Nagrywanie spotkań w Google Meet – instrukcja krok po kroku

Konieczność ograniczenia kontaktów społecznych, która nastąpiła w ostatnich latach, dowiodła, iż praca zdalna może być równie wydajna i skuteczna, jak codzienne spotkania ze współpracownikami w biurze. W tym czasie jednym z podstawowych narzędzi zastępujących rozmowy na żywo stało się oprogramowanie do wideokonferencji, takie jak na przykład Google Meet.

Meet to aplikacja służąca do łączenia się i prowadzenia rozmów przez Internet. Narzędzie wchodzi w skład większego, dostępnego w chmurze zestawu programów biurowych, jakim jest Google Workspace.

Aby odbyć spotkanie online, użytkownik musi być zalogowany na swoim koncie Gmail. Na komputerze w tym celu najwygodniejsze jest używanie przeglądarki, zaś na telefonie lepiej sprawdzi się mobilna aplikacja Google Meet. Ta ostatnia dostępna jest zarówno na urządzeniach z Androidem jak i z iOS. Niezależnie więc od tego, z którego systemu korzystasz, możesz pobrać Meet na swojego iPhone’a lub Androida i – zaraz po zainstalowaniu – cieszyć się pełną swobodą, jaką dają połączenia audio i wideo z dowolnego miejsca na świecie.

Google Meet – podstawowe możliwości aplikacji

Dzięki pełnej integracji z innymi programami dostępnymi w ramach pakietu Google Workspace, wideokonferencje w Meet można rozpoczynać m.in. z poziomu:

• nowej karty w przeglądarce;
• wydarzenia w Kalendarzu;
• maila z zaproszeniem;
• plików stworzonych w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach,
• a także linku udostępnionego w dowolny sposób przez organizatora.

Stworzenie ekosystemu połączonych ze sobą aplikacji sprawia, iż wykonywanie pracy w obrębie pakietu jest nie tylko łatwe i wygodne, ale też niezwykle produktywne. jeżeli chcesz dowiedzieć się na ten temat nieco więcej, skontaktuj się z nami, a nasi specjaliści pokażą Ci, jak Google Workspace może wesprzeć rozwój Twojej firmy.

Pamiętaj też, iż w Google Meet wbudowanych zostało wiele opcji, dzięki którym komunikowanie się dzięki tego narzędzia jest naprawdę proste. W aplikacji dostępne są przydatne funkcje, takie jak na przykład możliwość przesyłania sobie wiadomości tekstowych na chacie, automatycznie generowane napisy, tryb towarzyszący, wyciszanie szumów otoczenia, wyłączanie mikrofonu uczestników, rozmycie tła czy prezentowanie ekranu.

Jednocześnie warto pamiętać, iż w Google Meet udostępnianie ekranu z dźwiękiem jest domyślnie możliwe, kiedy prezentowany widok pokazuje inną kartę przeglądarki Chrome. Przekierowanie dźwięku z lokalnej pamięci komputera wymaga zmiany ustawień aplikacji. O tym, które preferencje należy w tym celu zmienić w systemie Windows, pisaliśmy w artykule Jak prowadzić wideokonferencje w Google Meet?

W aplikacji dostępny jest też rejestrator dźwięku i widoku ekranu. Co ważne, nauczenie się nagrywania spotkań jest jednym ze sposobów na zmaksymalizowanie korzyści płynących z używania Meet. Ta funkcja otwiera szereg możliwości w zakresie komunikacji wewnętrznej, szkoleń, a choćby tworzenia materiałów marketingowych.

Nagrywanie wideokonferencji na Google Meet — czy jest możliwe?

Odpowiedź na to pytanie jest dość jednoznaczna – tak, w większości planów Google Workspace nagrywanie spotkania w Google Meet jest możliwe. W przypadku pakietów przeznaczonych dla firm, to funkcja nagrywania wideokonferencji nie jest dostępna jedynie w planie Business Starter. jeżeli Twoje przedsiębiorstwo korzysta z Google Workspace Essentials, Business Standard, Business Plus lub dowolnego pakietu Enterprise, to podczas spotkania online w menu aplikacji widoczna jest opcja nagrywania.

Jeśli chodzi o inne ograniczenia Google Meet, które są zależne od wybranego planu, to w pakiecie Busines Starter w spotkaniach może na raz brać udział 100 osób, w Busines Standard – 150, zaś w wersji Business Plus oraz Enterprise – aż 500 osób. Niezależnie od wybranego pakietu w Google Meet limit czasu trwania wideorozmowy wynosi 24 godziny.

Instytucje prowadzące działalność edukacyjną mogą korzystać z nagrywania lekcji w celu tworzenia materiałów dydaktycznych do wykorzystania w przyszłości. Ta funkcja jest dostępna w Google Workspace Education Plus oraz Teaching and Learning Upgrade. Organizacje posiadające tylko licencje Education Standard lub bezpłatne licencje Education Fundamentals nie mają takiej możliwości.

