Zasady prowadzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) zostały określone w ustawie z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
JAKI ZAKRES DANYCH MOŻNA POZYSKIWAĆ W RAMACH ZFŚS?
Odpowiedzi na to pytanie należy przede wszystkim szukać w art. 8 ust. 1a Ustawy, wg którego „pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia”. W praktyce oznacza to, iż pracodawca musi kierować się zasadą minimalizacji danych czyli ograniczyć ilość pozyskiwanych danych do takich, które pozwolą na jednoznaczną identyfikację danej osoby (imię i nazwisko, PESEL lub data urodzenia) oraz ustalenie czy spełnia kryteria przyznania wnioskowanego świadczenia.
ŻĄDANIE DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH DANE ZAWARTE WE WNIOSKU
Pracodawca ustala kryteria wg których wydawana jest decyzja o pozytywnym rozpatrzeniu wniosku. Niemniej nie ma prawa żądać dołączenia do samego wniosku dokumentów potwierdzających stan faktyczny, tj. deklaracji podatkowych, zaświadczeń o dochodach, wypisów ze szpitala itd. Wg art. 8 ust. 1a „potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (…)”. Na stanowisku takim stoi także Prezes Urzędu Danych Osobowych:
„W opinii PUODO, o ile na potrzeby udokumentowania spełnienia określonych kryteriów przydatny byłby dostęp do różnych dokumentów, np. PIT-u małżonka, to powołana regulacja umożliwia pracodawcy jedynie wgląd do nich (…)”
UPOWAŻNIENIA DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Wnioski o przyznanie świadczenia najczęściej rozpatruje powołana do tego celu komisja. Art. 8 ust. 1b Ustawy wskazuje, iż osoby przetwarzające w ramach ZFŚS dane dotyczące stanu zdrowia wnioskodawców muszą posiadać pisemne upoważnienia oraz zostać zobowiązane do zachowania danych, do których mieli dostęp w tajemnicy. Upoważnienie powinno być wydawane na okres w jakim dana osoba uczestniczy w pracach związanych z ZFŚS.
OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH
Dane osobowe (czy też dokumentacja w ogóle) przetwarzane w ramach ZFŚS powinny być przechowywane przez okres niezbędny do przyznania świadczenia oraz do dochodzenia praw i roszczeń. Roszczenia z tytułu stosunku pracy ulegają przedawnieniu po 3 latach, jednak uwzględniając przepisy podatkowe, minimalny okres przechowywania dokumentacji wytworzonej w ramach ZFŚS powinien wynosić 5 lat, licząc od roku następnego po roku wytworzenia dokumentacji.
Dodatkowo pracodawca musi corocznie dokonywać przeglądu dokumentacji związanej z ZFŚS i usuwać te, których okres przechowywania minął.
Powyższe punkty stanowią najważniejsze aspekty prowadzenia ZFŚS, z perspektywy przepisów o ochronie danych osobowych. W razie pytań naszych klientów o ich rozwinięcie lub uzupełnienie o dodatkowe obszary, zapraszamy do kontaktu.
Dziękujemy, iż przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. W serwisie RODOsfera.pl piszemy o najważniejszych obowiązkach prawnych wynikających z Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych.
Dodatkowe informacje:
- Analiza ryzyka w szkole
- Audyt KRI w szkole
- IOD Inspektor Ochrony Danych w oświacie
- Wszystkie ważne informacje w temacie RODO
