Vendor due diligence to przygotowany na zlecenie sprzedającego przegląd prawny (często także podatkowy i finansowy) firmy lub udziałów przed transakcją. Jego celem jest zidentyfikowanie i uporządkowanie ryzyk, przygotowanie materiałów dla potencjalnych kupujących oraz takie ułożenie procesu, by ograniczyć renegocjacje ceny i zakres oświadczeń i zapewnień (reps & warranties). W praktyce jest to due diligence sprzedającego, które pozwala kontrolować narrację transakcyjną i skrócić etap badania po stronie kupującego.
Vendor due diligence – co to i kiedy ma sens?
W modelu klasycznym due diligence prowadzi kupujący. Sprzedający reaguje na pytania i dostarcza dokumenty w trybie „ad hoc”, co sprzyja wykrywaniu braków w ostatniej chwili oraz tworzeniu listy zastrzeżeń (tzw. red flags). Vendor due diligence odwraca tę dynamikę: ryzyka są identyfikowane wcześniej, a dokumentacja trafia do uporządkowanego data room sprzedającego.
Vendor due diligence ma szczególny sens, gdy:
- sprzedaż dotyczy większej organizacji (wiele umów, nieruchomości, IP, spółek zależnych),
- sprzedający chce prowadzić proces konkurencyjny (kilku oferentów),
- ważne jest tempo (krótki harmonogram, finansowanie zewnętrzne),
- istnieją historyczne „niedoróbki” korporacyjne lub pracownicze, które łatwo naprawić przed uruchomieniem procesu.
Jak przygotować firmę do sprzedaży – cele, które realnie wpływają na wycenę
Z perspektywy wyceny „sprzedaż firmy jak podnieść wycenę prawnie” rzadko oznacza kosmetykę. Najczęściej chodzi o ograniczenie dyskonta za ryzyko oraz redukcję mechanizmów zabezpieczających kupującego (escrow, zatrzymanie ceny, rozbudowane odszkodowania). W praktyce vendor due diligence pomaga:
- usunąć lub ograniczyć ryzyka, które uzasadniają obniżenie ceny,
- przygotować spójny materiał do zarządzania pytaniami kupującego,
- z góry zaplanować ujawnienia (disclosure) do umowy sprzedaży udziałów/akcji.
Przygotowanie do sprzedaży udziałów – najważniejsze obszary badania
Zakres due diligence sprzedającego jest dobierany do branży i struktury, ale w polskich transakcjach powtarzają się podobne „pola minowe”. Prawnicy KKZ w projektach sprzedażowych najczęściej porządkują:
1) Ład korporacyjny i tytuły prawne
Weryfikowane są m.in. uchwały, prawidłowość powołań organów, umowy wspólników, prawa pierwszeństwa i zgody korporacyjne, a także umocowania prokurentów i pełnomocników. Podstawą są w szczególności Kodeks spółek handlowych oraz przepisy o KRS [1], [2].
2) Kontrakty handlowe i koncentracja przychodów
Sprawdzane są klauzule change of control, zakazy cesji, kary umowne, wypowiedzenia „bez przyczyny”, prawa audytu kontrahenta i SLA. W wielu branżach to właśnie te zapisy są częstym źródłem renegocjacji warunków transakcji (w tym ceny), bo wpływają na stabilność cash flow.
3) Pracownicy, kadra menedżerska i ryzyka sporów
Weryfikacji wymagają formy zatrudnienia, zakazy konkurencji, przeniesienie praw autorskich, ewidencja czasu pracy, rozliczenia nadgodzin oraz polityki HR. Zgodność ocenia się m.in. w oparciu o Kodeks pracy [3]. W spółkach technologicznych częstym red flag są niejednoznaczne tytuły do kodu i utworów tworzonych przez współpracowników.
4) Dane osobowe i cyber
Ryzyka RODO (rejestry, powierzenia, transfery, naruszenia, legalność marketingu) są materialne, bo mogą generować sankcje i obowiązki notyfikacyjne. Podstawą jest RODO oraz ustawa o ochronie danych osobowych [4], [5].
5) IP, domeny, licencje, OSS
Badanie obejmuje znaki towarowe, domeny, licencje na oprogramowanie, korzystanie z open source i zgodność z licencjami. Podstawowe akty to prawo autorskie i prawo własności przemysłowej [6], [7].
6) Compliance i wątki karne gospodarcze
W transakcjach rośnie znaczenie weryfikacji sygnałów korupcyjnych, konfliktów interesów, nieprawidłowości zakupowych i kanałów sygnalizowania. W zależności od profilu działalności weryfikowane są także ryzyka odpowiedzialności karnej menedżerów (np. za nadużycie zaufania, fałszowanie dokumentów) na tle Kodeksu karnego [8]. W spółkach podlegających obowiązkom AML (instytucje obowiązane) audyt zgodności opiera się na ustawie AML [9].
Uporządkowanie dokumentów przed sprzedażą firmy – jak wygląda „data room sprzedającego”
Dobrze przygotowany data room sprzedającego nie jest magazynem plików. To struktura odzwierciedlająca tematy due diligence, z wersjonowaniem i krótkimi opisami dokumentów. Praktyczne elementy, które ograniczają chaos:
- spis treści z numeracją folderów zgodną z listą pytań (Q&A),
- wydzielony folder „disclosure” pod ujawnienia do SPA,
- rejestr braków i plan naprawczy (co można naprawić, co trzeba ujawnić),
- kontrola dostępu (NDA, role, ślad audytowy pobrań).