Pamiętaj, iż jeżeli w Twojej organizacji nagrywanie ekranu w Google Meet nie jest możliwe, to istnieją aplikacje innych firm, z których w takim przypadku można skorzystać. Niektóre z nich, jak na przykład OBS Studio, trzeba zainstalować lokalnie na urządzeniu, inne działają jako rozszerzenia przeglądarki.

Kto może nagrywać spotkania w aplikacji Google Meet?

Nagrywanie można rozpocząć uczestnik, który jest gospodarzem spotkania lub należy do tej samej organizacji co gospodarz. Jak dowiedzieć się, kto jest gospodarzem? Informacje te są widoczne w Kalendarzu Google oraz na liście uczestników podczas wideokonferencji. Domyślnie posiadasz uprawnienia gospodarza dla wszystkich utworzonych przez siebie spotkań.

Gdy rozpoczniesz nagrywanie wideokonferencji, Google Meet powiadomi o tym wszystkich uczestników, a w lewym górnym rogu okna aplikacji pojawi się czerwony symbol nagrywania.

Warto pamiętać, iż nagrywanie mogą włączyć tylko użytkownicy aplikacji Google Meet, którzy dołączyli do rozmowy za pośrednictwem internetowego łącza. Osoby korzystające z aplikacji mobilnych, dołączające do spotkania dzięki numeru telefonu oraz uczestnicy spoza organizacji gospodarzy nie mają kontroli nad funkcją nagrywania.

Dobre praktyki podczas nagrywania spotkań na Google Meet

Najlepiej będzie, jeżeli o tym, iż masz zamiar nagrywać spotkanie, poinformujesz uczestników już na etapie zaproszenia ich na wideokonferencję. Dzięki temu wszyscy będą mogli odpowiednio się przygotować.

Po rozpoczęciu spotkania jeszcze raz poproś o pozwolenie na nagrywanie, tak aby wszyscy uczestnicy mogli wyraźnie potwierdzić, iż się na to zgadzają. Takie podejście jest konieczne nie tylko z szacunku dla innych, ale też z powodów formalno-prawnych.

Google Meet – nagrywanie krok po kroku

Uzbrojeni w informacje teoretyczne przejdźmy do praktyki i odpowiedzmy sobie na pytanie, jak nagrywać w Google Meet spotkanie prowadzone przez Interenet. Oto instrukcja krok po kroku:

1. Otwórz aplikację Google Meet i utwórz spotkanie. Alternatywnie możesz to zrobić w Kalendarzu Google, Gmailu, Chacie lub wpisując w pasku przeglądarki Chrome adres meet.new.

2. Dołącz do wideokonferencji przez Internet na komputerze, a nie dzięki numeru telefonu czy aplikacji w telefonie

3. Kiedy wszyscy uczestnicy będą już obecni, poinformuj ich o rozpoczęciu nagrywania ekranu.

4. Kliknij przycisk menu z trzema kropkami na dole i wybierz opcję Zarządzaj nagrywaniem.

5. Po prawej stronie ekranu pojawi się panel boczny, w którym możesz określić, czy chcesz również włączyć transkrypcję rozmowy (opcja ta dostępna jest tylko w języku angielskim). Kiedy wszystko będzie gotowe, kliknij przycisk Rozpocznij nagrywanie.

6. Na ekranie pojawi się informacja o tym, iż nagrywanie spotkania bez zgody uczestników może być nielegalne. Upewnij się, iż wszyscy uczestnicy spotkania zostali poinformowani o tym, iż zamierzasz rejestrować rozmowę.

7. Rozpoczęcie nagrywania będzie widoczne w lewym rogu u góry ekranu. Zobaczysz tam napis Nagrywanie na czerwonym tle.

8. jeżeli chcesz zatrzymać nagrywanie, możesz to zrobić dzięki przycisku znajdującego się po prawej stronie monitora. jeżeli tego nie zrobisz, nagrywanie zostanie automatycznie wyłączone, gdy wszyscy opuszczą rozmowę.

9. Po zakończeniu nagrywania otrzymasz wiadomość e-mail z linkiem do zapisu rozmowy. Możesz go udostępnić lub pobrać z Dysku Google jak każdy inny plik.

Nagrywane spotkania zapisują się automatycznie na Dysku Google

Jeśli zastanawiasz się, jak działa Google Meet w kontekście zapisywania i udostępniania zarejestrowanych wideokonferencji, to już spieszymy z odpowiedzią. Wszelkie nagrane spotkania automatycznie zapisywane są na Twoim Dysku Google w folderze Meet Recordings.

