym trzeba z nim koniecznie popracować. Szybka i efektywna obsługa prawna wbrew powszechnemu przekonaniu – jest możliwa do osiągnięcia. A szybkie i skuteczne negocjacje – to coś czego Państwa firma bardzo potrzebuje, skoro aż tutaj Państwo trafiliście.

9. Przyda się prawnik – negocjator. W razie potrzeby znajdź efektywnie działającego prawnika od umów, czyli takiego, który ma duże doświadczenie w negocjacjach biznesowych.

Jeżeli zawarcie danej umowy jest skomplikowane lub bardzo ważne dla Twoich interesów, albo jej wartość jest wysoka, to zdecydowanie warto rozważyć zatrudnienie prawnika wyspecjalizowanego w negocjowaniu umów. Musisz jednak dobrze wyczuć czy trafiłeś na prawnika, który 'tworzy i mnoży’ problemy, czy też przeciwnie – pomaga je gwałtownie rozwiązywać.

Doświadczenie negocjacyjne i biznesowe prawnika, który czuje i rozumie potrzeby biznesu, może pozwolić obydwu stronom zaoszczędzić lub więcej zarobić, dzięki zaproponowaniu korzystnych rozwiązań i postanowień umownych. najważniejsze tutaj nie są wcale tajemne techniki negocjacji, a doświadczenie zdobyte w biznesie, kreatywność i zrozumienie potrzeb klienta – czyli najważniejsze zdolności, które pozwalają zakończyć negocjacje w sposób szybki i możliwie korzystny.

Warto uświadomić sobie, iż dobry negocjator w biznesie to nie jest wcale ten, który stara się zrobić drugiej stronie krzywdę. Dobry negocjator to ten, który pomaga obydwu stronom zawrzeć korzystną umowę. Czyli przede wszystkim efektywnie wyszukuje rozwiązania i obszary, na których interesy obydwu stron pozostają zbieżne. Dobry prawnik biznesowy, gwałtownie identyfikuje wrażliwe lub konfliktowe sytuacje. I wprowadza do umowy wygodne rozwiązania umożliwiające możliwie szybkie i proste rozwiązywanie trudnych, konfliktowych sytuacji.

Podsumowanie – jak przyspieszyć negocjacje biznesowe i prawne

Dla poprowadzenia lub odblokowania negocjacji najczęściej potrzebny jest mix kreatywnych rozwiązań prawnych i biznesowych. W połączeniu z nimi najlepiej sprawdzą się stanowcze i zdecydowane działania w celu przełamania marazmu. To recepta która sprawdza się niezależnie od tego czy negocjujesz przedłużenie umowy czy zupełnie nową umowę.

Obok dobrze skrojonych taktyk i strategii negocjacyjnych dla efektywnego, skutecznego przeprowadzenia negocjacji biznesowych potrzebujemy przede wszystkim myślących prawników i zdecydowanych klientów. Tak, oczywiście zapraszamy też do kontaktu albo umówienia konsultacji wstępnej. o ile będziemy mieli wolne terminy, chętnie pomożemy, choćby przy pojedynczej sprawie.

Jeżeli natomiast zależy Ci na osiągnięciu trwałego przyspieszenia i zoptymalizowania procesów negocjacyjnych związanych z zawieraniem umów handlowych w Twojej firmie – zachęcamy do przeprowadzenia takiego projektu z nami. Pomożemy go kompleksowo przeprowadzić i wdrożyć od A do Z. Różnica będzie znaczna.

Wierzymy, iż to także dzięki przejrzystym, pozbawionym zawiłości prawnych wzorom umów handlowych, nasi klienci osiągnęli znacznie więcej i znacznie szybciej niż zakładali. Wiele firm urosło właśnie dlatego, iż zoptymalizowało proces zawierania umów do tego stopnia, iż nie stanowi on już bólu głowy dla zarządzających biznesem.

autor: radca prawny Piotr Kłodziński – negocjator biznesowy, prawnik od umów