W wielu procesach warto oprzeć strukturę na wynikach due diligence przygotowanego dla sprzedającego, bo przyspiesza to pracę kupujących i ogranicza liczbę powtarzających się pytań.
Red flags – jak naprawić przed sprzedażą, a co tylko ujawnić
Nie każdy red flag da się „naprawić” przed transakcją, ale większość ryzyk da się skanalizować. Typowe działania przed uruchomieniem procesu sprzedażowego:
- Naprawa formalna: uzupełnienie uchwał, sprostowania w KRS, uporządkowanie prokury, aktualizacja rejestrów.
- Renegocjacje: usunięcie klauzul change of control lub uzyskanie zgód kluczowych kontrahentów.
- Porządek w IP: aneksy przenoszące prawa autorskie, doprecyzowanie pól eksploatacji, cesje domen.
- HR: korekty umów B2B, urealnienie modeli wynagradzania, dokumentowanie czasu pracy tam, gdzie to konieczne.
- RODO i cyber: domknięcie umów powierzenia, DPIA dla procesów wysokiego ryzyka, procedury naruszeń.
Jeżeli ryzyka nie da się usunąć gwałtownie lub wymaga to zgód zewnętrznych, zwykle lepszą strategią jest kontrolowane ujawnienie (disclosure) i precyzyjne ograniczenie odpowiedzialności sprzedającego w umowie. Dobór narzędzi zależy od branży, siły negocjacyjnej i harmonogramu.
Vendor due diligence a przebieg negocjacji i SPA
Wyniki vendor due diligence wpływają na najważniejsze elementy umowy sprzedaży udziałów/akcji:
- zakres oświadczeń i zapewnień,
- limity odpowiedzialności i progi (basket, de minimis),
- mechanizmy ceny (closing accounts vs locked box),
- warunki zawieszające, w tym zgody kontrahentów i regulatorów,
- treść listu ujawnień (disclosure letter).
Przeprowadzenie badania po stronie sprzedającego pozwala też wcześniej ocenić, czy istnieją ryzyka mogące rodzić odpowiedzialność karną lub reputacyjną kadry zarządzającej i czy potrzebny jest równoległy audyt śledczy.
Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej; w sprawach przygotowania transakcji i vendor due diligence warto zlecić analizę dokumentów i plan naprawczy, dlatego w razie potrzeby wsparcia można skorzystać z formularza kontaktowego https://www.kkz.com.pl/kontakt/.
FAQ – Vendor due diligence – jak przygotować firmę do sprzedaży i obronić wycenę?
1) Vendor due diligence co to w praktyce – raport dla kupującego czy dla sprzedającego?
To raport przygotowywany na zlecenie sprzedającego, zwykle w wersji do udostępnienia kupującym (vendor report) oraz w wersji roboczej z szerszymi rekomendacjami naprawczymi.
2) Jak przygotować firmę do sprzedaży, gdy brakuje dokumentów korporacyjnych?
Najpierw identyfikuje się braki (uchwały, umocowania, zgody), następnie wdraża działania naprawcze i porządkuje ścieżkę ujawnień do SPA. Część braków da się uzupełnić przed transakcją, część wymaga ujawnienia i ograniczenia odpowiedzialności.
3) Co powinno znaleźć się w data room sprzedającego?
Dokumenty korporacyjne, umowy kluczowe, materiały HR, IP, RODO, spory i decyzje administracyjne, polisy, licencje, a także rejestr ujawnień i log Q&A. Układ powinien odpowiadać zakresowi due diligence.
4) Red flags jak naprawić przed sprzedażą, aby nie obniżały ceny?
Najczęściej naprawia się kwestie formalne (KRS, uchwały), IP (przeniesienia praw), kontrakty (zgody na change of control) i HR (uporządkowanie podstaw współpracy). Tam, gdzie naprawa nie jest możliwa, stosuje się disclosure i mechanizmy ograniczające odpowiedzialność.
5) Czy przygotowanie do sprzedaży udziałów zawsze wymaga vendor due diligence?
Nie zawsze. Przy prostych transakcjach (mała liczba umów, brak sporów, przejrzysta struktura) wystarczy uporządkowanie dokumentów i checklisty. Vendor due diligence jest szczególnie przydatny przy procesach konkurencyjnych i większej skali ryzyk.
6) Ile trwa due diligence sprzedającego?
Zależnie od wielkości organizacji i jakości dokumentacji zwykle od 2 do 6 tygodni na przegląd i rekomendacje, plus czas na działania naprawcze i zebranie zgód kontrahentów.
Bibliografia
- [1] Ustawa z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. 2024 poz. 18 ze zm.).
- [2] Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. 2024 poz. 979 ze zm.).
- [3] Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. 2023 poz. 1465 ze zm.).
- [4] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).
- [5] Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. 2019 poz. 1781).
- [6] Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. 2025 poz. 24 ze zm.).
- [7] Ustawa z dnia 30 czerwca 2000 r. – Prawo własności przemysłowej (t.j. Dz.U. 2023 poz. 1170 ze zm.).
- [8] Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (t.j. Dz.U. 2024 poz. 17 ze zm.).
- [9] Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. 2025 poz. 644 ze zm.).
Autor: adw. Maciej Zaborowski, Partner Zarządzający
E-mail: [email protected]
tel.: +48 22 501 56 10