Kilka minut po zakończeniu rozmowy otrzymasz mailem powiadomienie, w którym znajdziesz link do odpowiedniego pliku. Wraz z plikiem wideo w formacie MP4 rejestrowane i eksportowane na dysk (jako plik SBV) są rozmowy na czacie w pokojach Google Meet.

Rozwiązanie to jest wygodne z kilku względów. Po pierwsze wszystko dzieje się automatycznie – nie musisz niczego zapisywać manualnie, ani pamiętać o odpowiednim skonfigurowaniu ustawień. Po drugie, wszystko zapisuje się na dysku w chmurze, a nie na lokalnym komputerze. jeżeli więc inny uczestnik rozmowy będzie chciał skorzystać z nagrania, po prostu udostępnij mu link do pliku, a w kilka sekund zyska możliwość korzystania z potrzebnych mu materiałów.

Z pewnością zauważysz, iż wynikowe wideo jest nieco zmontowane i nie zawiera wszystkiego, co Ty, jako uczestnik, widziałeś na ekranie swojego komputera. Wszystko dlatego, iż algorytm w rejestratorze kompiluje końcowy film z dźwiękiem i nagraniami aktywnych mówców, a także prezentowanymi ekranami, plikami lub pokazami slajdów.

Jakie informacje zostają pominięte w nagraniu? Nie będziesz w stanie uchwycić takich rzeczy jak:

• wyrazy twarzy i gesty uczestników w czasie, kiedy się nie odzywali;
• automatycznie generowane napisy na żywo, które włączono w Google Meet podczas rozmowy;
• powiadomienia z przeglądarki lub pulpitu, które pojawiły się na ekranie podczas spotkania.

Nagrywanie wideokonferencji a RODO

Informacje na temat ochrony danych osobowych podczas wideokonferencji nie są uregulowane bezpośrednio w Rozporządzeniu o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Mimo tego warto przyjąć pewne standardy, którymi Twoja organizacja będzie kierować się podczas spotkań prowadzonych online. Przy ustalaniu tych zasad zalecamy oprzeć się na wytycznych, które w tym kontekście opublikował Urząd Ochrony Danych Osobowych.

Jak dobrze wykorzystać tę funkcję?

Oto kilka przykładów tego, w jaki sposób w FOTC wykorzystujemy nagrania ze spotkań do komunikacji wewnętrznej i prowadzenia działań marketingowych. Nagrywanie wideokonferencji Google Meet jest pomocne, gdy:

• Przeprowadzamy wywiady z klientami. Nagrane rozmowy pozwalają nam na przygotowanie transkrypcji, które stają się podstawą do tworzenia publikowanych na naszej stronie case studies.
• Organizujemy dla klientów szkolenia prezentujące możliwości Google Workspace. Po przeprowadzeniu warsztatów online dla grupy administratorów lub użytkowników nasi Specjaliści ds. Szkoleń przygotowują folder z materiałami dostosowanymi do potrzeb klienta, zawierającymi pliki i nagrane tutoriale. Dzięki temu uczestnicy szkolenia mogą w każdej chwili odświeżyć nowo zdobytą wiedzę.
• Organizujemy online okresowe spotkania podsumowujące działalność firmy. W hybrydowym modelu współpracy zwracamy szczególną uwagę na to, by co kwartał informować wszystkich członków zespołu o postępach, jakie organizacja poczyniła w ciągu minionych trzech miesięcy. Każda prezentacja podsumowująca jest nagrywana i umieszczana na naszej wewnętrznej platformie komunikacyjnej dla tych, którzy nie mogli uczestniczyć w spotkaniu.
• Organizujemy wydarzenia biznesowe online. Czasami używamy Google Meet do organizowania w sieci wydarzeń dla entuzjastów Google Cloud, a nagrania pomagają nam zachować wystąpienia wszystkich uczestników.
• Organizujemy powtarzające się spotkania wewnętrzne. W FOTC mamy elastyczne godziny pracy, więc nie zawsze wszyscy członkowie zespołu mogą uczestniczyć w naszych – odbywających się co dwa tygodnie – spotkaniach międzydziałowych. Na szczęście nie jest to problem, ponieważ nieobecni zawsze mogą nadrobić spotkanie, oglądając nagranie z wideokonferencji.

Podsumowanie

To oczywiście tylko niewielki wycinek tego, jak w FOTC wykorzystujemy narzędzia Google Workspace do wspierania pracy zespołu w modelu hybrydowym. Pamiętaj, iż Tobie również możemy pomóc w zorganizowaniu środowiska pracy w chmurze! Jako partner Google Cloud wspieramy firmy, które chcą w pełni wykorzystać innowacyjne narzędzia zwiększające produktywność. Napisz do nas, aby dowiedzieć się, jak możemy obniżyć Twój rachunek za subskrypcję Google Workspace i pomóc Twojej organizacji rozwijać się w chmurze.