2 tygodni temu
Posiadanie procedury ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa jest od 25 września 2024 r. obowiązkowe w firmach i instytucjach zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Takie podmioty muszą więc opracować i wdrożyć wzór procedury sygnalistycznej, który spełnia określone wymogi prawne i zapewnia skuteczną ochronę zgłaszającym. Z myślą o przedsiębiorcach objętych tym obowiązkiem, przygotowaliśmy krótkie i praktyczne podsumowanie kluczowych informacji o tym istotnym dokumencie.
Kto musi posiadać procedurę ochrony sygnalistów?
Nowe przepisy obejmują zarówno przedsiębiorstwa prywatne, jak i instytucje publiczne, które zatrudniają powyżej 50 osób. Obowiązek wdrożenia procedury sygnalistycznej, bez względu na ilość zatrudnionych osób mają również podmioty wykonujące działalność w zakresie:
- usług, produktów i rynków finansowych;
- przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska.
Co grozi za jej brak?
Przedsiębiorcy muszą być świadomi, iż brak procedury sygnalistycznej może wiązać z karą grzywny. Co istotne, kara ta zostanie nałożona na osobę, która była odpowiedzialna za przygotowanie i wdrożenie procedury. Taką osobą będzie najczęściej członek lub członkowie Zarządu. Kara grzywny grozi również za wdrożenie procedury z istotnym naruszeniem wymagań ustawy. Niewdrożenie procedury może również spowodować, iż sygnaliści, zamiast dokonywać zgłoszenia nieprawidłowości wewnętrznymi kanałami, dokonają zgłoszenia zewnętrznego – do Rzecznika Praw Obywatelskich czy też organów publicznych lub ujawnienia publicznego. jeżeli do tego dojdzie, spółka narażona jest również na utratę reputacji i dobrego imienia.
Dlaczego procedura sygnalistyczna jest tak istotna?
Celem procedury ochrony sygnalistów jest umożliwienie pracownikom, kontrahentom i innym osobom związanym z daną firmą bezpiecznego zgłaszania przypadków naruszenia prawa bez obawy przed represjami.
Prawidłowo wdrożona procedura ma zagwarantować poufność zgłoszeń oraz ochronę tożsamości sygnalistów. Opracowanie odpowiedniego wzoru procedury sygnalistycznej powinno uwzględniać konkretne zagrożenia i potrzeby organizacji. Dzięki temu będzie można zapewnić skuteczne działanie systemu.
Kluczowe elementy wzoru
Właściwe wdrożenie procedury sygnalistycznej wymaga precyzyjnego zaplanowania i zgodności z wymogami ustawowymi. najważniejsze elementy, które powinny znaleźć się w każdym wzorze, to:
- zakres nieprawidłowości objętych procedurą;
- zasady zgłaszania nieprawidłowości – procedura powinna jasno określać, jak sygnalista może zgłaszać naruszenia, a także do kogo i w jakiej formie ma to robić;
- kwestie dotyczące ochrony sygnalistów – wzór procedury sygnalistycznej musi zawierać gwarancje ochrony przed działaniami odwetowymi, np. zwolnieniem, degradowaniem czy innymi represjami;
- aspekty odpowiadające za poufność i bezpieczeństwo – niezwykle ważne jest zapewnienie poufności zgłoszeń oraz odpowiednie zabezpieczenie danych osobowych sygnalisty;
- sposób postępowania ze zgłoszeniami – wzór procedury sygnalistycznej powinien przewidywać konkretne kroki do podjęcia po otrzymaniu zgłoszenia i terminy, w jakich należy je zrealizować.
Korzyści wdrożenia odpowiedniego wzoru procedury sygnalistycznej
Wdrożenie procedury sygnalistycznej to nie tylko obowiązek prawny, ale także ważny krok w budowaniu wizerunku transparentnej i odpowiedzialnej organizacji. adekwatnie wdrożona procedura sygnalistyczna pozwala zapewnić ochronę pracowników oraz innych osób, które decydują się na zgłaszanie naruszeń. Dobrze opracowana procedura minimalizuje także wspomniane wcześniej ryzyka.
Nasi specjaliści są autorami wzorów procedur zgłaszania nieprawidłowości, które nie tylko spełniają wymogi prawne, ale także są możliwe do dostosowania w ramach specyfiki konkretnej firmy. jeżeli potrzebują Państwo takich dokumentów lub mają do nich pytania, zachęcamy do kontaktu.
